在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业挖掘出更多净利润，在财务数字化领域崭露头角。
以某知名头部数字阅读品牌为例，该品牌在业务蓬勃发展的同时，在财务数字化方面却遭遇了重重挑战。尤其是出差费用预算的管控，成为了企业财务管理中的一大难题。接下来，让我们深入了解合思是如何为该品牌量身定制解决方案，助力其实现财务数字化转型的。
客户困境：出差费用预算管控迷雾重重
该数字阅读品牌业务广泛，出差活动频繁，然而在财务管理上却面临着诸多棘手问题。
其一，数据分散如繁星。公司的数据分散在内部多个系统中，业务流程宛如断裂的链条，数据整合困难重重。这直接导致了出差费用预算的管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。每到月底，财务人员面对杂乱无章的数据，常常感到无从下手。
其二，低效劳动如枷锁。每个财务月均需处理500 + 张单据，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。出差费用相关的单据处理占据了他们大量的时间和精力，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。
其三，纸张浪费如流水。全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。出差费用的报销过程更是如此，大量的发票和单据被打印出来，不仅增加了成本，还对环境造成了压力。
其四，档案管理如迷宫。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务人员在借阅出差费用相关的历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，效率低下，无法适应企业快速扩张的需求。
合思方案：出差费用预算管控的智慧之钥
合思针对该数字阅读品牌的痛点，提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
此方案犹如一把精准的手术刀，保证了财务的准确性，使审计能够顺利通过，符合上市要求。在提升财务及时性方面，更是效果显著，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。这意味着企业能够更快地掌握财务状况，为出差费用预算的管控提供更及时的数据支持。
实施步骤：出差费用预算管控的精细之旅
合思的解决方案在实施过程中，各个环节都经过了精心设计，为出差费用预算的管控提供了有力保障。
发票采集环节：合思的系统犹如一位智能的秘书，能够自动识别并录入各类发票信息。这不仅减少了人工输入错误，还大大提高了发票采集的效率。出差人员的发票可以快速准确地录入系统，为后续的费用核算和预算管控奠定了基础。
审核对账环节：系统与银行账户进行对接，实时同步资金流水。每一笔出差费用的支出都能够有据可查，就像给资金加上了一把安全锁，保障了资金的安全。财务人员可以随时查看资金的流向，及时发现并解决问题。
统一开票环节：合思集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免了重复劳动。对于出差相关的费用开票，也能够进行统一管理，节省了大量的人力。开票流程更加高效，减少了人为错误和时间成本。
自动提报环节：系统定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，优化了报销流程。出差人员无需再为报销事项频繁奔波，上级审批也更加便捷，提高了整个报销流程的效率。
显著成果：出差费用预算管控的丰收之果
合思的解决方案为该数字阅读品牌带来了显著的成果，在增效、降本、合规和先进等方面都取得了优异的成绩。
增效方面：通过合思的系统，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。在档案整理方面，效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。精准的实物档案定位，使得实物档案查找效率大幅提高。对于出差费用相关的档案管理，变得更加便捷高效。
降本方面：减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的状况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。同时，减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。出差费用的管控更加严格，为企业节省了大量的资金。
合规方面：发票OCR识别验真，有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。出差费用的报销和管理完全符合法律法规的要求。
先进方面：灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。出差费用的管理模式更加先进，符合时代发展的趋势。
客户反馈：出差费用预算管控的认可之声
该数字阅读品牌对合思的解决方案给予了高度评价。客户反馈，合思的解决方案有效降低了差旅成本和档案管理成本，提升了财务管理效率，符合企业发展需求。客户认为合思系统贴合企业业务，解决了财务数字化转型中的痛点问题，尤其是在出差费用预算管控方面，取得了显著的成效。
行动号召：开启出差费用预算管控新征程
合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这意味着企业在使用合思的解决方案时，可以与现有的系统进行完美融合，无需担心数据互通的问题。
合思提供免费试用，新客户可获得为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。这为企业提供了一个亲身体验合思解决方案的机会，让企业能够更直观地感受其在出差费用预算管控等方面的优势。
合思具备灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。无论企业规模大小，都能够找到适合自己的解决方案。
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