在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。电子文档审批管理作为企业运营中的重要环节，其效率和准确性直接影响着企业的整体运营。北京动力源科技股份有限公司，这家成立于1995年的行业先锋，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即使是这样实力雄厚的企业，在电子文档审批管理等财务数字化领域也曾面临诸多难题。
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构，给电子文档审批管理带来了巨大挑战。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。但由于系统间缺乏有效集成，导致整体流程复杂、系统壁垒高，电子文档审批管理效率低下，与预期的数字化转型目标差距较大。
到了2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作。当时，动力源在电子文档审批管理方面面临着多系统操作体验差、系统割裂、业务覆盖面广报销模式复杂、组织架构复杂各主体流程繁复等痛点。而合思凭借其专业的财务数字化解决方案，为动力源带来了全新的变革。
合思“数字桥梁”：无缝集成打破数据孤岛
在系统集成方面，合思发挥了强大的“数字桥梁”作用。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，使得电子文档审批管理能够准确关联到相关人员和部门。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了数据孤岛，让电子文档审批管理告别了多系统繁复操作的困境。以往，员工在进行审批流程时，需要在多个系统中来回切换，查找和录入相关信息，不仅浪费时间，还容易出现数据错误。如今，通过合思的系统集成，数据能够在不同系统间顺畅流转，大大提高了电子文档审批管理的效率和准确性。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，进一步打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人的工作界面，业务数据也能跨系统同步应用。这使得业务处理和数据统计效率大幅提升，电子文档审批管理更加流畅高效。
无需报销模式：重塑电子文档审批管理流程
在产品应用上，合思为动力源带来了无需报销模式，这一创新模式彻底重塑了电子文档审批管理流程。在传统报销模式下，业务人员因公消费需要先垫资、开票，然后再进行繁琐的报销流程，不仅增加了员工的资金压力，还容易出现报销不及时等问题。而合思的无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。
财务部门在电子文档审批管理中也受益颇多。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作大大减少了财务人员的手工工作量，降低了人为错误的风险，提高了电子文档审批管理的准确性和效率。同时，电子文档审批管理的合规性也得到了有效保障，审批有依据，费控更合规，结算更统一。
效率飞升：电子文档审批管理的显著提升
合思解决方案为动力源在电子文档审批管理方面带来了显著的成果与效益。首先是效率大幅提升，员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，资金流转更加顺畅。会计工作量也大幅缩减，人员成本节约约50%。企业在电子文档审批管理方面的资源投入得到了有效优化。
对于员工而言，合思的解决方案极大地提升了使用体验。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松便捷。电子文档审批管理流程的简化，也让员工能够将更多的精力投入到业务工作中。
在财务方面，合思的解决方案让财务人员从繁琐的基础工作中解脱出来。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。电子文档审批管理的合规性和准确性也得到了进一步提升，为企业的财务管理提供了有力支持。
全程管控：电子文档审批管理的智慧决策
在管理方面，合思解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现电子文档审批管理中存在的问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让企业的电子文档审批管理更加科学、合理。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价。他表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果你所在的企业也面临类似的财务数字化难题，特别是在电子文档审批管理方面存在效率低下、流程复杂等问题，不妨选择合思。借助合思的专业解决方案，实现企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启企业电子文档审批管理的全新篇章。
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