在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化，是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵经验。在合同与发票管理方面，合思档案也展现出了强大的优势，为企业提供了高效、合规的解决方案。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。然而，在企业蓬勃发展的背后，传统的会计档案管理模式却成了制约其进一步发展的瓶颈，尤其是在合同与发票管理方面，存在着诸多痛点。
在整理环节，会计档案犹如散落的珍珠，分散在各个系统之中。合同、发票等档案数据难以有效利用，会计人员不得不逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这种繁琐的操作流程不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现人为错误，影响档案管理的准确性和效率。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种分段保管的方式增加了档案管理的复杂性和风险，容易导致档案的丢失或损坏。
在存储环节，企业设立了独立的档案室来存放纸质档案。在管理利用方面，依然以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，工作效率低下，难以满足企业快速发展的需求。在合同与发票管理上，纸质档案的管理方式也使得查找和核对相关信息变得困难重重。
合思档案：全方位解决方案破难题
面对金牌橱柜在会计档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为金牌橱柜量身定制了一套完善的解决方案，在合同与发票管理方面也实现了质的飞跃。
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统一存储打破数据孤岛
合思档案打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等“四证”进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。通过建立一个集中的档案数据库，企业可以将所有的合同与发票信息进行集中管理，避免了数据的分散和重复，提高了数据的准确性和可用性。无论是合同的签订日期、金额，还是发票的开具时间、税率等信息，都可以在一个平台上轻松查询和管理。 -
完整业务证据链实现业财一体
合思档案搭建了会计资料之间的紧密关系，实现了以业务为核心的证据链条，真正做到了业财一体双向穿透。在合同与发票管理方面，通过将合同信息与发票信息进行关联，企业可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，确保合同的执行情况与发票的开具情况一致。同时，通过业务证据链的完整呈现，企业可以更好地进行财务分析和决策，提高财务管理的效率和水平。 -
数据共享一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。用户可以通过简单的操作，快速定位到所需的合同与发票信息，无需在多个系统和纸质档案中反复查找。这种便捷高效的查阅方式大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。 -
银行回单无纸化助力降本增效
在合同与发票管理的过程中，银行回单的处理是一个重要的环节。合思档案实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。通过与银行系统的对接，企业可以实时获取银行回单信息，并自动将其与相关的合同和发票进行匹配，减少了人工操作的误差和工作量。同时，无纸化管理也降低了企业的运营成本，提高了企业的经济效益。
金牌橱柜：应用合思档案成效显著
在引入合思档案后，金牌橱柜在会计档案管理方面取得了显著的成效，合同与发票管理也得到了极大的改善。
在效率提升方面，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着员工可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了工作效率和企业的整体运营效率。在合同与发票管理中，快速的匹配和查询功能使得企业能够及时处理业务，避免了因信息查找不及时而导致的延误。
在成本节约方面，预估每年可节省总体成本30万以上。通过无纸化管理，企业减少了纸张、印刷、存储等方面的成本，同时也降低了人工成本。在合同与发票管理中，无纸化的处理方式不仅减少了纸张的使用，还提高了信息传递的效率，降低了沟通成本。
在合规性方面，档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保了档案管理的规范性和合法性。在合同与发票管理中，系统对合同的签订、发票的开具和使用等环节进行了严格的监控和管理，避免了违规行为的发生。
通过多系统数据互联，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。在合同与发票管理中，系统可以自动对合同和发票信息进行分析和预警，帮助企业及时发现潜在的风险和问题，为企业的决策提供有力支持。
合思档案：引领电子会计档案未来发展
合思档案通过自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作。档案利用变得便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。在合同与发票管理方面，合思档案的自动化功能使得合同的审批、发票的报销等流程更加顺畅，提高了管理的效率和透明度。
随着电子凭证数字化转型的加速，电子会计档案将在企业财务数智化中发挥越来越重要的作用。合思作为领先的财务数智化服务提供商，将继续秉承创新精神，为企业提供优质的电子会计档案解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在合同与发票管理领域，合思也将不断探索和创新，为企业提供更加完善的解决方案。
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