会计电子档案助力企业费控及差旅管理降本增效

在当今企业运营的大环境中，费控及差旅管理正经历着深刻的变化。自 2022 年底疫情退潮后，企业差旅业务迎来了显著的复苏。2023 年 1 – 7 月，飞机、酒店、火车、用车、用餐等相关业务呈现出“井喷式”增长。然而，订单量的激增背后，机票、交通工具租赁、酒店住宿等价格也明显上涨，尽管交易总量尚未达到疫情前 2019 年的峰值水平。

在商务消费价格和成本上升的同时，企业面临着前所未有的降本增效压力。一方面，企业需要积极拓展业务；另一方面，又要严格控制成本。在这样的困境下，绝大多数企业并未“躺平”，而是积极寻找各种降本增效的工具和方法，其中数字化手段成为了企业的必然选择。

北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖掘更多净利润，特别是在会计电子档案方面有着独特的优势，为企业费控及差旅管理提供有力支持。

市场形势：差旅市场风云变幻

2023 年的费控及差旅市场展现出了诸多特点和趋势。从数据上看，1 – 7 月差旅消费总体金额同比增加 220.11%，环比（22 年 6 月 1 日 – 22 年 12 月 31 日）上涨 95.49%；交易单量同比增加 160.40%，环比上涨 61.36%。而且，消费金额的涨幅明显高于消费单量的涨幅，这表明单次消费金额显著增加。

在价格方面，2023 上半年飞机票、交通工具租赁费、宾馆住宿价格分别同比上涨 20.2%、5.0%、8.6%。同时，行业和区域之间的增长并不均衡。从业务视角来看，受疫情影响较大的到店用餐、国际机票、机场用车等业务量增长明显。

从行业视角出发，制造业在整体交易金额的占比增幅最为突出，2022 年整体占比为 16.84%，2023 年增长到 21.45%。服务行业虽然整体占比变化不大，但生活服务消费占比下降明显。

按区域视角，2023 年 1 – 7 月消费金额同比增长较高，有 13 个省、自治区、直辖市的同比增速均在 200%以上，环比增长普遍超过 90%。消费总额上，长三角、珠三角、京津地区更高。会计电子档案在记录这些市场变化数据方面，能够提供准确、便捷的存储和查询方式，帮助企业更好地分析市场形势。

痛点分析：企业费控管理难题重重

企业在费控及差旅管理过程中面临着诸多痛点。从成本方面来看，2022 年 1 月到 2023 年 7 月，企业人均商务消费金额自 2023 年初疫情退潮后快速升高，且持续稳定在高位，2023 年前 7 个月环比上涨 50%以上。2023 年 1 – 7 月，商务消费的超标订单量同比和环比都明显高于消费订单量，成本控制风险更为突出。

在效率方面，费用管控场景中企业痛点最大的是效率问题。其中，「发票、单据太多，人工处理太耗时」反馈占比最高，达 32.49%；「缺少自动控制系统，人工校验效率低」反馈占比 22.02%，两者合计达 54.51%。

在综合管控层面，痛点亦十分突出。有 24.91%的企业反馈「事前管控不足，以事后报销控制为主」，19.86%的企业反馈「哪些该花哪些不该花，不好判断」。

从各业务场景的订单超标数据看，2023 年 1 – 7 月随着订单量的暴增，超标的机票、酒店订单同比均有大幅增长，增幅分别达到 265.72%和 212.41%，环比增幅则达到 128.46%和 108.24%，企业在超标管控层面的压力极大。会计电子档案可以对这些痛点数据进行有效的整理和分析，为企业提供决策依据。

解决方案整体策略概述：数字化智能驱动变革

合思针对企业的痛点提出了整体解决方案策略，强调数字化和智能化手段的运用。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和会计电子档案等全方位财务数智化服务。

企业可以通过构建适合自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，以应对降本增效和低碳发展的挑战。利用新兴技术如人工智能、大数据、区块链等，增强企业对经营环境的敏捷适应性，提高经营质量、业务及管控效率。

同时，强调全员参与，增加员工参与度是企业降本增效、提升流程效率的关键影响因素。会计电子档案在整个解决方案中起到了核心的数据支撑作用，确保各项业务流程的数字化记录和可追溯性。

核心模块：多维度精准管控

合思的解决方案包含多个核心模块，为企业提供全面的费控及差旅管理支持。

预算管控方面，2023 年 7 月，有 42.75%的企业对商务消费事前申请单进行了预算管控，26.63%的企业，机票、酒店、火车商务消费在合思平台下单时进行了预算实占，另有 34.63%的企业在报销环节实施了预算控制或实占。会计电子档案可以详细记录预算的申请、执行和调整情况，方便企业进行预算分析和监控。

