合思助力企业人员出差管理数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思已帮助7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营。下面，让我们通过几个实际的客户案例，深入了解合思在助力企业人员出差管理及财务数字化转型方面的卓越能力。

经典零食品牌：数字化转型解差旅难题

某畅销30余年的国民经典零食品牌，年单据量高达2.6亿。该品牌覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。在人员出差管理方面，面临着诸多挑战。其管理流程跨多个系统，繁杂且低效；差旅平台对账方案不灵活，核算精细化管理要求高，还需在Excel二次整理，人工记账难以释放财务价值；事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控；纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。

合思为其提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。实施过程中，先在员工端推广合思商城进行差旅订购，让员工出差申请、业务审批后可通过合思商城或TMC进行订购。然后在财务端建立对账结算中心进行统一结算和记账，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。最后在档案管理端逐步实现L4级无需报销的档案管理模式，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节进行L3级无需报销录入发票等档案。

通过合思的解决方案，该品牌年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本；实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。该品牌可能评价合思的解决方案有效解决了企业的人员出差管理和档案管理难题，为企业节约了成本，提升了效率，是企业财务数字化转型的得力助手。

业务覆盖广企业：革新报销体验提效率

某主营业务建设覆盖面极广、日均处理3500 + 订单的企业，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。在人员出差管理上，日均大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务深陷低价值复核工作，易出错且效率低；内部多系统并行数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营；过度依赖自研最后仅做到流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统始终存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

合思为其提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实施时，先将报销流程接入合思系统，实现快速审批和无需垫资，再逐步整合差旅采购和财务核算功能，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

该方案实施后，“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。真正实现企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。该企业可能反馈合思的方案让人员出差管理中的报销流程变得简单快捷，员工体验大幅提升，财务人员也从繁琐的工作中解放出来，同时管理层能够更好地管控成本和做出决策。

数字阅读品牌：业财融合促转型发展

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量500 + 张。在人员出差管理相关的业务中，数据分散内部多系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本，纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张需求。

合思为其提供无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设。实施时，先进行业财平台的建设，优化财务流程，提高结账时间，从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5，再逐步完善消费 – 入账 – 归档的全流程管理。

在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通；提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时；形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率；通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况；减少手工记账、人工整理档案的人力成本；减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费；减少财务档案空间占用，节约空间成本。合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销；保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险；高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销；费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本；紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材；实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。该品牌可能认为合思的方案不仅实现了降本增效，还保证了财务的合规性和先进性，符合企业的发展需求，为企业的快速扩张提供了有力支持，尤其在人员出差管理方面带来了显著改善。

教育服务品牌：电子档案提管理效能

某世界500强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。在人员出差管理相关的档案管理上，实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 + 外部附件 + 凭证 + 账簿 + 报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思为其提供全生命周期的电子化会计档案管理方案。实施时，先接入合思的电子化会计档案管理系统，实现档案数据的采集和传输，档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，自动封装接口数40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，档案应收尽收，接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传。再进行自动归档等功能的设置和优化，具备智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。

该方案加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。该品牌可能称赞合思的电子化会计档案管理方案让企业的档案管理变得高效有序，大幅提升了企业的数字化水平，通过试点也让企业在行业内树立了标杆，在人员出差管理的配套档案管理方面发挥了重要作用。

综上所述，合思在企业人员出差管理及财务数字化转型方面展现出了强大的实力。合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、商旅分析、自动记账、总额受控、退票预定、AI辅助决策、移动端应用、多语言支持、安全隐私保护、定制化服务、持续更新升级、客户成功团队、灵活定价模式、强大的集成能力、易于上手的学习曲线、全天候的客户服务热线、丰富的培训资源、透明的收费标准和政策说明等。合思还与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展，具有专业的顾问和技术支持团队为客户提供全方位的服务保障。

如果您的企业也想在人员出差管理及财务数字化转型方面取得突破，不妨选择合思。现在点击网站链接或拨打400 – 105 – 6505，即可免费试用合思的产品和服务，开启企业数字化转型的新篇章！