在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们聚焦世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，深入剖析其在报销记录归档等财务工作方面的数字化转型成果。该企业通过先进的解决方案，实现了年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状管理结构，极大地简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。
经过试点改造，该企业的财务数据自动化率达到 91%以上。令人惊叹的是，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，为企业的可持续发展奠定了坚实基础。
传统财务困境：报销记录归档难题待解
在进行财务数字化转型之前，该企业面临着诸多困境。企业业务和财务系统众多，且相互独立，数据无法互通。这导致结构化数据提取困难，尤其是在报销记录归档方面，电子发票的打印、查重和验伪工作耗时费力，还浪费了大量纸张。
实物存档占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本高昂。然而，即便投入了大量人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，费时费力，使得报销记录归档工作变得异常繁琐。
实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和决策的及时性。
合思方案：打通报销记录归档全流程
面对该企业的诸多挑战，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口达 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收，为报销记录归档提供了全面的数据支持。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。无论数据以何种形式存在，都能轻松接入系统，保障了报销记录归档的高效性和准确性。
该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。在报销记录归档方面，智能组单功能能够自动将相关的报销凭证和单据进行组合，提高归档的准确性和效率。四性检测则确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
会计类档案管理范围全面，涵盖了内部的凭证、订单等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。这使得企业的报销记录归档更加全面、规范，为企业的财务管理提供了有力的支持。
转型成效：报销记录归档高效便捷
合思的解决方案为该企业带来了显著的成效。首先，加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。在报销记录归档方面，实现了档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以随时随地通过系统查询和借阅相关的报销记录，大大提高了工作效率。
该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。这不仅证明了企业在财务数字化转型方面的领先地位，也为其他企业提供了可借鉴的经验。
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。目前，财务作业自动化率已达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。这充分说明合思的解决方案在提升财务工作效率和自动化水平方面发挥了重要作用，也为报销记录归档等工作带来了极大的便利。
客户认可：报销记录归档变革获好评
该企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年 12 月子公司成立并迅速扩展至 300 多家共享单位。与合思合作建设电子档案系统后，财务管理效率提升、成本降低效果显著。尤其是在报销记录归档方面，企业员工切实感受到了工作的便捷性和高效性。员工不再需要花费大量时间和精力进行纸质档案的整理和归档，而是可以将更多的时间和精力投入到核心业务中。
未来展望：深化合作优化报销记录归档
企业预计到 2024 年财务数据自动化率将超 97%。未来，企业可继续深化与合思的合作，进一步释放数据价值，加深业财融合。在报销记录归档方面，可以通过数据分析和挖掘，为企业的财务管理提供更多的决策支持。例如，通过对报销记录的分析，了解企业的费用支出情况，发现潜在的成本节约点。
同时，随着技术的不断发展，合思可以为企业提供更加智能化、个性化的报销记录归档解决方案。例如，利用人工智能和机器学习技术，实现报销记录的自动分类和审核，进一步提高工作效率和准确性。
行动号召：开启报销记录归档数字化之旅
众多企业在财务管理尤其是报销记录归档方面面临着与该世界 500 强旗下教育服务品牌类似的问题。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 27 项主要功能。它还提供免费试用、灵活定价模式等优质服务，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也想解决报销记录归档难题，实现财务数字化转型，不妨拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网站 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号二维码和小助手二维码获取更多信息。现在就可以免费试用合思，开启报销记录归档数字化之旅，让企业的财务管理更加高效、便捷。
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