在当今财务数智化的浪潮中，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票以来，我国电子凭证改革正式驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它不仅能优化管理流程，还能降低单位运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正达成数字化目标。在这样的背景下，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，一款卓越的电子发票管理的系统。
传统会计档案管理痛点剖析
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归档难题：时间与精力的双重消耗
在传统会计档案管理模式下，企业面临诸多棘手问题。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。这一过程不仅繁琐，而且档案遗失的情况也难以避免。每一次的核对和查找，都像是在茫茫大海中寻找一颗针，极大地消耗了财务人员的时间和精力。这种电子发票管理的系统缺失，让归档工作变得异常艰难。 -
查找困境：空间与时间的双重限制
纸质档案受限于时间和空间，查找起来极为不便。当需要调阅某份档案时，工作人员往往需要在堆积如山的文件中逐一查找，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于企业的决策和运营来说，无疑是一种巨大的阻碍。在急需相关档案信息时，却无法及时获取，可能会导致决策延误，影响企业的发展。 -
成本之殇：人力与空间的双重压力
大量纸质档案的管理对空间和人力提出了巨大要求。企业需要专门的库房来存放这些档案，同时还需要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还浪费了大量的资源。高新兴科技集团就是一个典型的例子，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了库房人员的大量管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。电子发票管理的系统缺失，使得企业在档案管理上投入了过多的成本。 -
合规隐患：数据安全与保存的双重挑战
纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代管理要求。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。这不仅会给企业带来法律风险，还可能影响企业的信誉和形象。
合思档案：全方位解决方案
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低开发成本：无缝对接异构系统
合思档案作为一款先进的电子发票管理的系统，具有低开发成本的显著优势。它能够对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据，轻松连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这意味着企业无需进行大规模的系统改造，就可以实现档案数据的高效采集和管理，大大降低了企业的信息化建设成本。 -
自动制档：释放财务人员精力
合思档案能够实现凭证数据的自动匹配组装，通过业务检测保障证据链完整。档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这一功能极大地减轻了财务人员的工作负担，让他们从繁琐的重复性工作中解脱出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。 -
全场景数字化利用：打破系统壁垒
合思档案打破了传统档案管理需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。用户只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景数字化利用。这不仅提高了档案利用的效率，还为企业的业务协同和决策提供了更加全面、准确的信息支持。
合思档案核心功能与优势展现
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全流程合规化：保障企业合法运营
合思档案具有全流程合规化的特点，从档案采集、制档到管理和利用，每一个环节都严格遵循相关法规和标准。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；档案制档方面，实现智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；档案管理方面，具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；档案利用方面，提供多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。这种全面的合规化管理，为企业的合法运营提供了有力保障。 -
自动化与数字化：提升管理效率
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这些数据充分证明了合思档案在提升管理效率和降低成本方面的显著优势。
合思档案应用场景与案例分享
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金牌橱柜：打破数据孤岛实现降本增效
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，实现了统一存储，打破了数据孤岛。该系统整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一储存、统一标准、统一管理。同时，搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享和一站式查阅功能，让档案查阅变得便捷高效。此外，海量银行回单自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。方案实施后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。 -
海亮教育：提升效率节约成本
海亮教育科技服务集团采用合思档案的解决方案，档案数据来源包括电子档案和实物档案数字化副本。该系统实现了自动归档，根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。提供的自助OA功能，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。集成金蝶EAS，支持企业的日常运营和管理活动。对原有的纸质档案进行数字化处理后，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
在当前财务数智化的大趋势下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其推出的合思档案电子发票管理的系统具有极高的应用价值和丰富的实践案例。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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