在数字化浪潮的推动下，数电票时代正悄然来临。根据政策规划，2025年要完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理将直面新的挑战，信息化建设亟待加强。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。面对这些要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
纸电混合时代，企业不同角色面临着诸多难题。企业高管为纸质档案管理成本花费巨大且储存占地而烦恼，同时档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁复；业务人员在出差、招待后，报销纸质票据留存上交流程繁琐，耗费大量时间。
传统纸质档案管理更是存在诸多弊端。它有着高显性成本，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用；同时还伴随着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案这款产品的出现，正是为了解决这些问题，满足企业在数电票时代的财务档案管理需求。
一站式解决方案 满足多样需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，充分满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据进行管理，能够保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
数电票解决方案为数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档提供端到端全流程自动化服务。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，有效提升发票管理效率提升。
核心功能凸显 优势价值显著
合思档案在智能采集、制档、管理和应用等方面具有强大的核心功能，这些功能为企业提升效率、保障合规等方面带来了显著的价值。
智能采集功能支持多源采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。此外，它具备单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，为发票管理效率提升提供了有力支持。
智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。它还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步促进发票管理效率提升。
在档案管理方面，权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，确保档案管理的规范性和高效性，有利于发票管理效率提升。
档案应用实现了电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理等功能，极大地提升了发票管理效率提升。
实际案例验证 效果有目共睹
众多不同类型的企业应用合思档案后，都取得了显著的效果。
某企业年单据量高达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理实现自动化，企业成本降低。数据指标显示关联匹配时间大幅缩短，凭证与单据、单据与单据关联次数增多，发票管理效率提升明显。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，发票管理效率提升成效显著。
一家企业有着低效的档案管理现状，会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可使业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。最终实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，发票管理效率提升得到了有力证明。
中国最大的K12民办教育集团之一在采集、存储、整理、利用等环节存在低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、搭建业务证据链，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，发票管理效率提升十分明显。
在数电票时代，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，解决档案管理难题，提升管理效率和效益。
合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对合思档案的使用效果给予了积极评价，企业可以放心选择合思档案。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。如果您想提升发票管理效率提升，不妨抓住数电票时代机遇，选择合思档案开启高效财务档案管理之旅，现在就可以免费试用合思档案，体验其强大功能。
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