合思助力企业破局，实现快速档案查找与高效管理

在当今竞争激烈的商业环境中，众多企业面临着各种各样的运营难题。有一家畅销30余年的国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图，但供应链复杂，多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，导致运营繁杂且低效。还有一家企业，其主营业务建设覆盖面极广，员工出差频繁，垫资压力巨大，报销流程繁琐，到账期甚至长达2个月。另外，某知名头部数字阅读品牌，数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合困难，费用管控难以有效落实，预算超标情况时有发生。而某世界500强旗下的教育服务品牌，企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。这些企业的痛点，正是合思解决方案大显身手的地方。

业务迷局：困境之中寻突破

• 零食品牌：管理乱象成本高
  国民经典零食品牌的差旅管理问题重重。差旅平台对账方案缺乏灵活性，却要满足核算精细化管理的高要求，财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务的真正价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细、灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费，快速档案查找更是难上加难。

• 某企业：低效流程决策难
  该企业日均处理3500 + 订单，全部由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作中，不仅容易出错，效率也极其低下。企业内部多个系统并行，但数据无法互通，管理者无法及时获取有效的决策依据，难以精准定位问题，实现精细化经营。虽然过度依赖自研将流程从线下搬到了线上，但管理过程依然复杂，系统还存在无法融合发票验真能力等问题，快速档案查找成为奢望。

• 数字阅读品牌：纸质作业人效低
  知名头部数字阅读品牌每个财务月均需处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。全业务数据都需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，每月造成了大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求，快速档案查找如同大海捞针。

• 教育服务品牌：实物档案管理难
  世界500强旗下教育服务品牌的实物存档占用了大量的物理空间，需要专人管理，成本高昂，但档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率极低，快速档案查找几乎不可能实现。

合思妙方：精准施策解难题

• 零食品牌：一站式消费入账归档
  针对国民经典零食品牌的痛点，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费前，先在合思系统进行差旅申请和业务审批，之后可在合思商城订购或通过TMC订购。财务核算和记账由对账结算中心负责，线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，线下统一开票则进行线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节为L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节为L3级无需报销录入发票等档案，有效解决了快速档案查找的难题。

• 某企业：快简省报销新体验
  合思为某企业提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验。实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化，让员工和财务人员都能从繁琐的流程中解脱出来，也为快速档案查找提供了便利。

• 数字阅读品牌：业财平台建设助推器
  知名头部数字阅读品牌选择了合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案确保了财务准确性，通过审计符合上市要求，同时提升了财务及时性，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。这不仅提高了企业的财务管理水平，也为快速档案查找提供了坚实的基础。

• 教育服务品牌：全生命周期电子化管理
  世界500强旗下教育服务品牌采用了合思全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等，通过接口传输实现自动归档。管理范围涵盖内部和外部的多种会计类档案，拥有强大的规则引擎自定义搭建，可实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝垒，真正实现了快速档案查找。

落地之旅：步步为营促成效

• 零食品牌：流程清晰有序推进
  国民经典零食品牌的员工在合思系统进行差旅申请、业务审批后，在合思商城或TMC进行消费。财务人员通过对账结算中心进行核算、记账，档案管理按照合思的L4级和TMC的L3级标准进行操作。整个流程清晰有序，为快速档案查找提供了有力保障。

• 某企业：业财协同高效运作
  某企业员工因公消费时，在合思系统实现申请报销一体化、差旅采购集约化，财务人员进行智能化核算，减少了手工操作。这种业财协同的运作方式，提高了工作效率，也为快速档案查找创造了良好的条件。

• 数字阅读品牌：逐步完善业财平台
  知名头部数字阅读品牌在合思的协助下，逐步完善业财平台建设，优化财务流程，提高了财务处理的准确性和及时性。随着业财平台的不断完善，快速档案查找变得更加便捷。

• 教育服务品牌：电子化管理一气呵成
  世界500强旗下教育服务品牌通过合思系统，从档案数据采集、接口传输，到自动归档等一系列操作，实现了会计档案的电子化管理。整个过程一气呵成，大大提高了档案管理的效率，快速档案查找变得轻而易举。

辉煌战果：降本增效显实力

• 零食品牌：节约成本提升效率
  国民经典零食品牌在采用合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现线上线下一体化管理，规范了档案室管理，降低了成本，实现了智能关联，保障了数据安全，同时大幅提升了管理效率，快速档案查找变得轻松高效。

• 某企业：降本增效科学决策
  某企业的“无需报销”模式提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，财务人员人工成本节约50%，真正实现了企业降本增效。这也助力管理层科学决策、高效管控成本，同时为快速档案查找提供了有力支持。

• 数字阅读品牌：全面转型优势凸显
  知名头部数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，提升了档案整理效率，形成了财务数字档案室，提升了借阅效率，能够精准定位实物档案；在降本方面，减少了差旅超标和预算超额情况，降低了人力成本、纸张浪费和空间成本；在合规方面，保障了企业费用合规，有效管理了员工借款与核销，保证了财务档案原生性存储，贴合最新档案法和财务档案管理办法要求；在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，费用业务数字化渗入日常办公，紧贴双碳目标号召，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，快速档案查找成为日常工作的轻松操作。

• 教育服务品牌：标杆示范节约成本
  世界500强旗下教育服务品牌年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率91%以上，预计2024年实现财务数据自动化率97%以上，大幅节约了物理存储空间和维护成本，快速档案查找成为现实。

客户盛赞：口碑见证实力强

某企业与合思签约时一拍即合，认为合思专业度高，成功解决了自身差旅费管理的诸多问题。世界500强旗下教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，对合思的解决方案给予了充分肯定。这些客户的认可和好评，充分证明了合思解决方案的有效性和可靠性，也体现了合思在实现快速档案查找方面的卓越能力。

合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，还具备AI辅助决策、移动端应用、多语言支持等特色，能为企业提供定制化服务、持续更新升级等保障。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。如果你也想解决企业财务难题，实现降本增效、数字化转型，快速档案查找不再是难题，不妨拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可免费试用合思系统，开启企业高效管理新篇章。