在教育服务的广阔天地里，海亮教育科技服务集团宛如一颗璀璨的明星。它作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商中的引领者，并且正朝着成为全球优质教育服务引领者的目标大步迈进。其业务范围广泛，影响力深远，吸引着众多关注的目光。在企业的运营过程中，财务档案管理等方面的问题逐渐凸显，而合思的出现，为其带来了全新的转机，也实现了报销周期缩短这一重要目标。
业务迷雾：海亮教育的管理困境
海亮教育科技服务集团在业务不断拓展的同时，也面临着一系列管理上的难题。企业内部业务和财务系统众多，且相互独立。各个系统的数据如同分散在不同岛屿的宝藏，难以实现互通。想要提取结构化数据，就像是在茫茫大海中寻找特定的珍珠，困难重重。
电子发票的处理更是让人头疼。打印、查重、验伪这些繁琐的操作，不仅耗费大量时间和人力，还造成了纸张的极大浪费。想象一下，大量的发票在打印机中不断吐出，这不仅是资源的浪费，更是效率低下的体现。
实物档案资料的存储同样是个大问题。它们占用了大量的物理空间，就像一个个庞大的仓库，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，实物档案容易损坏，一旦发生损坏，企业就面临着数据丢失的风险，这对于企业的运营来说，是一个潜在的巨大威胁。
在档案录入和装订方面，不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长久，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要小心翼翼，这无疑耗费了大量的人力和时间。同时，档案的价值无法得到最大化发挥。实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，就像在一个杂乱无章的图书馆里找一本书，难度可想而知。而且档案查阅不留痕，无法实现多人借阅，档案资产的利用效率极低。这些问题的存在，严重影响了企业的运营效率，也使得报销周期难以缩短。
合思妙方：定制化解决方案登场
面对海亮教育科技服务集团的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套电子会计档案管理解决方案。这套方案旨在解决企业档案管理的痛点，实现报销周期缩短，提高企业的运营效率。
在档案数据来源方面，合思采用了双管齐下的策略。一方面，利用先进的 OCR 技术，自动识别和整理各类文档信息，将电子档案进行有效的管理。这就像是给每一份电子档案都贴上了智能标签，方便快速查找和使用。另一方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本。这样一来，实物档案不再需要占用大量的物理空间，也降低了损坏的风险。
合思明确了会计类档案管理的范围。内部涵盖了各种内部报告、合同等重要文件，外部则涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。通过对这些档案的全面管理，企业可以更好地掌握自身的运营情况，为决策提供有力的支持。
实现自动归档是合思方案的一大亮点。根据预设规则，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。这就像是一个智能的档案管理员，能够自动将档案归位，让企业的档案管理更加高效。同时，合思还提供了自助 OA，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。集成金蝶 EAS，支持企业的日常运营和管理活动，进一步提高了企业的工作效率，有助于报销周期缩短。
有序推进：方案实施步步为营
合思制定了详细的电子会计档案管理方案，并按照方案有序推进各项工作。在实施过程中，首先进行档案数据的采集工作。合思的专业团队深入企业各个部门，收集各类电子档案和实物档案的信息，确保数据的完整性。
接着，对采集到的数据进行分类和处理。根据预设的规则，将不同类型的档案进行准确分类，为后续的管理和使用打下基础。同时，将实体文件进行数字化处理，建立电子档案系统。这个系统就像是一个庞大的数字图书馆，将所有的档案都有序地存储起来。
在建立电子档案系统的过程中，合思逐步完善各环节的功能。不断优化系统的搜索功能，确保能够快速准确地查找档案；加强档案的安全管理，防止数据泄露；完善档案的借阅和查阅流程，实现多人借阅和查阅留痕。通过这些努力，合思确保了方案的顺利实施，为海亮教育科技服务集团实现报销周期缩短提供了坚实的保障。
显著成效：报销周期缩短与效益提升
经过一段时间的实施，合思的解决方案在海亮教育科技服务集团取得了显著的成效。档案整理匹配效率提升了 90%，这意味着原本需要花费大量时间和精力的档案整理工作，现在可以在更短的时间内完成。员工不再需要在繁琐的档案整理中浪费时间，而是可以将更多的精力投入到核心业务中，这对于提高企业的整体运营效率起到了重要作用，也为报销周期缩短创造了有利条件。
存储空间减少了 72%，企业不再需要为大量的实物档案存储而烦恼。原本占用大量空间的仓库，现在可以用于其他更有价值的用途。同时，降低了存储成本和风险，避免了因实物档案损坏而带来的数据丢失问题。
每年纸张打印成本节约了 3 万元，这看似是一个小数字，但对于企业来说，却是实实在在的成本降低。节约下来的资金可以用于企业的其他发展项目，为企业的发展提供了更多的资金支持。
财务人力减少了 3 人，优化了人员配置。企业可以将这些人力调配到更需要的岗位上，提高了人力资源的利用效率。通过这些成效的取得，海亮教育科技服务集团的报销周期得到了显著缩短，企业的运营更加高效。
高度认可：海亮教育的真诚反馈
海亮教育科技服务集团对合思提供的解决方案非常满意。他们认为该方案有效解决了企业档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本，为企业的发展提供了有力支持。在实施解决方案的过程中，合思的专业团队始终与海亮教育保持密切沟通，及时解决出现的问题，确保了方案的顺利实施。
通过合思的解决方案，海亮教育科技服务集团实现了报销周期缩短，企业的财务管理更加规范和高效。员工们不再为繁琐的报销流程而烦恼，能够更加专注于教学和服务工作。企业的管理层也能够更加准确地掌握企业的财务状况，为企业的决策提供有力的支持。海亮教育科技服务集团相信，与合思的合作将为企业的未来发展带来更多的机遇和挑战。
行动号召：开启财务数智化之旅
像海亮教育科技服务集团一样，众多企业通过合思的财务数智化服务实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务档案管理难题是许多企业共同面临的问题。如果您的企业也面临着报销周期长、档案管理混乱等问题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，帮助您实现报销周期缩短，提高企业的运营效率。
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