在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营和合规管理至关重要。高新兴科技集团作为一家上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，一直致力于技术创新应用。这家高科技企业每年将超过营业收入10%的资金投入到研发中，拥有超过2000项核心知识产权。其规模也相当可观，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，还拥有5个信息化系统，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。然而，随着企业的发展，高新兴科技集团在档案管理方面逐渐面临一些痛点，而这些痛点也对报销周期产生了影响。下面，让我们深入了解高新兴科技集团在档案管理方面的情况。
档案管理困境：报销周期缩短的阻碍
- 成本之殇
高新兴科技集团在档案管理上，成本居高不下。报销、采购付款等业务流程，都需要进行打印、整理、装订及归档等一系列操作。这不仅占用了库房的空间，还增加了人员的管理成本。而且，借阅流程及实物借出手续繁琐，每一次的借阅都需要耗费大量的时间和精力。这一系列的问题，使得整个档案管理的效率低下，间接导致报销周期难以缩短。 - 隐患之忧
电子源文件未合规保存是高新兴科技集团档案管理的一大隐患。这不符合会计电子档案管理法规的要求，档案归档规范依靠人工控制，缺乏系统化的控制，存在着合规性隐患。一旦出现问题，可能会给企业带来严重的后果。这种不规范的管理方式，也使得报销过程中的审核难度加大，进一步延长了报销周期。 - 效率之困
目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大。要在众多的档案中找到所需的资料，耗费了大量的人力。而且，不能实现跨系统调阅，需要在不同的系统中来回切换，大大降低了工作效率。这使得报销流程中的信息获取不及时，导致报销周期延长。
合思解决方案：开启报销周期缩短之旅
- 低本对接：搭建高效档案桥梁
合思以低开发成本的优势，对接高新兴科技集团的各类异构系统。通过生成式接口自动采集档案数据，成功连接了NCC、U9、OA、CBS等系统。这种高效的对接方式，为档案数据的流通搭建了一座桥梁，使得各个系统之间的数据能够顺畅地流动，为后续的档案管理工作奠定了基础，也为报销周期缩短创造了条件。 - 自动制档：释放财务高效能量
合思实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这一过程释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。同时，也提高了档案管理的准确性和效率，为报销周期缩短提供了有力支持。 - 全场景利用：打破档案查询壁垒
合思的档案全场景数字化利用功能，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒。只需一键，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这大大提高了档案的利用效率，使得报销流程中的信息获取更加及时和准确，有效缩短了报销周期。
方案实施路径：坚实报销周期缩短步伐
合思通过开放式接口互联，与高新兴科技集团的各类异构系统进行对接。在这个过程中，实现了档案数据的自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。然后，按照预设的规则和逻辑，对采集到的档案数据进行智能关联和自动组装。同时，进行四性检测和业务检测，以确保档案数据的准确性和合规性。这一系列的实施步骤，为报销周期缩短提供了坚实的保障。
实施成果效益：报销周期缩短显著体现
- 效率飞升
方案实施后，高新兴科技集团的归档效率提升了90%。这一显著的提升，极大地提高了档案管理的工作效率。档案管理效率的提高，使得报销流程中的档案审核环节更加顺畅，从而有效地缩短了报销周期。 - 成本锐降
合思的解决方案为企业年节约成本30万 + 。通过降低档案管理的成本，企业能够将更多的资源投入到核心业务中。同时，成本的降低也意味着企业的运营更加高效，为报销周期缩短提供了有利的经济环境。
客户高度认可：报销周期缩短获好评
高新兴科技集团对合思提供的解决方案表示高度认可。他们认为该方案有效地解决了企业在档案管理方面的痛点，提高了工作效率，降低了成本，为企业的发展提供了有力支持。特别是在报销周期缩短方面，取得了显著的成效。员工们不再需要长时间等待报销款项，工作积极性也得到了提高。
在当前经济环境下，企业都在寻求降本增效、合规经营和低碳运营的方法。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经帮助众多企业实现了这些目标。如果您的企业也面临类似的档案管理难题，不妨选择合思，让有限更有效。通过合思的解决方案，您的企业也能够实现报销周期缩短，提高运营效率。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com，扫描二维码可了解合思档案，了解更多案例。现在，您可以免费试用合思的服务，亲身体验报销周期缩短带来的便利和效益。
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