在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。一家世界500强旗下的教育服务品牌，通过合思解决方案实现了显著的核心成效，为企业的发展注入了新的活力，同时也为员工出差管理带来了新的思路。
该品牌实现了年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，显著提高了工作效率。通过试点改造，企业财务数据自动化率达到91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅个位数增长，管理效能得到大幅提升。这不仅体现了合思解决方案在财务管理上的卓越能力，也为员工出差管理提供了坚实的财务保障。
客户背景与挑战：复杂系统下的管理困境
该教育服务品牌业务广泛，拥有多个业务和财务系统。然而，这些系统相互独立，数据无法互通，导致结构化数据提取困难重重。在员工出差管理方面，电子发票的打印、查重和验伪工作耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。
实物存档也是企业面临的一大难题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏时有发生，企业面临着合规风险。在员工出差相关的票据、凭证等档案管理上，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，更是费时费力。
实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率低下。这对于员工出差管理中需要快速查阅相关费用凭证等情况来说，极为不便。
解决方案：合思全生命周期电子化管理方案
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研OA以及其他相关系统。自动封装接口多达40种 + ，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可0成本介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多种选择，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等。这使得员工出差过程中产生的各类票据、凭证等能够方便快捷地录入系统。
方案实现了自动归档功能，包含智能组单、四性检测等。其涵盖的会计类档案管理范围广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等。强大的规则引擎可自定义搭建，亿级数据能够实现秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，也为员工出差管理中的费用核算等工作提供了便利。
实施成效与成果：数字化转型的显著飞跃
合思解决方案的实施，加速了企业的数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工在出差管理过程中，能够快速查询相关费用凭证等档案信息，提高了工作效率。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业可以将更多的资源投入到员工出差管理等核心业务中。
财务作业自动化率达到91.6% ，其中合思费控占23.2%，手动凭证占8.4%，其他系统占68.4%。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这将进一步提升员工出差管理的效率和准确性。
客户反馈：高效解决管理难题
该教育服务品牌对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案有效解决了企业财务和档案管理的难题，提高了工作效率，降低了成本，提升了管理效能。在员工出差管理方面，也带来了显著的改善。员工能够更便捷地处理出差费用报销等事宜，企业也能够更好地对出差成本进行控制和管理。
未来合作与展望：持续深化合作提升管理水平
企业预计到2024年财务数据自动化率将超97%。未来，该企业计划与合思继续深化合作，进一步挖掘数据价值，提升财务管理水平，实现企业的可持续发展。在员工出差管理方面，双方也将探索更多的创新模式，为员工提供更优质的出差体验，为企业的发展提供更有力的支持。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项功能。它能帮助企业简化报销流程，提高财务管理效率，在员工出差管理方面也有着出色的表现。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也面临着员工出差管理等方面的难题，不妨选择合思解决方案。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，或者访问网站www.hosecloud.com ，即可免费试用，体验合思带来的便捷与高效。
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