在数字化浪潮汹涌的当下，企业的运营管理正经历着翻天覆地的变革。特别是随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票要求经过验签、解析后以 XML 格式存档，XBRL 文件还需写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，差旅报销管理作为企业日常运营中的重要环节，也暴露出诸多痛点。企业高管在差旅报销管理方面，面临着纸质档案管理成本高昂且占地空间大的问题，同时档案数据难以进行有效的分析利用，影响决策的科学性。财务人员则被大量的档案数据搞得焦头烂额，整理差旅报销档案耗费大量时间，手动匹配核对工作枯燥繁复。业务人员在差旅报销时，纸质票据流程繁琐，耗费大量时间精力。传统的纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜存储空间；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。
不过，国家政策为企业的档案管理指明了新方向。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业的差旅报销管理和整体档案管理带来了全新的解决方案。
合思档案：多群体需求的精准满足者
合思档案就像是一把万能钥匙，能够满足不同用户群体在差旅报销管理和档案管理方面的需求，提供多种场景解决方案。
对于 CEO/高管而言，合思档案是沉淀数据资产、保障合规管理的得力助手。在差旅报销管理过程中，它能提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过对差旅报销数据的深度分析，为企业制定更加合理的差旅政策提供依据，降本增效，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，可以告别重复低价值的工作。在差旅报销档案管理中，使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，让差旅报销档案的整理、归档和查询变得更加高效快捷。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。在涉及差旅报销档案的审计工作中，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统。在差旅报销管理方面，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让差旅报销管理更加智能化、规范化。
合思档案：核心功能铸就强大优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能在差旅报销管理中发挥着重要作用，为企业带来显著的效益。
智能采集功能如同一个高效的信息收集器。在差旅报销管理中，外部生态通过规则引擎、业务映射等实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集，内部通过 EAI 插件、API 接口等方式采集。它支持多种格式，还能对单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。这使得差旅报销相关的各种票据、凭证能够快速、准确地被采集到系统中，大大提高了工作效率。
智能制档功能则是合思档案的一大亮点。规则引擎可实现会计档案关联规则可视化配置，在差旅报销管理中，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化，让差旅报销档案的制作更加高效、准确。字段映射让查询更便捷，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便财务人员快速查找差旅报销相关的档案信息。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。在差旅报销管理中，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件和业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，确保差旅报销档案的合规性。
档案管理功能在差旅报销管理中也不可或缺。权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等，确保差旅报销档案的安全性和保密性。档案目录支持自定义分类、字段维护等，还能灵活拓展档案目录框架，方便企业根据自身需求对差旅报销档案进行分类管理。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持按企业制度自主排列、扩展，使差旅报销档案的管理更加规范化。
合思档案：应用场景与实际成效展示
合思档案在不同企业的差旅报销管理和整体档案管理中都有着出色的表现。
对于年单据量 2.6 亿的企业，在差旅报销管理方面，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。在差旅报销档案管理中，数据加载仅需 30s，关联匹配只需 15min，大大提高了工作效率。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，在差旅报销管理中存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，让差旅报销档案管理更加高效、规范。
多系统数据互联的企业，在差旅报销管理中存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。在差旅报销管理方面，预估节省总体成本 30W +/年，为企业带来了显著的经济效益。
中国最大的 K12 民办教育集团之一，在差旅报销管理的采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，让差旅报销管理更加便捷。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效的方法，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够帮助企业解决差旅报销管理和档案管理的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com。企业可通过多种方式联系合思，开启差旅报销管理和档案管理数字化转型之旅。合思坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，众多客户如广东某高校、中交集团、好想味等都已选择合思档案，企业可放心选择合思档案，享受数字化转型带来的降本增效。现在点击免费试用，体验合思档案为差旅报销管理带来的全新变革！
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