在时代的浪潮中，我国电子凭证改革正以磅礴之势迅速推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进，全面推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，而电子凭证接收、报销、入账、归档等流程中的难题，即所谓的“最后一公里”问题，也即将得到全面解决。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这一历史性的变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它宛如一颗璀璨的明星，在企业财务档案管理的天空中闪耀着光芒，为解决企业财务档案管理问题提供了强有力的支持，尤其是在报销记录归档方面，具有重要的现实意义。
金牌橱柜：传统报销记录归档痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司，成立于1999年，宛如一颗在橱柜及定制家居领域熠熠生辉的明珠，是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，实力不容小觑。
在业务规模上，金牌橱柜可谓是行业翘楚。全球范围内有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业人数达6000+。如此庞大的规模，在带来辉煌成就的同时，也给财务档案管理带来了诸多挑战，特别是报销记录归档工作。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，零散地分布在不同系统中，使得档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个报销记录的归档都需要耗费大量的时间和精力。这种传统的报销记录归档方式，不仅效率低下，而且容易出现错误。
在保管环节，财务临时保管1年后需移交综合档案管理。这一过程中，报销记录的完整性和安全性面临着考验，如何确保报销记录在不同阶段都能得到妥善保管，成为了企业亟待解决的问题。
合思档案：打造金牌橱柜报销记录归档新方案
面对金牌橱柜在报销记录归档等财务档案管理方面的难题，合思档案凭借其卓越的功能和先进的理念，为其量身定制了一套全方位的解决方案。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一存储、统一标准、统一管理。这就如同将分散在各处的珍珠串成了一条美丽的项链，让报销记录等会计档案有了一个统一的“家”。在这个“家”里，所有的报销记录都按照统一的标准进行存储和管理，方便了后续的查询和使用。无论是财务人员还是其他相关人员，都可以轻松地找到所需的报销记录，大大提高了工作效率。 -
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体双向穿透。在报销记录归档过程中，每一笔报销都有完整的业务证据支撑，从业务的发生到报销的审批，再到财务的入账，每一个环节都紧密相连。这样一来，不仅保证了报销记录的真实性和合法性，也为企业的财务管理提供了有力的支持。财务人员可以通过业务证据链，快速了解每一笔报销的来龙去脉，为企业的决策提供准确的财务信息。 -
数据共享：一站式查阅报销记录
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。在这个平台上，用户可以通过简单的操作，快速定位到所需的报销记录。无论是按照时间、业务类型还是其他条件进行查询，都能在短时间内得到准确的结果。这种便捷高效的查询方式，大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。在传统的报销记录归档过程中，银行回单的处理是一项繁琐且耗时的工作。而合思档案的这一功能，让银行回单的处理变得轻松简单。不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了工作效率。同时，无纸化管理也更加环保，符合企业可持续发展的理念。
金牌橱柜：报销记录归档质效双升
金牌橱柜在使用合思档案后，在报销记录归档等财务档案管理方面取得了显著的成果。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%。以往需要花费大量时间进行手工匹配的报销记录，现在通过合思档案的智能匹配功能，能够快速准确地完成匹配，大大缩短了报销记录归档的时间。档案查询耗时也减少了80%，用户可以在短时间内找到所需的报销记录，提高了工作效率。
在成本节约方面，预估节省总体成本30万+/年。这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效的工作流程。减少了纸张的使用、人力的投入以及时间的浪费，从而降低了企业的运营成本。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循相关的法律法规和财务制度，确保每一笔报销记录都符合要求。在报销记录归档过程中，对每一个环节进行严格的审核和监管，保证了报销记录的真实性、合法性和完整性。
合思档案：引领企业报销记录归档数智化未来
合思档案作为一款优秀的电子会计档案管理平台，在助力企业财务数智化转型方面发挥着重要的作用。它以其先进的技术和卓越的功能，为企业提供了一站式的报销记录归档解决方案，帮助企业解决了传统财务档案管理中的诸多难题。
基于在行业应用中的深度应用与案例经验，合思档案精选的企业案例具有很好的参考价值和借鉴意义。像金牌橱柜这样的成功案例，为更多企业提供了可复制的经验，能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已经有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的效益。
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