在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，在这场转型浪潮中积极探索，为行业树立了标杆。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目，2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。随着企业的不断发展壮大，动力源对财务数字化转型的需求也日益迫切，尤其是在差旅住宿管理方面。
转型前：差旅住宿管理困境重重
- 流程迷宫：系统割裂体验差
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等，并基于OA系统开发了报销系统。然而，整体流程依然犹如一座复杂的迷宫。多系统操作体验极差，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，就像在不同的房间里寻找钥匙，费时费力。在差旅住宿管理方面，员工预订酒店、提交住宿申请等都要在多个系统中重复操作，大大降低了工作效率。 - 合规难题：手工录入隐患多
财务报销数据需要手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。在差旅住宿管理中，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量时间，使得他们无法将精力投入到更有价值的工作中。员工在报销住宿费用时，往往因为手工操作的繁琐和不规范，导致报销流程受阻。 - 信息孤岛：数据分散难联动
系统之间相互割裂，数据分散在各个角落，信息滞后严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。在差旅住宿管理中，这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握差旅住宿费用的相关数据信息，难以做出准确的决策。 - 业务复杂：报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅住宿管理涉及的事项和发票类型繁多。不同类型费用支付方式不同，稽核工作变得异常繁琐。业务人员在不同地区的住宿标准和报销政策也有所差异，这进一步增加了差旅住宿管理的难度。
合思方案：差旅住宿管理破局之道
- 系统集成：数据共享畅通无阻
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，让员工的住宿申请能够准确关联到个人信息和部门审批流程。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。在差旅住宿管理中，员工的住宿订单信息能够及时同步到财务系统，方便财务人员进行费用核算和成本控制。 - 无需报销：员工幸福合规提升
合思的无需报销模式为差旅住宿管理带来了全新的体验。业务人员因公住宿消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，确保每一笔住宿费用都符合公司规定，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了差旅住宿报销流程，提高了财务工作效率。 - 连接能力：打破壁垒加速流转
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在差旅住宿管理中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。员工的住宿申请能够快速得到审批，财务人员也能及时获取相关数据进行核算。
实施之路：差旅住宿管理蜕变之旅
- 合作启程：携手开启新征程
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，双方高层领导高度重视，项目组成员齐心协力。这场合作就像一场精心策划的旅行，目标是为动力源的差旅住宿管理带来全新的变革。 - 阶段推进：步步为营促转型
项目历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在每个阶段，合思团队都与动力源紧密合作，确保差旅住宿管理系统的顺利实施。就像建造一座大厦，每一个环节都精心打造，为最终的成功奠定了坚实的基础。 - 成功上线：7家公司新起点
在双方的共同努力下，项目于2021年5月1日7家公司成功上线。这标志着动力源的差旅住宿管理进入了一个全新的阶段，开启了数字化转型的新篇章。
转型成果：差旅住宿管理焕然一新
- 体验革新：效率提升员工减负
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。在差旅住宿管理方面，员工报销周期缩短3周，效率提升300%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工在预订住宿时可以多渠道同屏比对，选择最适合自己的酒店，且全场景无需垫资，让差旅住宿更加轻松愉快。 - 成本节约：会计减负效益凸显
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。财务人员从繁琐的手工操作中解放出来，能够将更多精力投入到财务分析和决策支持等更有价值的工作中。在差旅住宿管理中，财务审批有依据，费控更合规，结算更统一，从手动制作单据到智能制单，节省了大量时间和精力。 - 合规提升：费控统一管理规范
合思的解决方案让财务审批有了更明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。在差旅住宿管理中，公司的住宿标准和报销政策能够得到有效执行，避免了费用超标的情况发生。同时，智能制单功能让财务工作更加规范，减少了人为错误的发生。
动力源反馈：差旅住宿管理未来可期
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在差旅住宿管理方面，合思的解决方案将继续发挥重要作用，助力动力源实现更高效、更合规的管理。
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