在数字化浪潮席卷的当下，数字阅读行业蓬勃发展，其中一家知名头部数字阅读品牌企业，凭借敏锐的市场洞察力和先进的技术，业务经营数字化程度已然达到较高水平。然而，在企业内部的财务管理领域，数字化的步伐却相对滞后。该企业在员工出差管理等财务工作方面，遭遇了一系列亟待解决的难题。
业务背景现状与痛点：财务困境亟待破局
该企业在财务领域面临着诸多挑战，尤其是在员工出差管理方面，数据整合、成本控制和效率提升等问题尤为突出。
– 数据分散整合难
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂。这使得在员工出差管理相关的费用管控上，数据整合难度极大。不同系统的数据格式和标准不一致，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，企业难以准确掌握出差费用的实际情况。
– 单据处理效率低
每个财务月，企业均需处理500 + 张与员工出差相关的单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。他们花费大量时间在简单的粘贴和整理工作上，无暇顾及更具价值的财务分析和决策支持工作。
– 成本浪费问题大
全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这在员工出差管理过程中造成了每月大量的纸张浪费。同时，打印、存储等环节也增加了企业的成本支出。
– 档案管理难度高
票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。在员工出差相关业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，这不仅效率低下，而且无法适应企业快速扩张的需求。
合思解决方案：打造“消费 – 入账 – 归档”闭环
合思针对该企业的财务难题，提供了“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。
– 确保财务准确性
合思的解决方案确保了财务数据的准确性，能够通过审计，符合上市要求。在员工出差管理方面，从消费环节开始，就对每一笔费用进行精准记录和管理，避免了数据错误和漏洞。
– 提高财务及时性
结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计达到T + 5。这意味着企业能够更快地完成财务结算，及时掌握财务状况，为决策提供更及时的数据支持。在员工出差费用结算方面，能够更快地完成报销和入账流程，提高员工的满意度。
实施过程与步骤：数字化渗入日常办公
合思的解决方案实施步骤具有创新性和实用性，能够让员工出差管理更加便捷高效。
– 覆盖消费场景
合思通过灵活覆盖因公消费全场景，让员工无需垫资、无需报销。在员工出差管理中，员工在出差过程中的各类消费，如机票、酒店、餐饮等，都可以通过合思的平台直接进行处理，费用业务数字化渗入日常办公。
– 保障费用合规
利用发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。在员工出差报销环节，系统能够自动识别和验证发票的真伪，避免了虚假发票的问题。同时，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。
取得的成果与效益：多维度提升企业价值
该企业在实施合思的解决方案后，在员工出差管理等方面取得了显著的成果和效益。
– 增效显著
– 实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在员工出差费用支付方面，财务人员可以通过系统实时了解付款情况，提高了工作效率。
– 提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。在员工出差相关档案管理方面，系统实现了自动化整理，大大节省了时间和精力。
– 形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率。员工出差相关的档案可以通过数字档案室进行快速查阅，方便了业务部门的工作。
– 通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。在需要查阅实物档案时，能够快速定位，避免了在大量纸质档案中寻找的麻烦。
– 降本明显
– 减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。通过合思的费用管控功能，企业能够对员工出差费用进行严格控制，避免了预算超支的问题。
– 减少手工记账、人工整理档案的人力成本。在员工出差管理中，系统自动化处理了大部分的财务工作，减少了人工干预，降低了人力成本。
– 减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。数字化管理避免了大量纸质凭证的打印和存储，节约了纸张和相关成本。
– 减少财务档案空间占用，节约空间成本。数字档案室的建立，减少了对物理存储空间的需求，降低了企业的存储成本。
– 合规保障
– 发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规。在员工出差报销环节，系统对发票的严格验证，确保了费用的合规性。
– 审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在员工出差借款和核销过程中，系统的透明化管理避免了违规操作。
– 保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。在员工出差相关档案管理方面，系统确保了档案的安全性和完整性。
– 高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业在员工出差管理的档案工作中，能够严格遵守法律法规。
– 先进模式
– 灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。在员工出差管理中，这种模式提高了员工的满意度和工作效率。
– 费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。合思的解决方案充分考虑了员工的需求，让员工能够更加便捷地处理出差费用相关事宜。
– 紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。在员工出差管理的档案管理方面，数字化模式符合环保要求。
– 实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在员工出差管理的整个流程中，都实现了数字化管理，提升了企业的整体运营效率。
该客户评价与反馈：满意度见证实力
引入合思产品后，该企业在员工出差管理等方面降低了差旅成本和档案管理成本。企业对合思的解决方案表示满意，认为合思的产品和服务为企业的财务数字化转型提供了有力支持，有效解决了企业在员工出差管理等财务工作中面临的难题。
该企业的成功案例为其他企业在员工出差管理和财务数字化转型方面提供了宝贵的参考。合思拥有敏捷的财务收支管理平台，功能强大，能为企业提供定制化服务。无论企业规模大小，行业如何，都可以根据自身需求，借助合思的解决方案实现财务数字化转型。
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