合思档案：引领会计档案归档新时代

在数字化浪潮风起云涌的当下，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。据相关规划，2025年数电票将实现全覆盖。这一变革如同一把双刃剑，在为企业带来便捷的同时，也让企业的会计档案归档工作直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这对企业的信息化建设提出了更高要求，不少企业在这方面亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业在会计档案归档管理方面可谓痛点重重。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅要花费大量资金用于纸质凭证输出耗材，还要为档案室和档案柜等存储空间投入不菲的费用。而且，纸质档案储存占地大，数据难以分析利用，犹如一座难以挖掘的“数据孤岛”。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗费时间的困境，手动匹配核对工作枯燥繁复，如同在茫茫数据海洋中“捞针”。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐耗费时间，报销体验不佳。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，难以确保企业会计档案归档管理合规。

合思档案：企业会计档案归档的智慧之钥

面对企业会计档案归档管理的诸多痛点，合思档案应运而生，成为解决问题的一剂良方。合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让会计档案归档工作变得轻松高效。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点。它实现了电子档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，仿佛为企业的会计档案归档工作打造了一个智能化的“流水线”。

其拥有的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，如同给企业配备了一个“超级数据大脑”。档案扩展解决方案，可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。费控系统连接税务系统、OA系统、资金系统等多个系统，业务系统具备共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案等。合思档案的数电票解决方案为企业提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案，助力企业合规高效应用会计数据标准，为会计档案归档工作提供了全方位的支持。

合思档案功能模块：精细打造会计档案归档链条

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案的多源采集功能为会计档案归档提供了丰富的数据来源。它支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它还支持手动采集，自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，确保各类会计资料都能被有效采集，为会计档案归档奠定坚实基础。

• 智能制档：高效关联的智能引擎
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。同时，它具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化的功能，让会计档案归档工作更加清晰透明。通过字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了会计档案归档的效率和质量。

• 档案管理：精准管控的安全堡垒
  档案管理功能在合思档案中起着至关重要的作用。权限管理方面，它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义，确保会计档案数据的安全性和保密性。档案目录支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为会计档案归档提供了精准、规范的管理方式。

• 档案应用：多维利用的价值挖掘
  档案应用功能让合思档案的会计档案归档成果得到充分利用。多维检索功能满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。多场景档案应用包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等，让会计档案归档后的价值得到最大化发挥。

合思档案核心亮点：为企业会计档案归档赋能

• 显著降本增效：资金与时间的双重节约
  合思档案在会计档案归档方面具有显著的降本增效优势。它可节约70%纸张成本、75%整理成本，提升90%检索效率，实现100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印，让企业更有效的“收紧钱袋子”。企业无需再为大量的纸质档案存储和整理耗费巨额资金和时间，能够将更多的资源投入到核心业务发展中。

• 连接全量业财系统：拉通业财税档全链路
  电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。它将各个业务系统和财务系统紧密连接起来，让数据在不同系统之间流畅流转，实现了会计档案归档与企业整体业务的深度融合，为企业的财务管理提供了更全面、准确的支持。

• 让数据“活起来”：实现数据价值升华
  合思档案让会计档案归档后的数据真正“活起来”。它能够帮助企业真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为企业决策提供支持。通过对档案数据的深入分析和挖掘，企业可以发现潜在的业务机会和风险，做出更加科学合理的决策，提升企业的竞争力。

• 资源重组：实现企业效益最大化
  合思档案实现了企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过对会计档案归档相关资源的重组，企业能够优化业务流程，提高工作效率，实现企业效益最大化。各个部门之间的协作更加顺畅，信息共享更加及时，为企业的发展注入了强大动力。

合思档案：为不同角色带来会计档案归档价值

• CEO/高管：决策数智化的有力支撑
  对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能够帮助企业打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。通过合思档案，CEO/高管可以更加全面、准确地了解企业的财务状况，做出更加明智的决策。

• 归档员/财务：工作效率与质量的双重提升
  对于归档员/财务人员来说，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成会计档案归档工作，提高档案利用效率。他们无需再花费大量时间和精力进行繁琐的手工整理和核对工作，能够将更多的精力放在更有价值的财务分析和管理工作上。

• 外部审计：高效便捷的审计体验
  对于外部审计人员，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这大大提高了审计工作的效率和便捷性，减少了审计成本和时间，为企业和审计机构之间的合作提供了更加良好的环境。

合思档案典型使用场景：会计档案归档的实战舞台

• 报销业务场景：保障财务合规的防线
  在报销业务场景中，合思档案可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联规则梳理，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。它让报销业务的会计档案归档更加规范、准确，有效避免了财务风险。

• 档案查阅场景：快速精准的信息获取
  在档案查阅场景中，合思档案支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。无论是企业内部人员还是外部审计人员，都能通过合思档案快速准确地获取所需的会计档案信息。

• 数电票管理场景：全流程自动化的解决方案
  在数电票管理场景中，合思档案提供数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，实现数电票全流程闭环管理。它解决了数电票在会计档案归档过程中的诸多难题，确保了数电票管理的合规性和高效性。

• 实物档案管理场景：创新便捷的管理模式
  在实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。它将实物档案与电子档案进行有效结合，提高了实物档案的管理效率和利用价值。

合思档案成功案例：会计档案归档的实力见证

• 某企业：业财一体的成功转型
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本等。

• 某集团型企业：标准化落地的典范
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，取得了实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保积极响应政策等成效，如共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年等。

• 某企业：数据整合与风险管控
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案，取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等成效，如打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，一站式查阅便捷高效，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%等。

• 某教育集团企业：流程简化与效率提升
  某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、电子发票打印查重验伪耗时费力，存储环节实物存档占用空间、受环境因素影响易损坏，整理环节财务账表归档装订复杂、手动操作耗时长易出错，利用环节实物凭证与业务分散、无法智能搜索准确查找、档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理，取得了以电子会计档案为核心形成多向网状管理结构、简化会计管理流程、提高工作效率、档案多维穿透查询、以电子借阅为主简便高效等成效。

合思档案市场定位与差异化优势：会计档案归档的行业领先者

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，荣获福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。这充分证明了合思在行业内的领先地位和强大实力。

合思档案拥有广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，合思档案是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。这些优势让合思档案在会计档案归档市场中脱颖而出。

在数电票全面覆盖和企业数字化转型加速的大背景下，合思档案无疑是企业会计档案归档的最佳选择。它能帮助企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。未来，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。

企业应抓住机遇，选择合思档案，告别传统低效的档案管理方式，提升企业的管理效率和竞争力，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案带来的便捷会计档案归档服务，不妨点击免费试用，开启企业会计档案管理的新时代。