合思助力企业差旅预算管理数字化转型

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型显得尤为重要。众多企业在这一过程中面临着诸多难题，让我们通过几个典型客户的案例来一探究竟。

有一个畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。其供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效。还有一家主营业务建设覆盖面极广的企业，员工出差频繁，垫资压力巨大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。日均处理3500 + 订单，均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，不仅容易出错，效率也极为低下。另外，某知名头部数字阅读品牌，数据分散在内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。而某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。这些企业在差旅预算管理等方面都遇到了不小的困境，而合思为它们提供了有效的解决方案。

客户困境大揭秘

• 零食品牌的重重困境
  该国民经典零食品牌在差旅预算管理方面问题重重。差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，财务人员还需在Excel中二次整理，人工记账难以释放财务价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费，这无疑给差旅预算管理带来了巨大压力。

• 建设企业的管理难题
  主营业务建设覆盖面广的企业内部多系统并行，数据不互通。管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研，最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。员工垫资压力大，报销流程繁琐，这些都影响了差旅预算管理的效率和效果。

• 阅读品牌的运营痛点
  数字阅读品牌每个财务月均处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求，差旅预算管理也因此受到影响。

• 教育品牌的档案困境
  教育服务品牌实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低，这对差旅预算管理的规范化和精细化造成了阻碍。

合思方案精准出击

• 零食品牌的专属方案
  针对国民经典零食品牌，合思提供无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费可通过差旅申请、业务审批后在合思商城订购或TMC订购。财务核算、记账可通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账。档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案，有效解决差旅预算管理难题。

• 建设企业的高效方案
  对于主营业务建设覆盖面广的企业，合思提供无需报销的“消费入账归档”解决方案。打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，提升差旅预算管理的效率和精准度。

• 阅读品牌的转型方案
  数字阅读品牌采用合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。确保财务准确性符合上市要求，提升财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5，为差旅预算管理提供有力支持。

• 教育品牌的档案方案
  教育服务品牌运用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过自动封装接口40种 + 广泛连接异构系统，0开发成本介入，实现档案应收尽收，优化差旅预算管理的档案环节。

方案实施步步为营

• 零食品牌的实施路径
  国民经典零食品牌在合思商城进行差旅消费，员工便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印。合思商城实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。合思档案实现多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，逐步优化差旅预算管理流程。

• 建设企业的实施步骤
  主营业务建设覆盖面广的企业签约合思后，实现申请报销一体化，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短。差旅采购集约化，员工消费实现同屏比价。财务核算智能化，财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，提高差旅预算管理的效率。

• 阅读品牌的实施要点
  数字阅读品牌在合思的帮助下，通过发票OCR识别验真保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储规避电子化时代带来的档案管理风险，紧贴最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，完善差旅预算管理的合规性。

• 教育品牌的实施流程
  教育服务品牌通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式将档案数据导入，进行智能组单、四性检测，实现自动归档，涵盖会计类档案管理范围，包括内部的凭证、订单等和外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，加强差旅预算管理的档案管理环节。

方案成效显著可见

• 零食品牌的显著成果
  国民经典零食品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，差旅预算管理成效显著。

• 建设企业的降本增效
  主营业务建设覆盖面广的企业“无需报销”提高业财协同效率，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工因公消费实现同屏比价，降低差旅费用，提高流程效率，降低人力成本损耗，凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，差旅预算管理得到有效改善。

• 阅读品牌的全面提升
  数字阅读品牌增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，差旅预算管理实现质的飞跃。

• 教育品牌的转型突破
  教育服务品牌加速企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，差旅预算管理更加科学合理。

客户评价见证实力

• 零食品牌的认可
  国民经典零食品牌财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，该解决方案可供其他门店企业参考，体现了合思在差旅预算管理方面的实力。

• 建设企业的好评
  主营业务建设覆盖面广的企业在差旅费管理上经历了从自建系统到与合思合作的转变。与合思合作后，简化报销流程，实现无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴，差旅预算管理得到了客户的高度认可。

• 阅读品牌的建议
  数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本。未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，为差旅预算管理的持续优化提供方向。

• 教育品牌的信心
  教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。该企业以财务共享中心引领企业数字化运营，财务管理效率提升、成本降低效果显著，差旅预算管理也将更加精准高效。

在当前经济环境下，企业进行财务数字化转型迫在眉睫。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等20多项主要功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也想在差旅预算管理等方面实现突破，不妨来免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型之旅。合思联系方式多样，在多个城市设有服务点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com ，还有微信公众号二维码和小助手二维码可供联系。