合思档案：开启企业档案管理流程优化新篇章

在纸电混合时代，企业档案管理面临着诸多棘手的痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作以及手动匹配核对所困扰；业务人员在报销时，还要应对纸质票据留存和上交流程的复杂问题。

企业不仅承担着高显性成本，像纸质凭证输出耗材费用居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；还面临着高隐形成本，如手工装册归档重复性工作繁重，查询调阅条件单一，数据无法有效利用。同时，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

随着2025年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理又迎来了新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这就需要专业的电子会计档案管理平台。而且，企业在数字化推行过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍未解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，无法保证档案原生性，影响企业财务档案管理合规和全面数字化。

合思档案正是针对这些问题，为企业提供了有效的流程优化解决方案。

整体方案：多元定制破难题

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。这一系列的流程优化解决方案，为企业档案管理提供了全方位的支持。

核心亮点：功能卓越显优势

合思档案的多源采集功能支持接口互联，自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。还有辅助人工整理的功能，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，让查询更便捷，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。这些核心功能亮点，构成了合思档案强大的流程优化解决方案。

显著收益：成本效率双提升

使用合思档案能为企业带来显著的降本增效。它能节约纸张成本70%，节约整理成本75%，提升检索效率90%，实现档案不打印，彻底告别传统手工归档，让企业更有效的“收紧钱袋子”。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

同时，合思档案实现了资源重组，满足国家政策要求，保障电子会计档案合规性管理，符合电子档案法律效力的相关政策，为企业的数字化转型和可持续发展提供有力支持。这一系列的收益，充分体现了合思档案流程优化解决方案的价值。

典型应用：场景多样展灵活

在档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。

在档案应用方面，多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化。档案借阅服务让借阅人在线查看，支持下载，管理员借阅过程透明化，一键到期催还。

档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理实现全流程线上化管控。电子 + 实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册。档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源。档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。线下实物管理实现电子 & 实物档案高度关联，查询电子档案即可定位实物档案位置，还有静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认 & 扫码装盒、扫码上架等功能。这些丰富的应用场景，进一步展示了合思档案流程优化解决方案的适用性和灵活性。

成功案例：实践检验见真章

某企业年单据量达2.6亿，之前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案流程优化解决方案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，数据指标也有显著提升。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案单套制管理方案实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用方面存在诸多痛点。合思档案通过数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分证明了合思档案流程优化解决方案的有效性。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案为企业提供全方位的财务数智化服务，在电子会计档案管理方面具有显著优势，能够帮助企业解决档案管理的各种痛点，提升管理效率和效益。众多知名企业，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都选择了合思档案，并取得了良好的效果。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可以放心选择合思档案来推动自身的数字化转型，现在就可以免费试用合思档案的流程优化解决方案，开启档案管理的新篇章。