在当今数字化浪潮中，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。本文将以北京动力源科技股份有限公司为例，深入剖析合思如何助力企业解决财务数字化难题，让电子归档系统在企业财务流程中发挥重要作用。
动力源：传统财务困境待解
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。然而，先后自建多个系统后，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期差距较大。2021年与合思合作前，动力源面临诸多问题。多系统操作体验差，申请单需员工在各系统间切换提交，报销数据需财务手工录入，发票验真、查重等工作也靠手工进行，假票、错票、重票情况难以避免。同时，系统割裂、数据分散、信息滞后，同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息。传统的财务模式已成为企业发展的阻碍，动力源急需一套高效的解决方案，电子归档系统也在此时显得尤为重要。
合思方案：精准破局财务难题
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系统集成打通数据脉络
合思在系统集成方面下足功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这样的操作，实现了订单支出成本的实时归集和统计。各个系统之间的数据不再孤立，而是形成了一个有机的整体，为后续的财务流程提供了坚实的数据基础，电子归档系统也能更好地获取和整合相关数据。 -
无需报销开启数字化便利
合思的无需报销模式，让员工真正感受到了数字化的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务方面，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。整个过程实现了自动化和智能化，大大提高了财务工作的效率和准确性，电子归档系统在其中起到了关键的整合和存储作用。 -
强大连接打破数据壁垒
合思的系统连接能力十分强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。无论是员工的报销流程，还是管理者的决策过程，都能更加顺畅地进行，电子归档系统也能更好地实现数据的共享和流转。
方案实施：步步为营稳步推进
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沟通需求制定计划
合思团队首先与动力源相关部门进行了深入沟通，全面了解其系统现状和需求。在此基础上，制定了详细的系统集成计划，包括HR系统、BPM系统与合思费控的对接方案。这一步骤确保了方案的针对性和可行性，为后续的实施奠定了良好的基础，电子归档系统的实施也在计划中得到了合理安排。 -
数据迁移确保同步
接着，进行了数据迁移和同步工作。将动力源HR系统和BPM系统中的相关数据准确无误地迁移到合思费控系统中，并确保数据的实时同步。这是一个关键的环节，只有保证数据的准确和及时更新，才能让整个财务系统正常运转，电子归档系统也能获取到最新的、准确的数据。 -
员工培训熟悉流程
然后，对动力源员工进行了系统的培训。让他们熟悉无需报销的流程和系统操作方法，包括因公消费的预订、审批、结算等环节。通过培训，员工能够更好地适应新的财务模式，提高工作效率，电子归档系统的使用也变得更加顺畅。 -
持续跟进优化调整
在系统上线后，合思团队持续跟进系统运行情况。及时解决出现的问题，对系统进行优化和调整。这种持续的服务确保了系统的稳定性和性能的不断提升，电子归档系统也能在实际应用中不断完善。
显著成果：效益提升立竿见影
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操作体验全面革新
多系统集成后，数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升300%。这不仅让员工节省了大量时间，也提高了他们的工作满意度。电子归档系统在其中起到了快速存储和检索报销数据的作用，使得整个报销流程更加高效。 -
会计减负成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作。电子归档系统的自动归档功能，让财务人员从繁琐的纸质归档工作中解脱出来。 -
全程管控决策高效
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。电子归档系统为管理者提供了丰富的数据支持，帮助他们做出更加科学的决策。
动力源反馈：高度认可合作前景
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了电子归档系统在实际应用中的价值。
在当前经济环境下，合思凭借专业的解决方案和优质的服务，已帮助众多像动力源这样的企业解决财务数字化难题，实现了显著的效益提升。电子归档系统作为合思财务数智化解决方案的重要组成部分，发挥了不可替代的作用。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让合思助力您的企业挖出更多净利润，实现有限更有效。现在就可以免费试用合思的财务数智化解决方案，体验电子归档系统带来的便捷与高效。
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