票据数字化管理：合思档案引领企业财务档案管理新变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革如同一场风暴，让企业财务档案管理直接站在了新挑战的风口浪尖，信息化建设的短板亟待补齐。

在纸电混合的当下，企业各个层面都深受传统纸质档案管理之苦。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大开销而忧心，大量的存储空间被占用，而档案数据却处于混乱状态，无法进行有效的汇总整理和分析利用，就像捧着一堆宝藏却不知如何挖掘价值。财务人员则被海量的档案数据淹没，整理工作耗时费力，手动逐一匹配核对确认的工作枯燥又繁复，如同在茫茫大海中捞针。业务人员在出差、招待后报销纸质票据时，繁琐的流程让他们苦不堪言，宝贵的时间都浪费在了报销环节。

同时，纸质档案还存在着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间的需求如同无底洞。手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用。更令人担忧的是高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，纸质档案损坏，企业将面临巨大的损失。

合思档案：全方位痛点解决方案

合思档案犹如一颗璀璨的新星，为企业解决财务档案管理难题带来了希望。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收，让企业的财务档案管理变得井然有序。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它就像企业的智囊团，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营，让企业在激烈的市场竞争中占据优势。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们的得力助手。它提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让财务工作变得轻松愉快。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和准确性。

合思档案功能：专业全面的智慧之选

合思档案具有多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，就像一个强大的收纳盒，能够将各种会计资料收纳整齐。

在智能制档方面，通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能及关联任务执行进度可视化展示，让制档工作变得轻松高效。已完成组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段进行映射，方便查询和分析，就像给档案贴上了清晰的标签，便于快速查找。

档案管理功能涵盖权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业制度自主排列、扩展，让档案管理更加规范有序。

档案应用功能包括多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。一站式预览，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等全流程线上化管控，让档案应用更加便捷高效。

合思档案核心亮点：独特优势铸就卓越

合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案。融合“混序归档”“分类归档”等功能，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，就像一个高效的档案管家，让档案管理变得轻松环保。

它具备“四性检测+业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务档案安全保驾护航。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及安全存储和多样化数据下载能力，让企业在海量数据中快速找到所需信息。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的档案管理需求。

合思档案价值：多维度赋能企业发展

合思档案带来显著的降本增效。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，同时检索效率提升90%，助力企业更有效的“收紧钱袋子”，让企业在成本控制上取得显著成效。

它成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，让企业在数字化转型的道路上迈出坚实的步伐。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业从数据到决策，让企业在数据时代中充分发挥数据的价值。

它还实现了资源重组，让企业效益最大化。企业的数智化转型不仅是工具和组织的转型，更是思维方式的转型。合思档案管理与服务相融合，携手企业碰撞出协作的价值，让企业在数智化转型中实现质的飞跃。

合思档案典型场景：实际应用彰显实力

在企业日常的报销业务中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理，将发票、报销单、回单、凭证等归档数据清单进行关联匹配，确保涉及资金类业务包含回单、凭证与回单关联金额相符、涉及报销业务包含发票、凭证与发票关联金额相符等，保障财务合规，让报销业务变得更加规范有序。

在档案查阅场景中，合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于财务人员多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询，业务人员授权检索、授权借阅，审计人员证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅，管理人员统计报表和图表展示，让档案查阅变得更加便捷高效。

针对数电票管理，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。包括企业/员工从税务数字账户、电子邮箱、二维码等渠道获取，自动匹配、验证解析、验真查重、自动下载xml文件等获取环节，以及上传、业务流转、回写业务信息、解析、验真、验签、入账实例生成等业务环节和财务入账、档案归档等入账环节，让数电票管理变得更加轻松高效。

在实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。例如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，可根据实际档案管理场景搭配。支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，让实物档案管理变得更加科学规范。

合思档案成功案例：实践验证成效

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了显著成效。业务和财务数据可穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，为企业带来了巨大的效益提升。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，安全合规存储，业务完整性检测，推进档案无纸化，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本，力保电子会计档案合规，积极响应“双碳”指标，为企业的可持续发展做出了贡献。

某企业档案管理存在低效现状和诸多痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在效率低和易损坏丢失风险、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，让企业的档案管理焕然一新。

中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理和利用方面存在问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为教育行业的档案管理提供了优秀的解决方案。

合思档案市场定位：独特地位引领潮流

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人，为企业提供了先进的财务档案管理解决方案。

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，是专精特新企业。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具有强大的研发和服务能力，能够为企业提供全方位的支持。

合思档案拥有多项专业认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，保障产品的安全性和可靠性，让企业可以放心使用。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够更好地适应数电票时代的管理要求，为企业在数电票时代的财务档案管理提供了有力的保障。

在当今企业财务档案管理面临诸多挑战的时代，合思档案无疑是企业的最佳选择。它能有效解决企业财务档案管理难题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。它补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现企业资源重组和效益最大化，推动企业数智化转型，提升企业财务服务效率和决策数智化水平。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，以满足企业日益增长的财务档案管理需求，持续为企业提供更强大、更智能、更合规的电子会计档案管理解决方案。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，与企业携手共进，共同探索数字化时代财务档案管理的新模式和新方法，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您的企业还在为财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。立即拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，了解更多关于合思档案的信息，还能免费试用，开启您企业财务档案管理的新篇章。