在当今数字化浪潮席卷的时代，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及容易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。在差旅数字化趋势下，企业需要寻找有效的解决方案来应对这些挑战，同时抓住数字化转型带来的机遇。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地洞察到了企业在这一趋势下面临的挑战和机遇。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其敏捷的财务收支管理平台，旨在帮助企业挖掘更多净利润，为企业在差旅数字化趋势下的财务数字化转型提供有力支持。
数字阅读巨头的困境突围
某知名头部数字阅读品牌，在行业内占据着重要地位。然而，在差旅数字化趋势的大环境下，该企业却面临着诸多挑战和痛点。
该品牌的数据分散在内部多个系统中，业务流程出现断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在差旅费用管理方面，缺乏有效的数据整合和管控机制，使得企业难以准确掌握差旅成本，无法进行合理的预算规划。
每个财务月，该企业均需处理单据量达 500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极为低下。在差旅报销环节，大量的纸质单据处理不仅耗费了财务人员的大量时间和精力，还容易出现错误，影响报销效率。
全业务数据均需打印成纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，这造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，这显然无法适应企业快速扩张的需求。在差旅档案管理方面，纸质档案的管理方式不仅成本高、效率低，还存在信息安全隐患。
合思量身定制解决方案
面对该知名数字阅读品牌的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，能够顺利通过审计，符合上市要求。在差旅数字化趋势下，这一解决方案为企业的财务管理提供了坚实的保障，使得企业能够更加规范、透明地进行财务管理。
通过合思的解决方案，企业的财务及时性得到了显著提升。结账时间从原来的 T + 15，提升到了 T + 7，年底预计能够达到 T + 5。这意味着企业能够更快地获取财务数据，及时做出决策，提高企业的运营效率。在差旅费用核算方面，及时的结账时间能够让企业更加准确地掌握差旅成本，为预算管理提供有力支持。
发票 OCR 识别验真功能，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。在差旅报销过程中，这一功能能够自动识别发票的真伪，避免虚假报销，同时清晰的审批流程能够确保每一笔费用都经过合理的审批，提高了费用管理的透明度和合规性。
合思的解决方案保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在差旅档案管理方面，原生性存储能够确保档案的完整性和真实性，避免了档案丢失和篡改的风险，同时也符合国家相关法规的要求。
成效显著开启新篇
该知名数字阅读品牌应用合思的解决方案后，取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。这使得财务工作更加高效，减少了沟通成本和时间成本。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在差旅档案管理方面，数字化的档案管理方式使得档案的调阅和查找更加便捷，提高了工作效率。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。通过对差旅费用的有效管控，企业能够更加合理地安排差旅预算，避免不必要的费用支出。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在差旅成本控制方面，这些措施能够有效降低企业的差旅成本，提高企业的经济效益。
在合规方面，发票 OCR 识别验真有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视有效管理员工借款与核销，保证财务档案原生性存储规避电子化时代档案管理风险，高度贴合最新档案法及财务档案管理办法要求。在差旅数字化趋势下，合规经营是企业发展的重要保障，合思的解决方案为企业提供了全方位的合规支持。
在先进方面，合思的解决方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在差旅管理方面，这一解决方案为企业提供了更加便捷、高效、环保的差旅管理模式。
合思引领未来征程
合思通过无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务数字化转型中的诸多难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在差旅数字化趋势下，合思的解决方案为企业提供了一条可行的数字化转型之路。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，合思将推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
在差旅数字化趋势不断发展的今天，越来越多的企业意识到数字化转型的重要性。合思作为行业的领先者，愿意与更多企业携手共进，一起拥抱数字化转型升级，实现财务管理全面提升。
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