合思档案：引领报销文档管理数字化变革

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025 年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高昂、储存占地大且档案数据难以有效分析利用的困境；财务人员每日面对海量档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还枯燥繁复；业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业在推行数字化的进程中，归档和储存环节仍未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案产品就在这样的背景下应运而生，它的推出具有重大的必要性。

合思档案：财务数智化的领航者

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，在报销文档管理领域展现出强大的实力。

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的报销文档管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。合思档案实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，涵盖业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等各个环节，为企业的报销文档管理提供了一站式的解决方案。

核心功能：铸就报销文档管理利器

• 多源采集：数据汇聚的智慧之门
  多源采集功能支持接口互联与自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。这种灵活的采集方式，确保了企业在报销文档管理中能够全面、准确地收集各类数据。

• 智能制档：数据整合的魔法之术
  智能制档通过规则引擎，实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。此外，还能进行“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为报销文档管理提供了可靠的数据基础。

• 档案管理：精细管控的安全堡垒
  档案管理具备权限管理功能，可精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，确保了报销文档管理的规范性和安全性。

• 档案应用：高效利用的便捷通道
  档案应用可实现多维检索，满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能，大大提高了报销文档管理的效率和便捷性。

优势凸显：对比传统管理的卓越之选

• 成本优势：精打细算的省钱之道
  与传统纸质档案管理方式相比，合思档案在成本方面优势明显。它可 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，降低了纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求。例如，某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，空间成本从每年 143,773 元降至 22,835 元。在报销文档管理中，这些成本的节约能够为企业带来显著的经济效益。

• 效率优势：分秒必争的提速秘诀
  在效率方面，合思档案可 90%提升检索效率，实现 100%自动归档，最大程度减少人工介入。某企业使用后，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，分公司整理验收单耗时从 2323.39 小时/年大幅减少。这种高效的报销文档管理方式，让企业能够更加快速地处理业务，提高整体运营效率。

• 合规优势：政策护航的安心之选
  合思档案符合国家政策要求，实现档案合规不打印，满足电子会计档案全生命周期管理闭环，保证档案数据完整、真实、合规。某企业使用后实现 100%合规性管理。在合规性日益重要的今天，合思档案为企业的报销文档管理提供了可靠的保障。

• 数据处理优势：海量数据的应对之策
  传统的数据管理方式已难以满足海量电子数据的存储与应用需求。合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在报销文档管理中，能够轻松应对大量的数据，确保数据的高效处理和利用。

案例见证：不同企业的成功实践

• 海量单据企业：化繁为简的管理变革
  某年单据量 2.6 亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等报销文档管理痛点。采用合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化等方案。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如凭证总量 14W + ，单据总量 50W + ，某月入库数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。

• 集团型企业：标准统一的管理升级
  某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等报销文档管理问题。采用合思档案单套制管理方案，包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3。

• 传统企业：数据整合的管理突破
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询等。采用合思档案数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 民办教育集团：智能管理的流程优化
  某民办教育集团存在采集、存储、整理、利用等环节的低效报销文档管理问题。采用合思档案数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理方案。形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

未来展望：引领报销文档管理新征程

合思档案为企业解决了内外交困的报销文档管理问题，实现了显著的降本增效。它是闭环全量业财系统的“连接器”，让数据“活起来”，实现企业效益最大化，满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，为合思档案的推广和发展提供了坚实的基础。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案有望在更多企业的报销文档管理中发挥重要作用，助力企业更好地应对数字化时代的挑战，实现可持续发展。合思档案将持续迭代升级，不断提升产品功能和服务质量，以满足企业日益多样化和复杂化的报销文档管理需求，推动企业财务档案管理向更加智能化、高效化、合规化的方向发展。

如果您也想体验合思档案在报销文档管理方面的卓越功能，不妨现在就免费试用，开启企业报销文档管理的数字化新篇章。