数电票时代，合思档案助力企业差旅报销管理升级

在当今数字化飞速发展的时代，企业的财务管理正经历着深刻的变革。尤其是2025年数电票全覆盖目标的推进，让企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。数电票要求经过验签、解析后以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业在差旅报销管理等方面也面临着诸多困境。企业高管要应对纸质档案管理成本高、数据难分析利用的问题，这无疑增加了企业的运营成本，影响了决策的科学性。财务人员在差旅报销档案整理上耗时耗力，核对工作繁琐复杂，大大降低了工作效率。业务人员则深受报销流程繁琐之苦，每次差旅报销都要花费大量时间和精力。

同时，企业档案管理的高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档工作量大、数据利用低效，以及高合规风险如电子会计凭证管理手段缺乏、纸质档案易损坏等问题也日益凸显。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业的差旅报销管理等档案管理难题提供了及时且重要的解决方案。

合思档案：档案管理的智慧之匙

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它就像是一把智慧之匙，为企业打开了高效档案管理的大门。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求，无论是差旅报销管理，还是其他业务的档案管理，都能轻松应对。

合思档案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。这为企业带来了便捷调阅不打印，混序归集免组装的档案管理体验。在差旅报销管理中，员工提交的差旅发票、费用单据等都能自动与相关业务数据匹配，无需财务人员手动整理，大大提高了报销效率。

其业务流转涵盖上传纸质原始凭证影像、直联全量电子会计资料、打印少量纸质会计资料等环节。财务入账后进入档案采集、制档、管理和利用阶段，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，例如在差旅报销管理中，能节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，确保100%管理合规性。

核心功能：打造差旅报销管理利器

• 多源采集：数据获取的高效通道
  合思档案的多源采集功能，就像是一个高效的数据采集器。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。在差旅报销管理中，无论是从出差申请系统、票务预订系统，还是其他相关系统产生的数据，都能快速准确地采集到合思档案中。
  同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。比如，员工在出差过程中可能会有一些特殊的费用支出，这些数据可以通过手动补录的方式轻松录入到系统中。

• 智能制档：高效匹配的智慧引擎
  智能制档功能是合思档案的一大亮点，它就像一个智慧引擎，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。在差旅报销管理中，不同系统、不同类别的核心会计凭证，如差旅发票、费用报销单、银行回单等能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。
  通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。财务人员在查询差旅报销相关数据时，只需输入关键词，就能快速定位到所需的档案信息，大大提高了工作效率。

• 双模式检测：数据安全的守护者
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，是合思档案保障数据安全的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
  在差旅报销管理中，该检测方案能确保每一张差旅发票的真实性，每一笔费用报销的合规性。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。比如，对于差旅费用的金额是否符合公司规定，发票的票种是否正确等都能进行精准检测。

• 档案管理：精细管控的得力助手
  档案管理功能包括权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在差旅报销管理中，不同部门的员工和管理人员可以根据其职能角色，拥有不同的档案查看和操作权限，确保数据的安全性和保密性。
  档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。企业可以根据自身的差旅报销管理需求，对档案目录进行个性化设置，方便数据的分类和管理。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，便于档案的检索和查询。

优势对比：传统与现代的鲜明反差

与传统纸质档案管理相比，合思档案在差旅报销管理等方面具有显著的优势。传统纸质档案管理存在物理空间限制，查询档案时需要在大量的纸质文件中寻找，效率低下。而合思档案打破了物理空间限制，可在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。在差旅报销管理中，员工和财务人员可以随时随地在线查询报销档案，大大节省了时间和精力。
传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险，而合思档案实现档案合规不打印，助力企业降低成本、提升管理效率，实现低碳运营，满足国家政策要求的档案合规性管理。在差旅报销管理中，企业无需再花费大量的纸张来打印报销凭证，减少了耗材成本和存储空间需求，同时也降低了因纸质档案易损坏丢失带来的合规风险。
合思自主研发工具包，在数电票管理方面具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票时代企业的档案管理需求。在差旅报销管理中，对于数电发票的处理更加高效准确，确保了报销数据的真实性和合规性。
合思档案提供广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，实现业财税档全链路拉通，而传统档案管理往往难以实现系统间的有效连接和数据整合。在差旅报销管理中，合思档案可以将出差申请系统、票务预订系统、财务报销系统等进行连接，实现数据的实时共享和流转，提高了报销流程的透明度和效率。

应用案例：实践见证卓越成效

• 案例一：亿级单据量企业的蜕变
  某企业年单据量达2.6亿，在差旅报销管理等方面存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。在差旅报销管理中，员工提交的差旅报销单据能快速与相关业务数据匹配，财务人员可以快速审核报销申请，大大提高了报销效率。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

• 案例二：重型装备集团的高效转型
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题，在差旅报销管理方面也存在诸多不便。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。在差旅报销管理中，员工的差旅费用报销数据能够安全合规地存储在系统中，财务人员可以方便地进行审核和管理。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：企业档案管理的全面优化
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等，差旅报销管理也受到了很大影响。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。在差旅报销管理中，员工可以通过系统直接查询到自己的差旅报销进度和相关档案信息，财务人员也可以快速审核报销申请，确保报销数据的准确性和合规性。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：教育集团的智能升级
  中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理和利用等环节的低效问题，差旅报销管理也不例外。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。在差旅报销管理中，员工的差旅报销数据能够自动与相关业务数据匹配，财务人员可以快速审核报销申请，提高了报销效率。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案凭借其领先的单套制解决方案、强大的功能模块、显著的降本增效效果和广泛的应用案例，成为企业在数电票时代实现财务档案数字化管理，尤其是差旅报销管理的理想选择。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续发挥其连接、敏捷、稳定、合规的优势，助力更多企业实现业财融合和数字化转型。

合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，不断提升产品的性能和服务质量，为企业提供更优质的档案管理解决方案，推动企业会计档案价值的深度应用。随着数字化时代的发展，合思档案有望在更多行业和企业中得到广泛应用，为企业的可持续发展提供有力支持，在企业数字化转型的浪潮中发挥重要作用。

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