合思档案：开启数字化会计档案管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营模式正经历着前所未有的变革。特别是在财务领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新的挑战，数字化会计档案管理的信息化建设成为亟待补齐的短板。

数电票的推行，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这就意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”对财务档案管理的严格要求。

在纸电混合的时代，企业不同角色在财务档案管理方面都面临着诸多痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金用于打印、装订和存储，还需要占用大量的物理空间来存放档案。而且，档案数据缺乏有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用，这对于企业的决策和战略规划无疑是一大阻碍。

财务人员则承受着巨大的工作压力。档案数据量庞大，整理工作不仅耗费大量时间，还需要手动逐一进行匹配、核对和确认，工作内容枯燥繁琐，效率低下。

业务人员在出差、招待等活动后的报销过程中，需要留存纸质票据并上交，整个流程繁琐且耗时，影响了工作的正常开展。

除此之外，企业还面临着一系列的成本和风险问题。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要大量的档案室和档案柜来存储档案，空间需求大。隐形成本方面，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效的利用。合规风险方面，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力因素，纸质档案容易损坏，给企业带来巨大的损失。

尽管企业在数字化推行过程中，通过OA、资金、合同、CRM、费控等系统建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然未能解决纸质文件存储和数据存储线下载体的问题。要保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理的合规性，实现全面数字化会计档案管理。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、高效的数字化会计档案管理解决方案。

合思档案：多角色定制解决方案

合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务以及外部审计等提供了针对性的解决方案。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手。它能够沉淀企业的数据资产，将分散在各个系统和环节中的财务数据进行整合和管理，保障企业的合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业的决策提供有力的数据支持，助力企业实现决策的数智化。同时，合思档案还能够提升财务服务效率，降低企业的运营成本，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们摆脱繁琐工作的利器。它能够提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。通过实现档案数据的同源和全流程透明流转，便于对档案管理过程进行监控和分析，让档案管理工作变得轻松简单。同时，合思档案还能够提高档案的利用效率，让财务人员能够更加便捷地查询和使用档案数据。

对于外部审计，合思档案提供了更加高效、便捷的审计方式。它实现了档案外审的在线化和可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放和回收。这使得财务人员无需与审计人员进行重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为企业提供了一站式的数字化会计档案管理服务。

核心功能：铸就数字化会计档案管理优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能使其在数字化会计档案管理领域脱颖而出。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成的要求，它提供自动生成式Open API，能够实现快速集成。同时，预制的系统连接器可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，并且支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案还支持多种便捷的手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件中的多张回单或发票可以自动切割，还可以自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入，极大地提高了数据采集的效率和准确性。

智能制档功能是合思档案的核心竞争力之一。它可以对会计档案关联规则进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，将零散的数据整合形成完整的业务链组合数据。这一功能可减少90%的人工匹配工作量，同时还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务的执行进度也可以实现可视化。对于已完成业务证据链组装的档案数据，通过“元数据”级别的业务字段可以完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员更加便捷地查询和分析数据。

专用格式版式文件也是合思档案的一大特色。它能够自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式的束缚，实现数据与可读文件的实时转化，降低企业的档案存储成本。同时，合思档案支持自定义企业专用、个性化的版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障数据质量和合规性的重要手段。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务档案管理提供了可靠的保障。

多元应用：见证数字化会计档案管理成效

合思档案在不同类型的企业中都有着广泛的应用，并取得了显著的成效。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。同时，简化了装订流程，使企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构清晰呈现，管理自动化程度大幅提高，企业成本显著降低，数据指标表现优异。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等方面。取得了良好的管理成效，整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案管理各环节繁琐、档案数据未有效整理利用、纸质档案管理问题多、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临着业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案的多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，数字化会计档案管理已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其全面的解决方案、强大的核心功能和显著的应用成效，能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型。

合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便企业与合思取得联系。企业可拨打400 – 105 – 6505电话咨询合思档案产品相关信息，也可访问www.hosecloud.com网站了解合思档案产品详情，还可通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取更多信息。如果你想体验数字化会计档案管理带来的便捷和高效，不妨免费试用合思档案产品，开启企业财务档案管理的新篇章。