消费标准控制上，2023 年 1 – 7 月在合思平台进行差旅消费订购的企业中，98.24%的企业开启了消费标准自动控制功能。系统能够实时校验消费是否符合标准，有效控制成本。会计电子档案则对消费标准的设定和执行情况进行存档，便于后续审计和管理。

线上支付方面，2023 年 1 – 7 月，合思费控平台中的线上支付笔数的增幅，明显高于同期单量总体增幅，企业的日常费用开支更倾向于费控 + 银企直联的一体化线上支付。这种方式提高了支付效率，同时会计电子档案可以准确记录每一笔支付信息，保障财务数据的准确性。

业财一体化方面，通过系统自动生成记账凭证的企业占比持续上升，越来越多的企业选择通过自动化手段处理日常费用、商务消费等单据，提升财务核算和记账效率。会计电子档案实现了业务数据和财务数据的无缝对接，确保财务信息的及时性和一致性。

竞争优势：合思独具卓越魅力

与其他解决方案相比，合思具有诸多显著优势。合思商城覆盖国内 2000 + 县市区，170 万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，还接入国内 40 + 航司，能为员工提供更丰富的资源选择。着重解决旺季酒店资源紧张、偏远地区出行的问题，多个供应商同屏比价，为企业节省出差成本。

合思 BI 可以提供多维度分析，如费用分析、差旅分析、流程效率分析、无需报销等级评分、管理对标分析等，帮助企业挖掘影响降本增效的深层因素。会计电子档案为这些分析提供了丰富的数据基础，确保分析结果的准确性和可靠性。

合思的解决方案可以实现预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证等功能，全面满足企业费控及差旅管理的需求。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备强大的技术和服务支持能力。这种强大的实力保障了会计电子档案系统的稳定运行和不断升级。

成功案例：实践见证卓越成效

合思的解决方案在实际应用中取得了显著的效果和价值。某 L4 级无需报销上市公司使用合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品后，员工报销效率提升 300%，财务人力成本降低 50%。实现了员工移动端申请，合思商城消费免垫资开票；财务月底 1 次对账，入账自动化操作；管理洞察&数据监测，差旅分析助力标准化。会计电子档案在这个过程中，为各项业务的数字化管理提供了有力支持。

某连锁经营上市公司接入合思商城与原 TMC 实现 1 + 1 > 2 的智慧商旅模式后，财务部投诉率降低 80%，员工满意度达到 100%。合思商城为员工提供更丰富的资源选择，解决旺季酒店资源紧张和偏远地区出行问题，多个供应商同屏比价节省成本，员工可根据自身需求选择供应商下单。会计电子档案记录了整个商旅过程的费用和业务数据，方便企业进行管理和分析。

某企业员工数千名，月均差旅 GMV80 万 + ，使用合思商城“合力省”政策后，酒店单晚房费单价平均降低 37.8 元，月酒店 GMV 环比下降 8.7%，超标订单数降低 32%。员工满意度提高，企业实现了降本增效。会计电子档案对这些数据的记录和分析，为企业的决策提供了有力依据。

某企业通过合思流程自动化实现差旅补贴自动化后，员工报销满意度提升 78%，差旅补贴手工报销减少 92%，会计审核时间节省 71%。系统自动计算、送审差旅补贴报销单，有效规避员工虚填、错填，自动推送订单消费详情，提高了员工和财务的体验。会计电子档案确保了差旅补贴数据的准确记录和可追溯性。

服务体系：全方位贴心保障

合思为客户提供了完善的服务体系。合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供及时、高效的本地化服务。无论是在系统安装、调试还是日常使用过程中，客户都能得到快速响应和支持。

合思提供免费在线体验服务，方便企业了解产品功能和使用方法。企业可以在不投入大量成本的情况下，亲身体验会计电子档案等产品的优势。

合思拥有专业的技术团队，能够为客户提供技术支持，保障系统的稳定运行和数据安全。在数据存储、传输和处理过程中，采用先进的技术手段确保会计电子档案的安全性和完整性。

合思可以根据客户的需求，为企业提供定制化的培训服务，帮助企业员工更好地使用产品。针对不同岗位的员工，制定个性化的培训方案，提高员工的操作技能和使用效率。

结尾：携手合思开启美好未来

降本增效是企业经营永恒的命题。合思的数字化解决方案，特别是在会计电子档案方面的优势，可以帮助企业在复杂多变的内外部环境下，激活企业内各资源要素效力，实现降本增效并持续创造商业价值。

随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术的应用，合思的智能型技术驱动的数字化服务会让企业变得更加敏捷、强健，适应未来的发展需求。通过合思的解决方案，企业可以实现低碳发展，符合国家政策要求，如采用电子凭证、线上支付、会计电子档案等方式，减少碳排放。

合思的成功案例证明了其解决方案的有效性和可靠性，能够为不同行业、不同规模的企业提供切实可行的降本增效、可持续发展路径。如果您想体验合思解决方案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业费控及差旅管理的新篇章。