文件管理效率提升：合思助力企业财务数字化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。让我们通过几个知名企业的案例，来看看传统财务模式下的困境，以及合思如何解决企业的财务痛点。

某知名国民经典零食品牌，畅销30余年，年单据量高达2.6亿。然而，其财务工作仍依赖传统手工操作，效率低下。还有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，日均处理3500 + 订单，财务人员深陷低价值的复核工作，急需数字化解决方案。另外，某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张，全量凭证需打印粘贴，人力成本高且效率低。世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且独立，数据不互通，会计档案管理问题严重。这些案例都凸显了企业财务数字化转型的迫切需求。

客户业务迷宫：现状与痛点剖析

• 零食巨头的财务乱局
  这家国民经典零食品牌拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。管理流程跨多个系统，繁杂且低效。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅成本居高不下，难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费，严重影响文件管理效率提升。

• 建设企业的报销困境
  主营业务建设覆盖面广的企业，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理大量订单，均由财务手工录入、审批和记账，易出错且效率低。内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”，阻碍了文件管理效率提升。

• 阅读品牌的管理难题
  头部数字阅读品牌数据分散内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。每个财务月处理大量单据，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，文件管理效率提升迫在眉睫。

• 教育品牌的档案困境
  世界500强旗下教育服务品牌企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，急需实现文件管理效率提升。

合思魔法：针对性解决方案揭秘

• 零食品牌的无需报销之道
  针对国民经典零食品牌，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费方面，差旅申请后可通过合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账环节有对账结算中心，线上统一开票后自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案，有效促进文件管理效率提升。

• 建设企业的报销新体验
  对于主营业务建设覆盖面广的企业，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案。打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，有助于实现文件管理效率提升。

• 阅读品牌的业财转型助力
  头部数字阅读品牌选择合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。确保财务准确性符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5，推动文件管理效率提升。

• 教育品牌的档案电子化之路
  世界500强旗下教育服务品牌采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过多种接口传输方式，实现自动归档，涵盖智能组单、四性检测等功能。会计类档案管理范围广泛，拥有强大的规则引擎自定义搭建，亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，极大提升文件管理效率提升。

实施蓝图：解决方案落地步骤

• 零食品牌的流程推进
  国民经典零食品牌在员工消费环节，员工先进行差旅申请，经业务审批后可在合思商城或TMC进行订购，之后合思商城和TMC会提供对账单。财务核算、记账环节，通过对账结算中心进行线上或线下开票、结算和记账操作。档案管理环节，合思按照L4级无需报销标准进行共享受阅、混序装盒、自动制档，TMC环节按L3级无需报销录入发票等档案，逐步实现文件管理效率提升。

• 建设企业的变革之路
  主营业务建设覆盖面广的企业签约合思后，实现申请报销一体化，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期大幅缩短。差旅采购集约化，实现同屏比价。财务核算智能化，财务人员无需在发票核验等琐碎工作上浪费时间，有效推动文件管理效率提升。

• 阅读品牌的转型步伐
  头部数字阅读品牌在与合思合作后，合思助力其完成业财平台建设，从提升财务准确性和及时性方面入手，逐步推进财务数字化转型，进而实现文件管理效率提升。

• 教育品牌的档案革新
  世界500强旗下教育服务品牌在实施合思方案时，广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式获取档案数据。在自动归档环节，进行智能组单、四性检测等操作，实现电子档案和实物档案的有效管理，显著提升文件管理效率提升。

成果盛宴：实施后的显著效益

• 零食品牌的降本增效
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。实现业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，文件管理效率提升效果显著。

• 建设企业的协同升级
  主营业务建设覆盖面广的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费可同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者能更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，有力推动文件管理效率提升。

• 阅读品牌的多维改善
  头部数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，全面实现文件管理效率提升。

• 教育品牌的数字飞跃
  世界500强旗下教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，有力提升文件管理效率提升。

客户心声：认可与好评汇聚

• 零食品牌的高度肯定
  国民经典零食品牌的财务痛点得到有效解决，其解决方案可供其他门店企业参考。打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，充分体现了文件管理效率提升。

• 建设企业的积极反馈
  主营业务建设覆盖面广的企业与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效。管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴，推动了文件管理效率提升。

• 阅读品牌的建议展望
  头部数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来建议进一步通过消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，持续促进文件管理效率提升。

• 教育品牌的成功典范
  世界500强旗下教育服务品牌自与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，企业财务自动化率达91%，预计到2024年自动化率将超97%，实现了文件管理效率提升的重大突破。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型势在必行。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。它还拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。其简洁明了的操作界面设计使得新用户也能迅速掌握基本用法。此外，合思有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，还有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。如果您的企业也渴望实现文件管理效率提升，不妨抓住机会，点击免费试用合思，开启财务数字化转型之旅！