在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了航空运输电子客票行程单的数字化变革。这些举措如同强劲的东风，推动着电子凭证开具端基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一座灯塔，为企业在电子凭证数字化转型的茫茫大海中指引方向，在提升文件管理效率提升方面具有举足轻重的作用。
市场形势：财务数智化浪潮下的必然选择
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，是大势所趋。在当今竞争激烈的商业环境中，企业若想脱颖而出，就必须紧跟时代步伐，实现数字化转型。而电子凭证全流程无纸化正是实现这一目标的关键一步。
从企业内部管理角度来看，它有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化管理。同时，这一举措还能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在当前经济环境下，企业对于成本控制和资源利用效率的要求越来越高，电子凭证全流程无纸化无疑为企业提供了一个绝佳的解决方案，有助于文件管理效率提升。
痛点分析：传统纸质档案管理的重重困境
传统纸质档案管理就像一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。让我们通过几个实际案例来看看企业在传统纸质档案管理中面临的各种问题。
好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面面临着诸多难题。财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本居高不下。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求，严重影响了文件管理效率提升。
COMMUNE幻师同样深受传统纸质档案管理之苦。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，效率极低。同时，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规难题成为企业发展的一大阻碍。
解决方案整体策略概述：全生命周期管理的智慧之选
合思档案为企业提供了一套全面而高效的解决方案，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在采集环节，合思档案通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现智能采集，确保数据的准确和及时。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，为后续的制档和管理奠定了坚实基础。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，让企业能够轻松掌控档案的全生命周期。档案服务则可辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
合思档案还具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，大大提高了文件管理效率提升。企业无需再为繁琐的打印和组装工作而烦恼，只需轻点鼠标，即可快速调阅所需档案。
核心模块：强大功能铸就卓越品质
合思档案的核心功能模块犹如一颗颗璀璨的明珠，闪耀着智慧的光芒。
档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。这一功能使得企业能够快速、准确地采集各种电子凭证，无需担心文件大小和格式的问题，有效提升了文件管理效率提升。
档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过智能关联和自动组装，企业可以将分散的电子凭证快速整合为完整的档案，同时进行严格的检测，确保档案的质量和合规性。自定义版式文件功能则满足了企业个性化的需求。
档案管理做到精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。精准的权限管控确保了档案的安全性和保密性，灵活的档案目录扩展则方便企业根据自身需求进行调整。水印管理和符合国标要求的档号则为档案的管理和使用提供了更多便利。
档案利用可实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索和一站式预览让企业能够快速找到所需档案，在线借阅和异构系统联查则打破了信息壁垒，提高了工作效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据则为企业的实物档案管理提供了有效的手段，进一步提升了文件管理效率提升。
竞争优势：脱颖而出的独特魅力
与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。它实现了自动化归档，告别了重复性工作，让企业员工从繁琐的档案管理工作中解放出来，将更多的时间和精力投入到核心业务中。档案利用便捷高效，企业可以随时随地调阅所需档案，大大提高了工作效率。
档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业可以实时掌握档案的流向和使用情况，及时发现问题并进行处理。同时，合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发实力和广泛的服务网络为企业提供了坚实的保障，确保企业能够获得优质的产品和服务，助力文件管理效率提升。
成功案例：真实数据见证卓越成效
合思档案在不同行业的成功应用案例，充分证明了其强大的实力和卓越的效果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这一系列数据表明，合思档案为企业节省了大量的时间和成本，有效提升了文件管理效率提升。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅为企业带来了可观的经济效益，还实现了绿色环保的目标。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%。合思档案帮助云海肴实现了业务和财务的深度融合，提高了企业的整体运营效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。这表明合思档案在提高档案管理效率的同时，还确保了档案的合规性。
服务体系：全方位保障企业需求
合思深知客户的需求是企业发展的动力源泉，因此致力于为客户提供优质的财务数智化产品和服务。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供及时、全面的服务。无论是在产品使用过程中遇到问题，还是需要进行系统升级和维护，合思都能够第一时间响应客户的需求，为客户提供专业的解决方案，确保企业的文件管理效率提升得到持续保障。
结尾：展望未来，共创美好明天
合思档案的出现，为企业在电子凭证数字化转型的道路上提供了强有力的支持。它助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。未来，合思档案将在电子凭证数字化转型中发挥更加重要的作用，推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，让更多的企业受益于合思档案带来的便利和价值。如果您也想提升文件管理效率提升，不妨免费试用合思档案，开启企业数字化转型的新篇章！
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