在差旅数字化趋势的浪潮席卷之下，企业的运营管理模式正经历着前所未有的变革。今天，我们将聚焦一家世界 500 强旗下的教育服务品牌企业，深入了解其在差旅数字化趋势背景下，财务数字化转型所面临的挑战，以及如何通过合思的解决方案成功突围。
客户画像：数字化浪潮中的迷茫者
这是一家在教育领域颇具影响力的企业，作为世界 500 强旗下的教育服务品牌，其业务版图不断拓展。然而，在差旅数字化趋势的大环境下，企业的财务数字化进程却遭遇了重重困境。
企业内部业务、财务系统繁多，这些系统相互独立，宛如一座座孤岛，数据无法互通。结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。实物存档更是让企业头疼不已，大量的档案资料占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一步都费时费力。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
业务剖析：痛点背后的深层危机
系统孤岛困境
在差旅数字化趋势下，企业的业务、财务系统相互独立的问题愈发凸显。各系统之间缺乏有效的数据流通，使得结构化数据的提取如同在迷宫中寻找宝藏，困难重重。电子发票的处理流程繁琐，从打印到查重、验伪，每一个环节都需要耗费大量的人力和时间，而且还不符合当下环保的理念。
实物存档难题
实物档案的管理成为企业的一大负担。大量的档案资料需要专门的物理空间进行存放，这无疑增加了企业的运营成本。同时，档案管理人员的配备也需要一定的费用支出。然而，即便投入了大量的资源，档案损坏的情况仍然难以避免，这给企业带来了潜在的合规风险。
操作流程繁琐
不断重复的纸质档案录入操作，让财务人员陷入了机械劳动的漩涡。长时间的录入工作不仅容易导致疲劳，还增加了出错的概率。发票、外部附件等的装订要求严格，每一个细节都需要精心处理，这进一步耗费了大量的时间和精力。
档案利用低效
实物凭证与业务的分散，使得档案的查找变得异常困难。无法实现智能搜索和准确查找，让财务人员在需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间在众多的档案资料中寻找。而且，档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，这大大降低了档案资产的利用率。
合思方案：精准把脉的数字化良方
全生命周期管理
合思为该企业量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA 以及其他相关系统。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接企业的异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
多样传输方式
接口传输方式丰富多样，包括影像支撑、外部设备扫描和人工上传等。企业可以根据自身的实际情况选择合适的传输方式，确保数据能够准确、及时地传输到系统中。
自动归档功能
方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁和权限监控等。这些功能相互协作，形成了一个完整的档案管理体系，实现了档案管理的自动化和智能化。
全面档案覆盖
会计类档案管理范围全面，不仅涵盖了企业内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。这确保了企业的所有会计档案都能够得到有效的管理和保护。
实施步骤：步步为营的转型之路
数据采集阶段
合思通过自动封装接口广泛连接企业的异构系统，将各类档案数据进行采集。在差旅数字化趋势的推动下，这一过程实现了数据的高效整合，打破了系统之间的壁垒。
数据传输阶段
利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将采集到的数据传输到系统中。多样的传输方式确保了数据的准确性和及时性，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。
自动归档阶段
系统接收到数据后，进行智能组单和四性检测，完成档案的自动归档。这一过程实现了档案管理的自动化，大大提高了工作效率，减少了人为错误的发生。
全面管理阶段
对会计类档案进行全面管理，包括内部和外部的各类档案。通过建立完善的档案管理体系，确保档案的安全、完整和可追溯性。
显著成果：转型后的华丽蜕变
线上单套制管理
实施解决方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在差旅数字化趋势的影响下，这种线上管理模式更加适应企业的发展需求。
高效查询借阅
档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。财务人员可以随时随地通过系统查询和借阅所需的档案资料，大大节省了时间和精力。
管理效能提升
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这充分体现了合思解决方案的有效性和先进性。
成本节约显著
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案存放和管理投入过多的资源，降低了运营成本。
客户评价：认可与期待
企业财务相关负责人表示，合思的解决方案有效管理了大量数据，提升了财务管理效率，降低了成本。他们有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这充分表明了客户对合思解决方案的高度认可和信任。
行动号召：携手合思共赴数字化未来
在差旅数字化趋势的大背景下，这家世界 500 强旗下教育服务品牌企业的成功转型为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。目前，合思已经服务了 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人，帮助他们实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想在差旅数字化趋势中抢占先机，实现财务数字化转型，不妨拨打 400 – 105 – 6505 咨询合思的解决方案，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息。现在，合思还为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思解决方案的魅力。
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