合思档案：开启企业数字化档案管理新时代

在企业数字化转型的浪潮中，档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，通过OA、资金、合同、CRM、费控等系统建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

2025年数电票将实现全覆盖，这给企业财务档案管理带来了新挑战，企业的信息化建设亟待加强。数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的档案管理难题。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的问题；财务人员则被海量档案数据困扰，整理工作枯燥繁复，需手动逐一匹配、核对确认，消磨了工作热情；业务人员在出差、招待后的报销流程中，留存和上交纸质票据的过程繁琐，耗费大量时间。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的解决方案。

合思档案：企业档案管理的智慧之选

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。

其功能模块丰富多样，涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等。同时，还包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统、业务系统、共享调阅解决方案、证据链完整性解决方案等。

合思档案广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，助力企业解决内外交困的档案管理问题，如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等，为企业的数字化发票审计提供有力支持。

核心功能：创新实用引领档案管理变革

• 多源采集：智能集成灵活补录
  在多源采集方面，合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，为数据化发票审计提供全面的数据支持。

• 智能制档：关联匹配检测保障
  合思档案在智能制档上表现出色。会计档案关联规则可视化配置，能让不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为数据化发票审计提供高质量的数据基础。

• 档案管理：权限灵活目录规范
  在档案管理方面，权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为数据化发票审计提供规范的档案管理环境。

• 档案应用：融合检索多场景支持
  合思档案实现了电子与实物档案高度融合。多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理的全流程线上化管控，为数据化发票审计提供便捷的档案应用方式。

优势凸显：对比传统管理脱颖而出

传统档案管理存在诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本上，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险方面，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏等。

而合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题。它可以70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，确保100%管理合规性。应收尽收，“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，极大地提升了数据化发票审计的效率和准确性。

以某企业为例，过去每年装订匹配耗时预估66天/年，利用耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，空间成本预估143,773元/年（每年递增）；使用合思档案后，装订匹配耗时预估降为10天/年，利用耗时预估降为6天/年，打印成本预估降为30000元/年，空间成本预估降为22,835元/年，预估节省总体成本30W +/年。

传统档案管理中，档案整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节分子公司实物属地监管，检查环节人工逐一复核会计档案的完整性，利用环节借阅/移交全部线下处理，管理方式以纸质档案管理为主，每年异地邮寄实物稽查。而合思档案实现了档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，为数据化发票审计创造了良好的条件。

应用案例：实际效果见证卓越价值

• 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化使得档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，为数据化发票审计提供了有力的实践支持。

• 某重型装备制造商：标准合规低碳环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，为数据化发票审计提供了规范的档案管理模式。

• 某企业：整合共享管控风险
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，且会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为数据化发票审计提供了全面的数据整合和风险管控。

• 某教育集团：简化流程高效管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集方面业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储方面实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理方面财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用方面实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为数据化发票审计提供了高效的档案管理流程。

合思档案帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求，让更多企业享受数字化转型带来的降本增效。未来，合思档案有望为更多企业提供更优质、更全面的财务数智化服务。如果您想体验合思档案为企业档案管理和数据化发票审计带来的变革，不妨点击免费试用，开启企业数字化档案管理的新征程。