在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局拉开了全面数字化的电子发票试点工作的序幕。截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面落地。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。在这样的背景下，北京合思信息技术有限公司凭借其专业的实力，为企事业单位提供了财务数智化产品和服务，以敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市构建了直营服务网络，还通过 500 + 合作伙伴将服务覆盖到国内外数百个城市。其先进的解决方案，为企业在会计文件存档等财务数字化转型方面提供了有力支持。
国民零食巨头的财务困境
有这样一家知名的国民经典零食品牌，它已经畅销市场 30 余年，拥有着覆盖全国的庞大销售版图。其供应链极为复杂，多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，这使得整个运营过程繁杂且低效。
在差旅管理方面，该品牌面临着诸多难题。差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对于核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，然后人工记账。这种方式不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务人员的真正价值，无法让他们将更多精力投入到更有意义的财务分析和决策支持工作中。
同时，事前事中管控的不连贯，导致差旅控制不够精细和灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。这对于企业的利润空间造成了不小的挤压，在当前竞争激烈的市场环境下，无疑增加了企业的运营压力。
在会计文件存档方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找这些档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。财务人员在大量的档案中寻找所需文件，犹如大海捞针，效率极其低下。而且，手工操作也难以保证档案的准确性和完整性，给企业的财务管理带来了潜在风险。
合思定制化解决方案破局
针对该零食品牌面临的诸多财务痛点，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。
在消费环节，员工在进行差旅申请、业务审批后，可以在合思商城订购商品或通过 TMC 进行订购。合思商城和 TMC 会及时提供对账单，方便后续的财务管理。这种方式使得员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，极大地提高了消费的便捷性。
在财务核算和记账方面，合思的对账结算中心发挥了重要作用。线上可以实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，大大减少了人工操作的工作量。对于线下统一开票的情况，也可以进行线下结算和手工记账，满足了不同业务场景的需求。这种同屏比价的方式，实现了统一开票、自动拆分对账，记账去人工化，提高了财务工作的准确性和效率。
在档案管理上，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具有多源采集的特点，能够智能制档，实现实物档案混序归档，档案借阅全线上化管理。这使得会计文件存档更加科学、规范，提高了档案管理的效率和安全性。
显著成果见证合思实力
合思的解决方案为该零食品牌带来了显著的成果。
在差旅费用节约方面，年度节约了 200 万 + 的差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。这不仅体现了员工对合思平台的认可，也证明了合思平台在差旅管理方面的优势，有效降低了企业的差旅成本。
财务入账效率得到了大幅提升。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。财务入账效率提升了 60%，这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的财务管理提供更有力的支持。
在业财连接和会计文件存档方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务管理更加规范、透明，提高了财务数据的准确性和可靠性。
同时，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程，规范了档案室管理；简化了装订流程，大幅降低了成本。凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计文件存档，保障了数据安全的同时，管理效率也得到了大幅提升。
合思优势引领会计文件存档新趋势
合思通过其敏捷的财务收支管理平台，为企业提供了全面、高效的财务数智化解决方案。在会计文件存档等方面，帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效。
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化的必然趋势，将推动企业数字化和绿色化协同转型。合思的解决方案能够助力企业优化经济业务流程，实现电子凭证数字化转型的全流程闭环，适应未来“以数治税”的发展趋势。
在未来，电子凭证数字化转型将成为企业提升竞争力的关键因素。企业应积极行动起来，拥抱数字化转型。合思愿意与各企业携手共进，为企业的财务数字化转型提供强大的支持。
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