数字化会计档案管理助力企业差旅管控新突破

在当前经济环境下，企业发展面临着诸多挑战，集体进入低速增长阶段，利润增长面临压力。与此同时，绝大多数企业还面临着惯性思维、业财脱节、预算失控这三大“净利润黑洞”。差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，正如同一个无形的“利润杀手”，每天都在侵蚀着企业的净利润。

企业既要积极拓展业务，又要降低差旅成本，还要保证员工的出行体验，这就如同在走钢丝，需要找到一个科学的平衡点。通过精细化管理与科技创新，增强企业的竞争力，实现可持续发展，成为了众多企业的迫切需求。2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长，到2024年整体转向平稳增长，但机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业在拓展业务与成本管控之间的矛盾依旧突出，成本压力无法有效释放。许多企业在组织瘦身的同时，将管控之手伸向了差旅成本，试图通过各种举措强硬地控制差旅费用，但这种硬控方式往往以牺牲员工体验为代价，影响企业的健康可持续发展。

在这样的背景下，合思为企业带来了全新的差旅管控解决方案，以数字化会计档案管理为核心，助力企业挖掘更多净利润。

差旅管控全景覆盖解决方案

合思是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它凭借敏捷的财务收支管理平台，依托广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和数字化会计档案管理等全方位的财务数智化服务。

合思与众多国内外知名在线旅游代理建立了深度合作关系。它拥有覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，还整合了全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。这实现了从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖。

合思商城提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备7 * 24小时中英文客服支持。无论员工何时有出行需求，都能得到及时响应，为企业员工的出行提供了便利。

合思的解决方案涵盖了商旅线上订购、差旅申请、易商卡线下消费、发票采集、审核对账、统一开票、资金结算、自动记账、商旅分析、自动提报等全流程环节。通过数字化会计档案管理，将这些环节紧密相连，实现了差旅管控的一体化。

核心功能亮点智控差旅

合思平台具备强大的智能管控功能。它可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。能够实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，一旦发现异常，便会及时发出预警，为企业的差旅管控提供了有力保障。

合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”，是一项极具创新性的举措。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将会获得一定金额的红包奖励。这一计划打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，帮助企业实现了无需额外支出的员工激励机制，同时也体现了数字化会计档案管理在成本控制方面的优势。

2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。AI助手可根据员工的行程、差旅标准、出行习惯，智能推荐最佳出行方式和酒店入住建议，自动完成机票、酒店、火车票预订和打车服务。结合当地消费水平和企业制度，自动计算各项合理差旅预算，自动生成个人差旅成本、效率分析报告等。这些功能的应用，让差旅管控更加智能化，也为数字化会计档案管理提供了更丰富的数据支持。

合思还提供灵活的差旅标准调整策略。在旅游旺季或者市场价格上升时，适当提高差旅标准；而在淡季或者市场价格下降时，相应降低差旅标准。这样既能保证员工在不同季节的出差体验，又能实现企业差旅成本的合理控制，充分发挥了数字化会计档案管理在成本优化方面的作用。

企业使用收益显著提升

合思平台的数据显示，首批开启合力省的企业，超标订单大幅下降，差旅预算节省幅度可观。截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。这充分体现了合思解决方案在成本节省方面的显著效果，也凸显了数字化会计档案管理在成本监控和分析上的重要性。

合思易商卡可实现线下消费的全场景覆盖，同步自动获取凭证入账归档。员工普遍反馈无需垫资，报销单填写不再是难事，发票关联和费用一键导入，极大方便了业务人员日常工作与差旅出行。这不仅提高了员工的工作效率，还真正帮助企业“捂住钱袋子”，同时也为数字化会计档案管理提供了准确、及时的数据来源。

应用合思数字化会计档案管理可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规。这有助于企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环，为企业的可持续发展提供了有力支持。

合思的解决方案能够充分释放差旅数据价值，赋能企业管理者的业务经营决策。在成本控制、趋势预测、供应链优化、合规与风险管理等诸多方面发挥重要作用，让企业在数字化会计档案管理的支持下，实现更科学、更高效的管理。

典型场景精准适配

随着企业业务向三四线城市扩展，传统的差旅管控方式已不适应当前需求。合思可帮助企业建立深度合作关系，科学设置差标管控金额，实现精细化成本控制和效率提升。例如某连锁零售企业将差标管控下沉至区县维度后，2024年上半年三线及以下城市酒店预订消费金额同比下降6%。这体现了合思解决方案在下沉市场拓展中的优势，也离不开数字化会计档案管理对数据的精准分析和利用。

越来越多企业将拓展海外市场作为新的增长引擎，但出海业务带来国际差旅管理难题。合思通过整合全球资源，提供一站式多语言服务解决方案，满足企业国际差旅需求。如合思商城通过全球四大GDS供应商和航司直连产品为企业客户提供国际机票的低价，并支持舱位、提前预订等多维度管控；在全球已签约的200万 + 酒店中，支持企业通过差标、星级、淡旺季等维度的管控，可提供企业自有协议的线上托管服务；提供聚合用车服务，支持通过预算控制、打车城市、地理围栏限制等方式，有效帮助企业规避海外用车风险。数字化会计档案管理在国际差旅业务中，能够对各项数据进行有效整合和管理，为企业的海外业务拓展提供有力保障。

企业线下差旅费用管控存在盲区，合思易商卡可将企业公户中的资金按照预算事项给予员工授权，利用银联系统实现线下消费的全场景覆盖，消灭企业员工因公消费管理“盲区”。同时，数字化会计档案管理可以对线下消费数据进行准确记录和分析，为企业的费用管控提供更全面的支持。

在数电票时代，企业差旅管理需“全链路应战”。合思的数字化会计档案管理系统可适应财务档案的全链路管理需求，做好数智化归档、数据关联和合规性管理，充分盘活业财数据价值，赋能企业决策。

客户成功案例彰显实力

某企业员工小张存在违规差旅消费情况，为企业带来超过4000元实际损失。应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。这一案例体现了合思解决方案在风险防控方面的重要作用，也展示了数字化会计档案管理在数据挖掘和分析上的能力。

某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道后，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。这充分证明了合思解决方案在下沉市场拓展中的有效性，数字化会计档案管理为方案的制定和优化提供了数据支撑。

某企业自2024年3月开通合力省项目以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，红包可用于购买火车票、外卖、打车等因私消费。员工节省的越多，获得的红包金额越大。根据企业调研，员工对红包使用满意度高，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。这一案例体现了合思解决方案在激励员工和成本控制方面的优势，数字化会计档案管理为项目的实施和评估提供了准确的数据依据。

在差旅管控的道路上，越来越多的企业正利用数智化工具，在差旅管理领域中找到平衡的秘诀，精准识别、节省成本、提升效率。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，以数字化会计档案管理为核心，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。

面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业用得丝滑、管得无形，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。

如果您想深入了解合思的差旅管控解决方案，体验数字化会计档案管理带来的便捷与高效，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询热线，或访问www.hosecloud.com官网。您还可以添加合思小助手，加入未来财务人社群，获取更多信息。现在，点击下方链接即可免费试用合思的解决方案，开启企业差旅管控的新篇章。