合思档案：开启财务审计数字化新征程

在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。根据政策规划，2025年要完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理需直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

在纸电混合时代，企业不同角色也面临着各自的困境。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对枯燥繁复的工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也常常陷入流程繁琐、耗费时间的困境。此外，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。一方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；另一方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。而且，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。不过，国家政策为电子会计档案管理提供了有力支持，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，且电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案，助力企业实现财务审计数字化。

专属方案 精准赋能不同角色

合思档案为企业不同角色提供了针对性强且行之有效的解决方案，全方位助力企业实现财务审计数字化。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员使用合思档案，可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让档案管理工作变得轻松简单，大大提高了档案利用效率。
在面对外部审计时，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，让审计工作更加高效便捷。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求，推动财务审计数字化进程。

功能模块 展现全面专业实力

合思档案拥有一系列功能模块，充分展现了其全面性和专业性，为财务审计数字化提供了有力支撑。
多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，让档案具有更强的可扩展性。
档案管理功能的权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。

核心亮点 凸显显著应用价值

合思档案具有诸多核心亮点，在成本节约、效率提升、合规保障等方面表现出色，有力推动了财务审计数字化。
成本节约方面，合思档案能为企业节约大量成本。其中，可节约70%的纸张成本，75%的整理成本，有效降低高显性成本（纸质凭证输出耗材成本和存储空间成本）和高隐形成本（手工装册归档工作量和数据利用低效成本）。
效率提升上，合思档案的检索效率提升了90%。通过关键词检索，能快速定位相关档案，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，让财务审计工作更加高效。
合规保障方面，合思档案确保100%管理合规性。它应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规，是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。
强大的数据处理能力也是合思档案的一大优势。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为财务审计数字化提供了坚实的数据支持。

多元场景 彰显实际应用价值

合思档案在不同场景下都展现出了强大的应用价值，切实推动了财务审计数字化。
在电子与实物档案融合场景下，多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
在档案移交、鉴定、销毁场景下，全流程线上化管控。电子+实物档案全场景线上移交，过程监控，结果成册。档案鉴定流程可跟踪，过程可追溯，结果可溯源。档案销毁满足电子化档案新规下销毁、暂存、数据恢复的要求，销毁合规化，管控线上化。
在线下实物管理场景下，电子与实物档案高度关联。查询电子档案即可定位实物档案位置，静态介质打标可自定义设置、智能区分策略，动态介质打标通过依赖关联关系识别档案存储状态。虚拟库房可线上可视化监控档案室，档案盒管理支持批量建盒、档案盒合并、断号检测、扫码找盒、盒内清单、盒码打印，到单确认&扫码装盒支持勾选到单、一键到单、扫码到单、撤销到单，扫码上架可直连扫码枪，档案柜库位码+档案盒二维码线上同步上架。
在外部系统调阅场景下，支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，方便不同系统之间的数据共享和协同工作，提升财务审计数字化水平。

成功案例 见证实际管理成效

众多不同类型的企业选择了合思档案，并且取得了显著的管理成效，充分证明了合思档案在推动财务审计数字化方面的实力。
某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，凭证总量14W+，单据总量50W+，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理、保管、存储环节繁琐，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理。业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致档案损坏。整理环节财务账表归档装订复杂，重复档案录入操作，耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位 凸显独特竞争优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，有力推动了财务审计数字化。
合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。它是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。
此外，合思档案拥有多项专业认证和资质，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等，体现了其专业性和可靠性。在多个客户案例中，合思档案展现出了显著的成效，帮助企业解决了档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，得到了客户的高度认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等客户都对其给予了积极评价。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。它补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，真正利用档案数据，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。随着数电票时代的发展和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更优质、更专业的电子会计档案管理解决方案，助力更多企业实现全面数字化。众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都已选择合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等。企业应抓住机遇，积极行动起来，选择合思档案，开启高效、合规、低碳的档案管理新篇章。如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，现在就可以免费试用。