在当今竞争激烈的商业世界中，世界 500 强旗下的教育服务品牌无疑站在了行业的前沿。然而，即便是这样的巨头企业，在财务领域也面临着诸多挑战。企业的业务、财务系统繁多且相互独立，数据难以互通，结构化数据提取犹如大海捞针。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。实物存档占据了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，让企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时漫长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，更是让财务人员苦不堪言。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺乏留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低。差旅报账流程在这样的财务环境下，也变得复杂繁琐，效率低下。
业务困局凸显转型迫切
该教育服务品牌业务广泛，业务、财务系统众多。这些系统相互独立，宛如一个个信息孤岛，数据无法顺畅流通。结构化数据的提取变得异常困难，每一次的数据获取都像是一场艰难的探险。电子发票的处理更是让人头疼，打印、查重、验伪的工作流程繁琐，不仅耗费了大量的时间和人力，还造成了纸张的浪费，与当下的环保理念背道而驰。
实物存档方面，大量的档案资料占据了宝贵的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。然而，即便投入了大量的人力和物力，档案损坏的问题依然无法避免，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，如同一场永无止境的马拉松，耗时且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，每一个环节都需要小心翼翼，稍有不慎就可能前功尽弃。实物凭证与业务分散，使得档案的查找变得异常困难，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺乏留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低，差旅报账流程也因此受到了严重的影响。在这样的情况下，财务数字化转型迫在眉睫。
合思方案开启档案管理新篇
合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，犹如一把钥匙，打开了财务数字化转型的大门。档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，为档案数据的传输提供了多种选择，满足了不同场景的需求。自动归档功能强大，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等，实现了档案管理的全流程自动化。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，为企业提供了全面的档案管理解决方案。在差旅报账流程中，这些功能也能发挥重要作用，让报账更加高效便捷。
方案实施勾勒转型蓝图
合思的方案实施过程有条不紊。首先，通过自动封装接口广泛连接异构系统，将各类档案数据进行采集。这些接口就像一条条高速公路，让数据能够快速、准确地传输到系统中。
接着，对采集到的档案数据进行接口传输，采用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，确保数据的完整性和准确性。利用自动归档功能，对档案进行智能组单、四性检测等操作，实现电子档案和实物档案的有效管理。
通过强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒。这就像是给企业的财务数据装上了一个智能搜索引擎，让财务人员能够快速、准确地找到所需的信息，差旅报账流程也因此变得更加顺畅。
方案成效见证转型奇迹
方案实施后，取得了显著的成果与效益。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以随时随地通过系统查询所需的档案信息，无需再为查找档案而烦恼。通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为大量的档案资料寻找存放空间，也不需要投入大量的人力和物力进行档案管理。差旅报账流程也得到了极大的优化，报账速度更快，效率更高。
客户赞誉彰显方案价值
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这充分体现了企业对合思方案的高度认可和信任。合思的解决方案不仅解决了企业当前面临的财务问题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。在差旅报账流程方面，也得到了客户的一致好评，让报账变得更加轻松快捷。
携手合思开启转型之旅
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等 29 项主要功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。差旅报账流程在合思系统的支持下，变得更加便捷高效。
合思拥有专业的顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障。无论是系统的安装调试，还是后期的维护升级，合思的团队都能提供及时、专业的服务。此外，合思还提供免费试用、灵活定价模式等优势，让企业能够以较低的成本体验到数字化转型的魅力。
合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。如果您的企业也想优化差旅报账流程，实现财务数字化转型，不妨拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，了解更多合思解决方案，还能免费试用，开启财务数字化转型之旅。
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