在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的领军企业，早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，动力源在财务数字化转型过程中并非一帆风顺。尽管公司先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统，但整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果存在较大差距，报销审核效率也受到了严重影响。
转型痛点：报销审核效率的多重阻碍
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操作体验不佳合规难题凸显
动力源的员工在进行申请单提交时，需要在多个系统间频繁切换，操作极为繁琐。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。在发票处理方面，发票验真、查重都依赖手工操作，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，进一步降低了报销审核效率。 -
系统割裂数据分散信息滞后
动力源的报销信息管理存在严重的系统割裂问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表的统计也依赖手工操作，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策，这也在很大程度上影响了报销审核效率。 -
业务复杂报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。同时，不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销审核的难度和时间成本，降低了报销审核效率。 -
组织架构复杂流程难以统一
随着公司业务的迅速发展，动力源的组织架构已经扩展到全国范围，导致管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交出差申请，业务流程难以统一。而且，出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这也对报销审核效率造成了负面影响。
合思方案：破解报销审核效率难题
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系统集成打通数据脉络
合思为动力源提供的解决方案中，系统集成是关键的一环。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为提升报销审核效率奠定了基础。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销方案让动力源的业务人员因公消费实现了免垫资、免开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员可以进行统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了报销审核效率。 -
强大连接打破数据壁垒
合思费控系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，进一步提升了报销审核效率。
实施步骤：稳步推进提升报销审核效率
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系统对接确保数据同步
合思与动力源展开了紧密的合作，逐步推进系统集成工作。首先完成了HR系统和BPM系统与合思费控的对接，确保了基础数据和业务数据的同步。这一步骤为后续的报销审核流程优化提供了坚实的数据基础，有助于提高报销审核效率。 -
人员培训熟悉操作流程
在无需报销流程方面，合思对动力源的业务人员进行了全面的培训。让他们熟悉因公消费免垫资、免开票的操作流程，以及消费受申请单和差标管控的规则。通过培训，业务人员能够更加熟练地操作报销流程，减少了操作失误，提高了报销审核效率。 -
持续优化实现高效协同
合思不断优化系统连接能力，利用Open API和自定义流程引擎技术，实现各系统间的数据高效流转和业务协同处理。通过持续的优化和改进，动力源的报销审核流程更加顺畅，报销审核效率得到了显著提升。
实施成果：报销审核效率显著提升
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操作体验革新效率大幅提高
合思的解决方案实现了多系统集成，数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，报销审核效率提升了300%。这使得员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。 -
会计减负释放人力价值
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持，进一步提升了报销审核效率。 -
决策优化摆脱传统模式
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提高了企业的管理水平和运营效率，也对报销审核效率的提升起到了积极的促进作用。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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