合思档案：引领企业财务档案管理数字化变革

在数字化浪潮的汹涌推动下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。随着数电票的快速扩张，传统纸质档案管理模式的弊端愈发凸显。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新挑战，加快信息化建设的步伐。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在这样的背景下，企业迫切需要一款专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管为纸质档案管理成本居高不下、储存占地大，且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及枯燥的手动匹配核对任务所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也常常因流程繁琐、耗费时间而苦不堪言。此外，传统纸质档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；高合规风险则是因为电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，且不可抗力可能导致纸质档案损坏。

值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。同时，企业也需要关注档案全生命周期管理闭环。在这样的形势下，合思档案作为一款专业的财务合规管理软件应运而生，为企业提供了有效的解决方案。

多元方案 满足多样需求

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。其单套制解决方案具有便捷调阅、混序归集、线上管理等优势。企业无需打印档案，线上一套电子数据即可实现高效管理，不仅财务档案证据链完整，能全面反映企业经营业务，而且纸质原文件混序归档，大大提高了效率。同时，该方案确保会计档案应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以轻松扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。证据链完整性解决方案利用可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它能依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力保障企业财务合规。

强大功能 助力高效管理

合思档案作为一款出色的财务合规管理软件，拥有多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个强大功能。多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，可实现快速集成，并预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎实现自动组装。会计档案关联规则可进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，通过字段映射，让查阅更加便捷。档案管理功能包括权限管理和档案目录扩展。权限管理可精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持灵活扩展，企业可自定义档案目录分类，对档案字段进行自定义维护、新增创建和表单主键设置等操作。

档案应用功能可实现多维检索，满足企业多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，可按目录、全文检索，能根据检索条件快速定位结果，还支持批量检索。此外，该功能还能实现一站式预览和穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查和相互追溯。

核心亮点 彰显独特优势

合思档案作为一款专业的财务合规管理软件，具有多个核心亮点。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能有效提高档案管理效率，释放档案数据价值。

数电票解决方案积极响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准在企业中的深入推广。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

实物备查功能通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步等方式，完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。该功能支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆，集团共享、批量作业，具有极简管理、低碳环保等优点。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置。

显著价值 驱动企业发展

合思档案这款财务合规管理软件能为企业带来显著价值。它能帮助企业实现显著的降本增效，让企业更有效地“收紧钱袋子”。企业彻底告别传统手工归档，无需打印档案，可节约70%的纸张成本、75%的整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让数据“活起来”，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到有效提升，实现企业效益最大化。

典型场景 凸显实用价值

在企业中，不同角色都能从合思档案这款财务合规管理软件中受益。CEO/高管可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

外部审计人员可以实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。他们可以一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

成功案例 见证卓越成效

众多企业使用合思档案这款财务合规管理软件后，取得了显著的成效。某企业年单据量达2.6亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。最终，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载仅需30s、关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案帮助其实现了标准化落地，确保电子会计档案合规，低碳环保。该企业整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案帮助其实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估该企业节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一在档案采集、存储、整理、利用方面存在问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。该集团实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 铸就领先地位

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。自2014年11月创立以来，合思致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。合思服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，获得信息安全等级保护三级认证。

合思档案作为其旗下的财务合规管理软件，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书，通过ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。合思自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案这款财务合规管理软件能助力企业实现财务档案管理的全面数字化。它坚持以客户为中心，帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。如果您的企业也想开启高效财务档案管理之旅，欢迎拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号、微信小程序了解合思档案，还可免费试用，体验这款财务合规管理软件的强大功能。