智能发票匹配助力企业财务档案管理革新

在纸电混合的时代浪潮中，企业的财务档案管理正面临着重重困境。对于企业高管而言，纸质档案管理宛如一座沉重的大山，不仅成本高昂，占据大量空间，而且档案数据犹如散落的珍珠，难以进行有效的分析与利用。巨额的管理成本和庞大的储存占地，让企业的资源无端消耗；而缺乏汇总整理的档案数据，更是让企业决策失去了有力的支撑。

财务人员则深陷档案数据的汪洋大海之中。海量的数据整理工作枯燥乏味且繁复至极，每一张票据都需要手动逐一匹配、核对确认，这种机械性的劳动如同慢性毒药，一点点消磨着他们的工作热情和创造力。

业务人员在出差、招待后的报销环节，也被繁琐的流程所束缚。纸质票据的留存再上交，如同一条冗长的锁链，耗费了他们大量的时间和精力，让他们无法将更多的精力投入到核心业务中。

除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜的存储空间需求如同无底洞；手工装册归档的重复性工作量大得惊人，查询调阅的条件却粗糙不堪，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力更是可能让纸质档案毁于一旦。

面对这些令人头疼的问题，合思档案解决方案应运而生，为企业的财务档案管理带来了新的曙光。

合思档案解决方案全景透视

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，其中智能发票匹配功能更是发挥了重要作用，让档案管理更加高效准确。

单套制解决方案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点。它采用线上一套电子数据管理模式，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，就像一张精密的网络，让每一个数据都能找到与之关联的信息。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。同时，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业自定义档案类型的权力，实现了全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，让不同类型的档案都能得到高效管理，智能发票匹配在这个过程中也能适应各种档案类型的匹配需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，智能发票匹配为证据链的完整性提供了有力支持。

合思档案核心功能魅力展现

• 多源采集开启数据之门
  多源采集功能是合思档案的一大亮点。它接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。智能发票匹配在多源采集过程中，能准确识别不同来源的发票信息。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它还支持多种便捷手动数据补录方式，真正做到了全面采集。

• 智能制档打造高效档案链
  智能制档功能让档案管理变得轻松高效。规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。智能发票匹配在其中精准匹配发票与相关凭证单据，可减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让整个制档过程一目了然。

• 专用格式版式文件引领轻量存储
  专用格式版式文件功能让财务档案更加“轻量”。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。智能发票匹配能够更好地适应这种专用格式，提升档案管理的整体效率。

• “四性检测 + 业务检测”双保险护航
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案为档案管理提供了坚实的保障。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。智能发票匹配在检测过程中能确保发票数据的准确性和合规性。

合思档案使用收益深度剖析

• 降本增效实现资源优化
  使用合思档案能为企业带来显著的降本增效效果。它让企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。例如，可实现70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。智能发票匹配在这个过程中提高了发票处理的效率，减少了人工成本。

• 闭环连接补足信息化短板
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。合思档案让企业的各个业务环节紧密相连，实现数据的无缝流转，智能发票匹配促进了发票数据在各环节的顺畅流通。

• 数据活化挖掘决策价值
  合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索、一站式预览、穿透联查等功能，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，告别数据割裂问题。智能发票匹配有助于准确获取发票相关数据，为决策提供有力支持。

• 资源重组推动业财融合
  合思档案帮助企业实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。它让企业的业务和财务深度融合，实现企业效益最大化，智能发票匹配在业财融合中起到了关键的纽带作用。

合思档案典型场景精彩呈现

• 企业高管的决策利器
  企业高管可借助合思档案沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当前经济环境下，它能帮助企业降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。智能发票匹配为企业高管提供准确的发票数据，辅助决策制定。

• 归档员/财务的效率助手
  归档员/财务人员使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。智能发票匹配减轻了他们在发票整理和匹配上的工作量。

• 外部审计的便捷通道
  外部审计可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。智能发票匹配确保审计时发票数据的准确性和可查性。

• 实物备查的创新管理
  在实物备查场景中，合思档案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、根据实际档案管理场景搭配，集团共享，批量作业，极简管理，低碳环保。智能发票匹配在实物备查中也能准确关联发票与实物档案。

合思档案客户成功案例见证实力

某企业年单据量2.6亿，曾经面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。通过合思档案多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。智能发票匹配在该企业的档案管理中发挥了重要作用，提高了发票处理的效率和准确性。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。智能发票匹配助力该企业提升了发票匹配的效率和准确性。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，通过合思档案单套制管理方案，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。智能发票匹配为该企业的档案管理带来了高效和准确。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，在采集、存储、整理、利用等环节都有问题。通过合思档案单套制管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。智能发票匹配在该教育集团的档案管理中也发挥了积极作用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有强大的功能和丰富的成功案例，能为企业提供全方位的财务档案管理解决方案，智能发票匹配更是其重要的功能之一，能帮助企业实现财务档案管理的数字化转型，提升管理效率，降低成本，保障合规性。

企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，获取更多信息和服务。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，能为企业提供及时、专业的服务，助力企业解决财务档案管理问题。现在就免费试用合思档案，开启智能财务档案管理新时代！