在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在数字化浪潮中也面临着诸多挑战。成立于1995年的动力源，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务数字化转型中遇到了一系列问题，差旅流程优化成为了亟待解决的难题。
转型痛点：差旅流程优化迫在眉睫
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自研系统整合困局与传统报销弊端
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。但这些系统就像一个个孤岛，整体流程复杂，系统壁垒高。到2021年与合思合作时，多系统操作体验极差。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，报销数据还得由财务手工录入系统。发票验真、查重等工作也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间，差旅流程优化变得刻不容缓。 -
系统割裂与数据滞后难题
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者还无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，差旅流程优化成为提升管理效率的关键。 -
业务复杂与报销稽核难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，如机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了差旅流程的复杂性，差旅流程优化势在必行。 -
组织架构与流程繁复难题
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性也难以保证，差旅流程优化迫在眉睫。
合思方案：精准出击差旅流程优化
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系统集成：打破数据孤岛
合思在系统集成方面下足了功夫，致力于打破数据孤岛，让动力源告别多系统繁复操作。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这一举措为差旅流程优化奠定了坚实的基础。 -
产品应用：重塑商旅出行流程
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。系统强大的连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率，有力地推动了差旅流程优化。
实施步骤：系统规范推进差旅流程优化
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全面调研分析
合思与动力源紧密合作，首先对动力源现有的系统架构、业务流程、数据情况进行了全面深入的调研和分析。通过详细了解动力源的现状，明确了系统集成和流程优化的具体需求和目标，为差旅流程优化提供了精准的方向。 -
制定方案规划
根据调研结果，合思制定了详细的系统集成方案和产品应用规划。其中包括数据同步的规则和接口、流程改造的步骤和时间节点等。每一个细节都经过精心设计，确保差旅流程优化能够有条不紊地进行。 -
系统开发配置
按照方案，合思进行了系统开发和配置工作。完成了HR系统、BPM系统与合思费控的对接，以及相关功能模块的定制化开发。通过不断的调试和优化，确保新系统能够无缝融入动力源的业务流程，为差旅流程优化提供有力的技术支持。 -
员工培训推广
为了确保新系统能够顺利上线和推广，合思对动力源的员工进行了培训。让员工熟悉新系统的操作和使用方法，提高员工的接受度和使用效率。通过培训，员工能够更好地适应新的差旅流程，进一步推动了差旅流程优化的实施。
显著成果：差旅流程优化成效显著
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操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。这一成果充分体现了差旅流程优化的巨大价值。 -
员工体验提升
在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅出行更加轻松便捷，差旅流程优化真正惠及了每一位员工。 -
财务压力降低
对于财务人员来说，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，差旅流程优化为财务工作带来了质的飞跃。 -
管理决策升级
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，差旅流程优化为企业管理提供了强有力的支持。
客户评价：合思方案获高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的解决方案给予了高度评价，也充分证明了差旅流程优化的成效。
呼吁借鉴：开启差旅流程优化之旅
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨借鉴北京动力源科技股份有限公司的成功经验，选择合思的财务数字化解决方案。让您的企业也能实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。差旅流程优化，从现在开始。点击免费试用，开启您企业的数字化转型新征程！
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