在数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有助于优化管理流程，打破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一发展趋势，及时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践和丰富案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。
传统档案管理痛点大揭秘
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，这些痛点严重制约了企业的发展，转型迫在眉睫。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本居高不下。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着一系列问题。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月。而且，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，这使得财务管理效率低下。
云南菜品牌连锁经营也深受传统档案管理之苦。纸质档案打印成本高、存储成本高，资料查找困难。多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，流程繁琐。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案。在进行稽查时，仍以纸质档案管理为主，需要人工逐一翻查，效率极低。
合思档案系统解决策略
面对企业在传统财务档案管理中遇到的种种问题，合思档案提出了一套系统性、全面性的解决策略。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打通了电子凭证会计处理全流程各环节。通过多系统数据互联，打破了数据孤岛，实现了档案数据的智能化管理。以业务为核心搭建证据链条，实现了业财一体双向穿透，大大提高了工作效率和准确性。
合思档案核心模块剖析
合思档案的功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等。档案服务则有辅助审计、项目管理、统计分析等。
业务层涉及内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等，核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。这些档案管理系统功能，充分体现了合思档案的专业性和创新性。
合思档案竞争优势凸显
与其他解决方案相比，合思档案具有显著的竞争优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的资金和技术支持。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务网络广泛。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。提供全流程合规化、自动化、数字化的服务，满足企业在电子凭证管理和财务档案管理方面的合规要求。这些优势使得合思档案在众多档案管理系统功能中脱颖而出。
合思档案成功案例展示
合思档案在多个不同行业都取得了显著的应用效果，展现了其广泛的适用性。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
合思服务保障体系护航
合思在服务方面建立了完善的保障体系，让客户能够放心选择。
秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，能够不断进行技术创新和产品优化。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户需求，提供本地化服务。
为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，满足客户多样化的需求。提供全流程的服务，从档案采集、制档、管理到利用，都有专业的团队和技术支持。
合思档案未来展望
合思档案在推动企业财务数智化转型中发挥着重要作用。它能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将在更多企业中得到应用，推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面的形成。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和优化产品与服务，为企业提供更优质的财务数智化解决方案。《电子会计档案实践案例集》也将进一步推动我国电子凭证数字化转型，为企业提供参考和借鉴，助力企业实现财务数智化转型。
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