在当今竞争激烈的商业环境中，专精特新企业正逐渐成为推动经济高质量发展的重要力量。北京动力源科技股份有限公司便是其中的佼佼者。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着企业的发展，动力源在财务数字化方面遇到了诸多挑战，而合思的出现，为其带来了新的转机。
动力源业务困境洞察
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，理想很丰满，现实很骨感。整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的数字化效果差距较大。
多系统操作体验差是一大痛点。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据还得财务手工录入系统，发票验真、查重也只能靠手工进行。这导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是不容忽视的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐，不同类型费用支付方式也各不相同。
合思定制化解决方案
面对动力源的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案。
首先是系统集成。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的成本管理提供了有力支持。
其次是无需报销模式。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，还提高了财务工作的效率和准确性。
合思的系统连接能力也十分强大。采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
方案实施稳步推进
合思与动力源展开了深度的财务数字化合作，逐步推进系统集成和产品应用。
第一步，对动力源的人员基础信息、部门负责人、组织架构等进行同步。这是系统集成的基础，确保了各系统之间人员信息的一致性和准确性。
第二步，实现订单数据与合思费控的同步。通过数据的实时共享，企业能够更好地掌握订单支出成本，为成本控制和决策提供了依据。
第三步，推广无需报销的模式。让员工亲身体验数字化带来的便利，提高员工对新系统的接受度和使用积极性。
显著成果效益凸显
经过一段时间的实施，合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这不仅提高了企业的运营效率，还降低了企业的人力成本。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松便捷。
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源高度评价反馈
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信任。
档案管理优化贯穿全程
在整个合作过程中，档案管理优化是至关重要的一环。合思的解决方案不仅实现了财务数据的高效管理，也对档案管理进行了优化。从发票的自动绑定到凭证的自动生成和一键归档，都体现了档案管理优化的理念。通过系统集成，将相关的财务档案信息进行整合，提高了档案的检索和使用效率。在多系统操作体验差的问题上，档案管理优化使得员工和财务人员能够更方便地获取所需的档案信息，减少了手工查找的时间和错误。系统割裂、数据分散的情况下，档案管理优化实现了数据的集中存储和统一管理，确保了档案信息的完整性和准确性。业务覆盖面广、报销模式复杂时，档案管理优化能够对不同类型的报销档案进行分类管理，便于稽核和查询。合思的无需报销模式也为档案管理优化提供了便利，消费信息和相关档案自动关联，减少了人为干预，提高了档案管理的质量。
对于专精特新企业来说，档案管理优化是财务数字化转型的重要组成部分。合思通过为动力源提供的解决方案，充分展示了档案管理优化在提高企业运营效率、降低成本、加强合规性等方面的重要作用。
携手合思开启转型之旅
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。已助力众多专精特新企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也有财务数字化转型的需求，不妨选择合思，体验档案管理优化带来的便利和价值。现在就可以免费试用合思的产品，开启属于您企业的财务数字化转型之旅。
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