合思档案：数电票时代的审计与合规管理利器

在当今数字化浪潮中，数电票正逐渐成为企业财务管理的主流。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临着全新的挑战。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在此背景下，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代的传统纸质档案管理痛点也日益凸显。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要耗费大量资金用于耗材和存储空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配核对确认。业务人员在出差招待后的报销流程中，纸质票据的处理也极为繁琐。此外，纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。不过，国家政策对电子会计档案管理给予了大力支持，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在归档、储存环节仍面临诸多难题。

面对这些挑战和痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的解决方案，助力企业实现审计与合规管理的目标。

合思档案解决方案揭秘

• 精准赋能不同角色
  对于CEO/高管来说，合思档案犹如企业的智慧宝库。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化转型。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员而言，合思档案是他们的得力助手。它可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，使档案管理工作变得轻松高效。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量，确保审计与合规工作的顺利进行。

• 全景式解决方案概览
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业打造了一个高效、智能的档案管理体系，有力保障了审计与合规工作的开展。

合思档案功能模块剖析

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，确保数据采集的全面性和准确性，为审计与合规提供坚实的数据基础。

• 智能制档：高效整合的魔法引擎
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。并且，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，有“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，从源头保障审计与合规的有效性。

• 档案管理：精细管控的坚固防线
  档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，确保档案管理的规范性和安全性，为审计与合规提供有力支撑。

• 档案应用：多维利用的价值舞台
  在档案应用方面，合思档案多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，充分发挥档案的价值，为审计与合规提供全面的信息支持。

合思档案核心亮点聚焦

• 大数据处理：海量数据的极速驾驭
  合思档案具备强大的大数据处理能力，其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，有动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取方式，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力，以及档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等数据下载方式，为审计与合规提供高效的数据处理保障。

• 合规保障：紧跟政策的坚实后盾
  合思档案符合国家政策要求，满足国家档案局发布的《文书类电子档案检测一般要求》中相关四性检测要求，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。其自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，确保企业在审计与合规方面无后顾之忧。

• 实物流转：高效协同的创新模式
  在实物流转方面，合思档案支持上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，打印少量纸质会计资料，仅年报及其他永久保存价值会计资料打印纸质原始凭证原件。档案采集有到单确认、扫码装盒、移动上架、归档时段等环节；档案制档由系统整理、匹配、组件；档案管理以主动利用电档为主，有智能检索、辅助审计、多层筛选、统计分析、跨系统调阅、在线调阅等功能，同时有辅助备查的纸质会计凭证原件等，档案利用完整。电轨运行实现线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为审计与合规提供了高效的实物流转解决方案。

• 档案扩展：灵活定制的无限可能
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等环节，为企业的审计与合规管理提供了灵活的定制化方案。

合思档案企业价值凸显

• 降本增效：企业成本的有力把控
  合思档案能够显著降本增效，节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、管理合规性达到100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，为企业在审计与合规的同时实现成本的有效控制。

• 数据连通：业财税档的无缝衔接
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，确保数据的流通和共享，为审计与合规提供全面的数据支持。

• 数据活化：决策驱动的价值挖掘
  让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的审计与合规管理提供有力的决策依据。

• 资源重组：效益最大化的实现路径
  企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。合思档案具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。它符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，实现企业效益最大化，保障审计与合规工作的顺利开展。

合思档案典型场景展示

• 数电票全流程管理
  在数电票获取环节，企业/员工可通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，还可手工下载pdf/fod，自动匹配、验证解析、验真查重，自动下载xml文件，支持数电票开具端。业务环节包括上传、业务流转、回写业务信息、发票引用辅助审批、解析、验真、验签、状态回写、入账实例生成、凭证助手、电子凭证中心、数据池、归档等。入账环节实现财务入账和档案归档，包括入账实例文档、数据票xml文件、数据票版式文件（Bpmx/bpmf）、记账凭证、业务单据、附件等。归档环节有回写业务信息、发票查询辅助复核、电子会计档案、归档数据包、归档等操作，确保数电票全流程的审计与合规管理。

• 实物备查创新管理
  在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统需要在具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架（流程可逆、根据实际档案管理场景搭配）、集团共享批量作业（支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度）、极简管理低碳环保（服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单），为实物档案的审计与合规提供了有效保障。

• 共享调阅便捷体验
  合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。系统内可查阅各类电子附件（电子凭证电子源文件、业务单据版式文件、照片、截图）、档案数据（档案证据链），支持业务系统在线调阅（单点跳转查阅）。财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员有证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员有统计报表、图表展示，为企业内部的审计与合规提供了便捷的档案调阅服务。

• 证据链完整性检测
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。如涉及资金类的业务是否包含回单，凭证与回单关联金额是否相符，涉及报销的业务是否包含了发票，凭证与发票关联金额是否相符，涉及采购业务的发票是否关联了合同等，为审计与合规提供了可靠的证据保障。

合思档案成功案例见证

• 案例一：海量单据企业的管理变革
  某企业年单据量2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化体现在档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，为企业的审计与合规管理带来了质的飞跃。

• 案例二：集团型企业的标准化之路
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储（OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态）、业务完整性检测（系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性）、单套制落地（混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化）。管理成效实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有力保障了企业的审计与合规。

• 案例三：低效档案管理企业的焕新
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案是广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案是精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案是通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。成本效益对比显示，装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业的审计与合规管理带来了显著改善。

• 案例四：教育集团的高效转型
  某中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理低效，采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，