在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000 +。庞大的业务规模带来了海量的财务数据，年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。然而，如此巨大的数据量也让金牌橱柜在财务档案管理方面遭遇了重重难题。
在传统的财务档案管理模式下，金牌橱柜的会计档案散落于各个系统，档案数据难以有效利用。在整理环节，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，耗费大量的时间和精力。保管环节，财务临时保管1年，1年后再移交综合档案管理，流程繁琐。存储环节，采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案，不仅占用了大量的存储空间，还需要支付高昂的存储成本。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，需要人工逐一翻查，效率低下。
会计档案管理痛点大揭秘
- 数据孤岛困局
金牌橱柜的会计档案分散在不同的系统中，就像一座座孤立的岛屿，彼此之间无法有效连接。这使得档案数据的利用变得异常困难，工作人员在查找和使用档案时，需要在多个系统中来回切换，浪费了大量的时间和精力。 - 手工操作繁琐
在整理档案时，工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个环节都需要耗费大量的人力和时间。这种繁琐的手工操作不仅效率低下，还容易出现错误，影响档案管理的准确性和规范性。 - 存储成本高昂
大量的纸质档案需要独立的档案室进行存放，这不仅占用了大量的空间，还需要支付高昂的存储成本。同时，纸质档案容易受到损坏、丢失等风险的影响，给企业带来了不必要的损失。 - 查询效率低下
在进行档案查询时，工作人员需要人工逐一翻查纸质档案，不仅效率低下，还容易出现遗漏。在面对海量的档案数据时，这种查询方式更是让人望而却步。
合思解决方案：开启会计档案管理新时代
- 统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供了统一存储的解决方案，打破了数据孤岛的困局。将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。这样一来，所有的会计档案都可以在一个平台上进行集中管理，方便工作人员进行查找和使用。 - 业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。工作人员可以通过业务线索快速找到相关的会计资料，也可以通过会计资料追溯到对应的业务信息，大大提高了工作效率和准确性。 - 数据共享，一站式查阅：便捷高效的档案查询方法
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员可以通过关键词搜索、条件筛选等方式快速找到所需的档案资料，查询效率大幅提升。这种便捷高效的会计档案查询方法，让工作人员从繁琐的档案查询工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到核心业务中。 - 银行回单无纸化：降本增效的利器
合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这不仅节省了大量的打印成本和存储空间成本，还提高了工作效率。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
方案实施：步步为营，成效显著
在实施解决方案的过程中，合思与金牌橱柜密切合作，制定了详细的实施计划。首先，对金牌橱柜现有的财务档案管理系统进行了全面的调研和分析，了解了企业的需求和痛点。然后，根据调研结果，为金牌橱柜量身定制了电子会计档案管理方案。在方案实施过程中，合思派遣了专业的技术团队进行现场指导和培训，确保工作人员能够熟练掌握新系统的操作方法。同时，合思还建立了完善的售后服务体系，及时解决企业在使用过程中遇到的问题。
方案成果：降本增效，合规无忧
通过合思电子会计档案管理方案的实施，金牌橱柜取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年。同时，档案合规性达到了100%，有效避免了因档案管理不规范而带来的风险。
金牌橱柜的心声
虽然目前暂未获取到金牌橱柜对此次合作的评价与反馈，但从方案实施取得的显著成果可以推测，合思的电子会计档案管理方案为金牌橱柜带来了实实在在的价值。在未来的合作中，相信双方将继续携手共进，不断优化和完善财务管理体系，为企业的发展提供更有力的支持。
携手合思，开启高效财务管理之旅
合思作为一家专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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