在企业发展的长河中，财务数字化转型已然成为专精特新企业迈向高效、合规运营的关键一步。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。动力源的发展历程见证了行业的变迁，而在跨部门费用报销等财务管理方面，它也面临着诸多挑战，合思的出现为其带来了新的转机，也为众多专精特新企业的财务数字化转型提供了可借鉴的范例。
动力源业务痛点：跨部门费用报销难题待解
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，理想很丰满，现实却骨感。整体流程复杂、系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差成为员工和财务人员的心头之患。员工在进行跨部门费用报销时，申请单需在各系统间频繁切换提交，繁琐的操作让人苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入，不仅效率低下，而且在发票验真等工作中难以避免假票等情况，大量的基础性工作占据了他们的时间和精力。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。同一个跨部门费用报销信息分散在多个系统管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，给企业的决策带来了很大的困扰。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。跨部门费用报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的难度。
合思解决方案：为跨部门费用报销打造高效通路
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为跨部门费用报销提供了准确的数据支持。
无需报销模式是合思的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了跨部门费用报销流程。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让跨部门费用报销更加顺畅。
方案实施步骤：步步为营优化跨部门费用报销
合思团队与动力源紧密合作，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在这个过程中，双方共同见证了项目的每一个里程碑进度，为跨部门费用报销的数字化转型奠定了坚实的基础。
对动力源员工进行系统使用培训是关键的一步。确保员工能够熟练运用合思费控等系统进行跨部门费用报销等操作，提高员工的操作技能和使用体验。
系统集成工作逐步推进，先将HR系统和BPM系统的数据进行同步，在这个过程中，严格确保数据的准确性和稳定性。只有数据准确，跨部门费用报销的处理才能更加精准。
在无需报销功能方面，先进行试点应用。根据试点情况进行调整和优化，再全面推广。这种循序渐进的方式，能够最大程度地降低风险，确保跨部门费用报销数字化转型的顺利进行。
转型成果效益：跨部门费用报销效率大幅提升
多系统集成，数据互通，让动力源的操作体验全面革新。员工跨部门费用报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升300%。这一显著的变化，让员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了跨部门费用报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力，为企业的财务管理提供了有力支持。
动力源评价反馈：认可合思助力跨部门费用报销转型
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的跨部门费用报销等需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务，进一步优化跨部门费用报销等财务管理工作。
在当前的经济环境下，专精特新企业面临着诸多挑战，财务数字化转型势在必行。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多专精特新企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在跨部门费用报销等方面，合思展现出了强大的实力和卓越的解决方案。
如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，尤其是跨部门费用报销方面的困扰，不妨选择合思，开启高效财务之旅。现在就可以免费试用合思的产品和服务，亲身体验其为企业带来的改变。
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