数电票时代，合思档案助力企业高效管理旅行费用报销档案

在数字化浪潮的席卷下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。在旅行费用报销等众多业务场景中，数电票管理要求的特殊性愈发凸显，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在旅行费用报销等档案管理方面问题丛生。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大且储存占地的困扰，同时档案数据难以分析利用，就像一座沉睡的宝藏无法被挖掘。财务人员则要面对档案数据量大、整理耗费时间、工作枯燥繁复的难题，尤其是在处理大量旅行费用报销单据时，更是苦不堪言。业务人员在旅行费用报销时，纸质票据流程繁琐，从收集到粘贴再到审批，每一步都耗费大量精力。

不仅如此，企业还面临着诸多成本和风险问题。高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏。

不过，国家政策为电子会计档案管理带来了曙光。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，电子会计档案管理的必要性不言而喻。

合思档案：企业财务档案管理的救星

合思创立于2014年，是专精特新企业，已累计融资超15亿元人民币，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。旗下的合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它就像一位万能管家，能为企业解决内外交困的档案管理问题。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，无论是旅行费用报销档案，还是其他类型的财务档案，都能轻松应对。它能为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%、提升检索效率90%、保证管理合规性100%。通过广泛连接业财系统，合思档案实现了发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，让旅行费用报销等业务的档案管理更加高效。

合思档案功能：全方位满足档案管理需求

• 功能模块大集合
  合思档案的功能模块丰富多样，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。这些功能模块相互协作，为企业的旅行费用报销等档案管理提供了全方位的支持。

• 全生命周期管理功能
  合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集方面，它支持外部生态和内部多种采集方式，接口互联可自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器；也支持手动采集，自主补录，如单张PDF大文件可自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。预归档服务提供多种归档方案，基础管理涵盖档号管理、档案储存等，档案服务包括身份调查、实物管理方案等，还有统计分析和应用层功能，确保旅行费用报销档案在各个阶段都能得到妥善管理。

• 智能制档提效
  在智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还可通过字段映射让查阅更便捷，让财务人员在处理旅行费用报销档案时更加轻松。

合思档案核心亮点：优势尽显

• 便捷调阅无束缚
  合思档案打破物理空间限制，让用户在线自由调阅档案。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。在旅行费用报销档案调阅时，用户无需再为寻找纸质档案而烦恼，随时随地都能轻松获取所需信息。

• 合规检测双保险
  合思档案做到应收尽收，采用“四性检测 + 业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测；四性检测满足国家档案局相关要求。无论是旅行费用报销档案还是其他档案，都能确保合规性。

• 大数据助力高效管理
  其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在处理大量旅行费用报销单据时，能够快速准确地完成相关操作。

• 档案扩展灵活管理
  合思档案提供档案扩展解决方案，可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。对于旅行费用报销档案的特殊需求，也能灵活应对。

合思档案价值：多维度提升企业效益

• 降本增效显成效
  合思档案带来显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，在旅行费用报销等业务中，大大减少了人力和物力成本。

• 业财链路全拉通
  它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让旅行费用报销等业务与财务、税务等环节紧密相连，实现数据的顺畅流通。

• 数据价值大释放
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对旅行费用报销数据的分析，企业可以做出更合理的决策。

• 企业效益最大化
  实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在旅行费用报销管理中，提高了工作效率和管理水平。

合思档案典型使用场景：满足不同角色需求

• CEO/高管：决策数智化助力
  CEO/高管可通过合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，绿色低碳运营。在旅行费用报销管理方面，为企业战略决策提供有力支持。

• 归档员/财务：工作效率大提升
  归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在处理旅行费用报销档案时，减少了繁琐的操作。

• 外部审计：在线溯源更便捷
  外部审计可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。对于旅行费用报销的审计工作，变得更加高效。

• 多维度调阅满足需求
  合思档案支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员的档案查阅需求。无论是谁需要查阅旅行费用报销档案，都能快速找到所需信息。

合思档案成功案例：实力见证

• 某企业：电子化管理显成效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务+财务数据穿透联查，企业成本降低，管理自动化。在旅行费用报销管理方面，也取得了显著的效果。

• 某集团型企业：标准化落地促发展
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。旅行费用报销档案管理也更加规范高效。

• 某企业：数据共享提效率
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理有诸多问题。使用合思档案后，统一储存数据，业务证据链完整，实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在旅行费用报销档案管理上，提高了工作效率。

• 某教育集团：简化流程更简便
  某教育集团业务系统多、数据隔离，档案采集、存储、整理、利用都存在问题。采用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。旅行费用报销档案管理也得到了优化。

合思档案市场定位与差异化优势：脱颖而出

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案。它具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，满足电子会计档案合规性管理，拥有灵活承接、持续迭代的能力，能及时应对数电票等变化。在旅行费用报销档案管理方面，这些优势让其脱颖而出。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是旅行费用报销档案管理，还是其他财务档案管理，合思档案都能发挥重要作用。

合思档案将持续迭代，以更好地满足企业不断变化的需求，推动企业财务档案管理向更高效、更智能的方向发展。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式了解更多合思档案信息，点击免费试用，开启高效财务档案管理之旅，让旅行费用报销等档案管理变得更加轻松高效。