在时代的浪潮中，我国电子凭证改革正以势不可挡的姿态向前推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措如同精准的鼓点，奏响了电子凭证改革的激昂乐章，标志着我国电子凭证开具端已基本完成数字化适配。电子凭证接收、报销、入账、归档等曾经的难题，即将被彻底攻克，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一位智慧的领航者，为企业在电子凭证数字化转型的海洋中指引方向。今天，我们将走进好想你健康食品股份有限公司，一同探寻合思档案如何助力企业实现审计与合规，开启财务数智化的全新征程。好想你健康食品股份有限公司自1992年成立以来，一路披荆斩棘，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的一颗璀璨明星。然而，在企业发展的道路上，财务档案管理问题却如同一块巨石，横亘在前进的途中。
档案管理痛点：传统模式的困境
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归档难题如山
在传统的财务归档工作中，好想你面临着巨大的挑战。财务人员需要花费大量的时间和精力，仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一份档案的归档，都像是一场严谨的拼图游戏，稍有不慎，就可能出现档案遗失的情况。这种高耗时、高风险的工作模式，不仅让财务人员疲惫不堪，也给企业的财务管理带来了潜在的风险，在审计与合规方面埋下了隐患。 -
查找效率低下
纸质档案的管理方式存在着明显的局限性。它受限于时间和空间的约束，查找档案就像在茫茫大海中寻找一艘小船。财务人员需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这种低效的查找方式，严重影响了企业的工作效率，在需要进行审计与合规审查时，更是让人焦头烂额。 -
成本居高不下
大量的纸质档案管理，对企业的空间和人力提出了巨大的要求。企业需要租赁专门的档案室来存放档案，还需要安排专人进行档案的整理、保管和查找工作。这些费用加起来，是一笔不小的开支。而且，随着企业的发展，档案数量不断增加，管理成本也在持续攀升，这对企业的经济效益产生了一定的影响，也不利于企业在审计与合规方面的资源优化。 -
合规风险凸显
在电子凭证数字化转型的大趋势下，纸质档案管理办法已经难以满足企业的管理要求。它无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。一旦出现数据丢失或损坏的情况，企业将面临严重的损失。同时，这种管理方式也不符合相关法律法规的要求，给企业带来了审计与合规方面的风险。
合思档案解决方案：智慧之钥开启新局
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打破壁垒数据同源
合思档案为好想你提供的解决方案如同一场及时雨，滋润了企业干涸的财务档案管理土壤。它打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，便捷地获取所需的档案信息。这不仅大大提高了工作效率，还让数据的准确性和一致性得到了有效保障。在审计与合规审查中，财务人员可以迅速提供准确的数据，为企业的合规运营提供了有力支持。 -
自动组装审计便捷
内外审计是企业财务管理中的重要环节。合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计的便捷化。它可以自动组装审计所需的档案资料，大大提升了审计效率。审计人员可以通过电子档案系统快速查阅相关数据，减少了人工查找和整理的时间。这不仅提高了审计的准确性和可靠性，也让企业在审计与合规方面更加从容自信。 -
实物高效管理
为了实现电子与实物档案的完美匹配，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，为企业提供了实物高效管理的解决方案。查阅者只需查询电子档案，就可以轻松定位实物档案的位置。这不仅提高了档案的查阅效率，还减少了实物档案的损坏和丢失风险。在审计与合规检查中，实物档案的准确查找和管理，为企业的合规运营提供了坚实的保障。
合作显著成果：效率提升成本降低
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人工耗时锐减
好想你在使用合思档案后，取得了显著的成果。在人工耗时方面，减少了90%。财务人员从繁琐的档案整理和查找工作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。这不仅提高了员工的工作满意度，也提升了企业的整体运营效率，为审计与合规工作提供了更充足的人力支持。 -
总部管理减负
总部接收档案的管理耗时减少了80%。这使得总部能够更加高效地处理档案信息，及时掌握企业的财务状况。同时，也减轻了总部的管理压力，让总部能够将更多的资源投入到企业的战略规划和决策中，提升了企业在审计与合规方面的管理水平。 -
借阅管理优化
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。员工可以更加便捷地借阅档案，提高了工作效率。同时，系统对借阅信息的实时记录和监控，也保证了档案的安全和合规使用。这在审计与合规检查中，为企业提供了清晰的借阅记录，避免了不必要的风险。 -
综合成本降低
预计每年减少综合成本20万元。这对于企业来说，是一笔可观的节约。通过降低档案管理成本，企业可以将更多的资金投入到核心业务的发展中，提升企业的竞争力。同时，成本的降低也为企业在审计与合规方面提供了更多的资源保障。
合思档案价值：引领电子凭证数字化未来
合思档案为企业带来的价值不仅仅体现在效率提升和成本降低上。它实现了自动化归档，让企业告别了重复性的工作，提高了工作的准确性和规范性。档案利用便捷高效，数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。在审计与合规方面，合思档案为企业提供了一个可靠的平台，确保企业的财务管理符合相关法律法规的要求。
我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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