在企业发展的征程中，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是众多国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在跨部门费用报销等财务流程方面也曾面临诸多挑战。而合思为其提供的财务数字化解决方案，犹如一场及时雨，助力企业在发展道路上稳步前行。
动力源业务困局：跨部门费用报销迷雾重重
动力源自2011年开启财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实很骨感。这些系统的存在不仅没有带来预期的高效，反而让跨部门费用报销流程变得复杂无比。
多系统操作体验极差，员工在进行跨部门费用报销时，申请单需要在各个系统之间来回切换提交。这就好比一个人在迷宫中寻找出口，晕头转向不说，还浪费了大量时间。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入，发票验真等基础工作占据了他们大量的时间和精力。假票等情况也难以避免，给企业的财务管理带来了潜在风险。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分严重。同一个跨部门费用报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。这就导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，就像在黑暗中摸索前行，难以做出准确的决策。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要高频深入乡镇开展项目，跨部门费用报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐至极。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的难度。
合思妙方：化解跨部门费用报销难题
面对动力源在跨部门费用报销等方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
– 系统集成无缝对接
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，就像搭建了一座信息桥梁，让人员信息在两个系统之间畅通无阻。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，跨部门费用报销相关的数据在各个系统之间能够准确、及时地流通，为后续的流程优化奠定了坚实的基础。
– 无需报销模式革新体验
合思推出的无需报销模式，为动力源的跨部门费用报销带来了全新的体验。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了跨部门费用报销流程，提高了工作效率。
– 强大连接打破壁垒
合思费控系统连接能力超强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这就打破了数据流转的壁垒，待审批信息能够自动同步到各部门负责人那里，业务数据可以跨系统同步应用。在跨部门费用报销方面，加快了业务处理和数据统计效率，让整个流程更加顺畅。
方案落地：跨部门费用报销变革之路
合思为动力源提供的解决方案，并不是纸上谈兵，而是通过一系列严谨的实施步骤，逐步落地生根。
– 全面梳理摸清家底
合思团队首先对动力源现有的系统和业务流程进行了全面梳理。他们深入了解动力源的数据架构和业务需求，就像一位经验丰富的医生为病人进行全面体检，找出跨部门费用报销等流程中存在的问题和隐患。
– 系统对接精准同步
按照系统集成的方案，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接工作。在对接过程中，他们严格把控数据质量，确保每一个数据都能准确同步。这就好比为跨部门费用报销的信息流通搭建了一条精准的高速公路，让数据能够快速、准确地到达目的地。
– 员工培训熟悉流程
为了让员工能够顺利适应新的跨部门费用报销模式和系统操作流程，合思为动力源的员工进行了专业的培训。培训内容涵盖了无需报销模式的操作方法、新系统的功能使用等方面。通过培训，员工们逐渐熟悉了新的流程，为方案的顺利实施提供了人员保障。
– 持续优化反馈改进
在使用过程中，合思不断收集员工和管理者的反馈意见。根据这些反馈，对系统进行优化和调整。这就像对一辆汽车进行定期保养和调试，让跨部门费用报销系统始终保持最佳的运行状态。
成果闪耀：跨部门费用报销效率飞升
经过一段时间的实施和优化，合思为动力源提供的财务数字化解决方案取得了显著的成果。
– 效率提升体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的跨部门费用报销操作体验得到了全面革新。员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这就好比原本需要走很长一段路才能到达目的地，现在乘坐了高速列车，快速又便捷。
– 成本节约人力减负
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的手工录入、发票验真等工作中解放出来，有更多的精力去做更有价值的财务管理工作。这就像卸下了沉重的负担，轻装上阵，工作更加高效。
– 流程简化体验升级
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了跨部门费用报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的报销体验得到了极大提升。就像购物时可以在一个平台上对比多家商品的价格和质量，轻松做出最优选择。
– 合规统一价值凸显
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够为企业的财务管理提供更有价值的建议和决策支持。
动力源心声：携手合思共赴未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的跨部门费用报销等需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信任，也为双方未来的合作奠定了坚实的基础。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已助力众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临跨部门费用报销等财务数字化转型的难题，不妨选择合思，开启高效财务管理之旅。现在点击免费试用，亲身感受合思财务数字化解决方案的魅力！
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