合思档案：开启电子票据处理数字化新时代

在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营模式正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，如同一场风暴，让企业财务档案管理直面新的挑战。在这个“数字化凭证时代”，企业的信息化建设亟待加速，尤其是在电子票据处理方面，需要专业的解决方案来适应新的管理要求。

传统档案管理模式在电子票据处理面前，显得捉襟见肘。企业高管们面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以汇总分析的困境。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动匹配、核对确认的过程枯燥繁琐，耗费大量时间。业务人员在出差、招待后的报销环节，纸质票据的留存和上交流程更是繁琐耗时。同时，传统档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本和存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档工作量大、查询调阅不便；以及高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题。即便企业在数字化建设中通过多个系统解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然受制于纸质文件和线下载体，影响了全面数字化进程。因此，推出一套专业的电子会计档案管理解决方案势在必行。

合思档案：多元角色的贴心管家

合思档案针对不同角色提供了综合性解决方案，展现出强大的适用性和独特的价值。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业数字化转型的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，为企业决策提供数智化支持。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在数字化转型的道路上迈出坚实的步伐。
归档员/财务人员在合思档案的帮助下，能够告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，让数据在全流程透明流转，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，大大提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
外部审计工作也因合思档案变得更加高效。审计人员无需进入档案室，档案外审可以在线化、可溯源。一键查询借阅和权限一键下放/回收的功能，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，节省了大量的时间和精力。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统。在电子票据处理方面，它能够实现发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配，确保应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

核心功能：电子票据处理的强大引擎

合思档案在电子票据处理方面具备一系列核心功能，展现出卓越的优势。
– 多源采集：数据汇聚的智慧之门
合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API，实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案提供多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件处理、多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板等，实现结构化数据批量导入，为电子票据处理提供了全面的数据支持。
– 智能制档：高效整合的魔法之手
智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提升了电子票据处理的效率。
– 档案管理：精准管控的安全堡垒
在档案管理方面，合思档案做到了权限管理精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、设置表单主键等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为电子票据处理提供了安全、规范的管理环境。
– 突出优势：双重检测的质量保障
合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，确保了电子票据处理的准确性和合规性。

应用案例：电子票据处理的成功典范

合思档案在不同类型企业的电子票据处理中都展现出了卓越的效果。
– 海量单据企业的高效变革
某年年单据量达2.6亿的企业，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升，装订工作简化，节约了企业的显性成本。
– 集团型企业的标准化之路
某共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案发挥了重要作用。它实现了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件。业务完整性检测系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，采用混序归档 + 银行回单分类归档的方式，推进档案无纸化。最终实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。
– 多系统互联企业的数据整合
某多系统数据互联的企业，档案管理现状低效，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主导致实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题突出。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现了统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 教育集团的智能化转型
某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准。智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的功能和成功的应用案例，已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，并获得了客户的高度认可。

企业应抓住数字化转型的契机，选择合思档案，开启高效、合规、低碳的档案管理新时代。合思在全国多地设有服务地点，包括北京、上海、杭州等城市，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。立即联系我们，迈出企业数字化转型的关键一步，还可免费试用合思档案，体验电子票据处理的全新变革！