智能费用管理工具助力企业降本增效

自2022年底疫情退潮后，2023年1 – 7月份企业差旅业务迎来“井喷式”增长。然而，消费总量仍未恢复到2019年疫情前的高点，且商务消费价格和成本上升。在当前经济环境下，企业面临着巨大的降本增效压力。

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。下面，让我们通过几个实际案例，来深入了解智能费用管理工具合思能为企业带来怎样的改变。

破局L4级上市企业差旅管理困境

这是一家专精特新、高端制造的上市公司，拥有3000 + 员工、10 + 子公司，差旅需求较大。但在差旅管理方面，却面临着诸多痛点。

员工报销流程漫长，体验感不佳。多系统操作繁琐，不支持移动端，员工需要个人垫资，还要填写纸质借款申请，报销时效更是漫长。而财务人员则被低价值工作占据大量时间，如手工做账、手动验真查重、超标核对麻烦。老板也无法实时掌握业务数据，只能依靠人工统计分析，导致费用居高不下，管理决策缺乏数据基础。

合思为该企业提供了智能费用管理工具解决方案。员工可以在移动端申请，在合思商城消费免垫资开票。商城供应商覆盖面广，即使是下沉市场也能买到车票、酒店等，长期出差也不用担心借款、报销问题。

财务方面，月底只需进行1次对账，入账自动化操作。子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成全部由系统完成，节省了大量时间。

同时，合思还提供管理洞察&数据监测，多种差旅数据分析看板，有助于企业洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。其核心功能包括预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证、合思BI·差旅分析等。

通过合思智能费用管理工具的应用，该企业取得了显著成果。员工报销效率提升300%，报销流程漫长的问题得到解决，员工体验得到极大改善。财务人力成本降低50%，减少了低价值工作对财务人员时间的占用，提高了财务工作效率。老板能够通过系统实时掌握业务数据，为管理决策提供了有力的数据支持，有助于企业更好地控制费用。企业费控也实现了从“盲盒”模式到标准化管理的转变，提升了整体的差旅管理水平。

解锁连锁经营上市企业差旅新体验

这家连锁经营的上市公司，拥有5000 + 员工、近400家门店，差旅需求旺盛，月均差旅GMV50万 + 。但企业在差旅管理上也存在不少问题。

企业员工满意度低，原TMC对接供应商有限，经常出现旺季订不到酒店、酒店价格超差标等情况，偏远地区服务酒店未覆盖，员工还需要垫资。财务核算也费时费力，原TMC出具的台账单不满足财务核算要求，需要二次人工整理，匹配成本中心、核算科目等，每月耗费至少3人天整理对账单。管理难度也不断提升，接入TMC限制了员工选择权利，供应商缺失、体验不好导致内部投诉较多，且单一供应商差旅价格没有弹性空间，差旅费用居高不下。

合思的智能费用管理工具为其提供了解决方案。无需更换TMC供应商，合思商城无缝接入，实现1 + 1 > 2的资源互补智慧差旅模式。

合思商城覆盖国内2000 + 县市区，170万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，为员工提供更丰富的资源选择，解决了旺季酒店资源紧张、偏远地区出行问题。同时，接入国内40 + 航司，多个供应商同屏比价，为员工推荐同时时间段内更低价的方案，为企业节省出差成本。

合思商城 + TMC商旅双平台接入，员工可根据消费标准、体验、价格等各个方面选择更适合自己的供应商下单，营造了开放共赢的企业文化。

应用合思智能费用管理工具后，该企业成果显著。财务部投诉率降低80%，员工选择权增加，体验得到改善，减少了投诉情况，财务人员也省去了解释和处理投诉的时间。员工满意度达到100%，员工能够在合思商城和原TMC平台中灵活选择，获得了更多的便利和优惠。合思商城对账单按照成本中心自动拆分，对账效率有了一定提升，减轻了财务核算的负担。企业还通过多供应商比价和资源互补，节省了差旅成本。

应对消费即省钱企业差旅新挑战

这家企业员工数千名，月均差旅GMV80万 + ，出差城市分散，且多为三四线城市。在未使用合思商城前，员工出差垫资报销，县镇级偏远地区发票难开，差旅成本缺乏合规管控。

2022年企业上线合思商城，打通申请 – 消费 – 对账 – 开票全流程后，员工出差免垫资，消费即合规；财务对账省心省事，并杜绝了替票、虚假报销、重复报销等情况。

然而，随着2023年疫情放开酒店价格上涨，之前符合差标的酒店超标需个人垫资，员工负面情绪较高，要求提高差标，但企业差旅成本不可无限提高，财务人员面临困扰。部分城市酒店协议价涨幅明显，如北京舒适型酒店涨幅47%，经济型酒店涨幅58% 。

合思商城“合力省”智能费用管理工具方案应运而生。签约后，合思商城赠送与产品费同额的消费抵扣券，50%用于员工差旅激励。员工选择低价酒店、低价机票，则根据比例折合成奖励金，发放给员工10元 – 100元不等的消费红包。

这一方案不需要企业额外投入成本，通过这种福利政策激励员工主动节约差旅成本。95%以上的合思上市客户都在使用该方案，合思商城累计已派发120万 + 元红包补贴。该方案能够在提高员工满意度的同时，帮助企业实现降本增效的目标。

通过合思商城“合力省”方案的实施，企业收获了良好成果。酒店单晚房费单价平均降低37.8元，直接降低了企业的差旅成本。月酒店GMV环比下降8.7%，减少了企业在酒店方面的支出。超标订单数降低32%，有效控制了差旅费用的超标情况。员工满意度提高，员工出差动力满满，节省下来的钱可以用于定外卖、下午茶或打车等，感受到了实实在在的优惠。

革新流程自动化企业差旅补贴管理

企业在差旅补贴管理方面存在效率低下的问题，员工报销满意度不高。差旅补贴手工报销繁琐，会计审核时间长，且存在员工有意或无意虚填、错填的情况。缺乏有效的流程管理，导致差旅补贴计算和报销流程不规范，影响了企业的财务管理效率。员工和财务人员都希望有更便捷、高效的差旅补贴管理方式。

合思流程自动化智能费用管理工具为企业提供了解决方案。通过工作流的可视化计算规则配置，企业可以自由定义不同差旅场景下补贴计算规则。通过工作流的可视化活动编排，自定义差旅补贴计算的时点、条件，并可设置补贴申请单是否直接送审。

流程引擎实现逻辑为员工出差结束 → 补贴自动计算 → 补贴报销单生成并送审 → 补贴审核 → 补贴发放，以及补贴规则 → 流程编排。系统自动计算、送审差旅补贴报销单，有效规避了员工虚填、错填的问题，并自动推送订单消费详情，方便财务审批。

合思流程自动化方案带来了显著成果。员工报销满意度提升78%，员工感受到了差旅补贴报销流程的便捷性，提高了工作积极性。差旅补贴手工报销减少92%，大大提高了报销效率，节省了员工和财务人员的时间。会计审核时间节省71%，财务人员能够更快速地完成审核工作，提高了财务管理效率。基于规则计算出的补贴，员工无法随意修改，保证了补贴计算的准确性和公正性，提升了企业整体的管理水平。

降本增效是企业经营永恒的命题，合思的智能费用管理工具数字化解决方案能够帮助企业在复杂多变的内外部环境下，激活企业内各资源要素效力，降本增效并持续创造商业价值。

随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，合思会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。企业可以通过合思的解决方案，如构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统等，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比。

如果您的企业也想实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思。现在免费在线体验合思的服务，开启全新征程，联系电话400 – 999 – 8293 ，网址www.hosecloud.com 。