在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的领军企业，在财务数字化转型的道路上积极探索。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年入选北京市专精特新“小巨人”企业。而合思，凭借其卓越的解决方案，助力动力源实现了财务数字化转型的重大突破，其中会计档案文档管理也在这一过程中得到了有效优化。
动力源的困境：财务数字化转型之殇
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，转型之路并非一帆风顺。随着业务的不断发展，一系列问题逐渐浮现。
首先，整体流程复杂，系统壁垒高。多系统操作体验差，员工申请单需在各系统间频繁切换提交，极大地降低了工作效率。同时，报销数据需财务手工录入，发票验真等工作也依靠手工进行，这不仅增加了工作负担，还难以避免假票等情况的出现，会计档案文档管理的准确性和规范性也受到了影响。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计。这使得企业难以实时掌握财务状况，会计档案文档管理也缺乏有效的数据支持。
再者，业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，进一步增加了管理的难度，会计档案文档管理的复杂度也随之提升。
合思方案：点亮动力源转型之光
面对动力源的困境，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，有效解决了会计档案文档管理中的诸多问题。
– 系统集成：数据互通的桥梁
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为会计档案文档管理提供了准确、及时的数据来源。各系统之间的数据能够顺畅流通，避免了数据的分散和滞后，使得会计档案文档的记录更加完整和准确。
– 无需报销模式：消费与报销的革新
合思的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作不仅简化了报销流程，提高了工作效率，还减少了人为错误，提升了会计档案文档管理的质量。
– 强大连接能力：打破数据流转壁垒
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这使得业务数据能够跨系统同步应用，待审批信息自动同步各部门负责人。系统连接能力的增强，打破了数据流转的壁垒，为会计档案文档管理提供了更加便捷的信息获取和处理方式。
实施步骤：稳步推进转型之路
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程，确保了动力源能够顺利适应新的财务数字化模式，同时也保障了会计档案文档管理的有序过渡。
– 数据同步先行
首先进行系统集成的相关数据同步工作，将HR系统和BPM系统的数据与合思费控进行同步。这一步骤是整个实施过程的基础，为后续的流程优化和业务协同提供了准确的数据支持。通过数据同步，会计档案文档管理能够获取到全面、准确的业务信息，为财务管理提供了坚实的基础。
– 模式落地跟进
逐步推进无需报销模式在动力源的落地。在这个过程中，让员工逐渐适应新的消费和报销流程。合思提供了详细的培训和指导，帮助员工熟悉新系统的操作，确保新流程的顺利实施。随着无需报销模式的推广，会计档案文档管理的流程也得到了进一步优化，减少了人工干预，提高了管理效率。
– 系统连接优化
不断优化系统连接，确保第三方系统与合思费控的顺畅对接和数据同步。通过持续的优化和调整，保证了整个财务数字化系统的稳定性和可靠性。在系统连接优化的过程中，会计档案文档管理能够更好地与其他业务系统进行协同，实现信息的实时共享和交互。
显著成果：转型带来的效益飞跃
合思解决方案的实施，为动力源带来了显著的成果和效益，会计档案文档管理也得到了极大的改善。
– 操作体验革新
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%。这使得员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作的积极性和满意度。同时，会计档案文档管理的流程更加高效，能够及时准确地记录和处理报销信息。
– 成本节约显著
会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。财务人员从繁琐的手工录入和审核工作中解放出来，能够将更多的精力放在财务分析和决策支持上。会计档案文档管理也实现了自动化和智能化，减少了人力成本和错误率。
– 流程简化高效
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短填报时间，简化报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的报销体验，还降低了企业的费用支出。会计档案文档管理的流程更加简洁明了，便于查询和管理。
– 费控合规升级
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量精力，可以做更有价值的工作。会计档案文档管理也更加规范和严谨，符合企业的财务管理要求。
动力源反馈：携手共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可和信任。
在当前经济环境下，越来越多的企业需要进行财务数字化转型，以提升竞争力和管理效率。会计档案文档管理作为财务管理的重要组成部分，也需要借助先进的技术和解决方案来实现优化和升级。合思凭借其专业的解决方案和优质的服务，已经帮助动力源取得了显著的成果。
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