在数字化浪潮席卷而来的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开启了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广使用。这些举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，长期困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题即将得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到行业发展趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的智能化财务系统——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的经验。
企业档案管理痛点剖析
在传统的电子会计档案管理模式下，企业面临着诸多痛点，市场对更高效的管理解决方案需求迫切。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为耗时，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。此外，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业日益增长的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着档案管理的难题。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月。更糟糕的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，导致企业在财务管理上效率低下。
云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，这不仅耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，而且电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。同时，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统中，档案数据难以利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。财务临时保管1年后移交综合档案管理，独立档案室存放纸质档案，每年提供实物稽查时，还需要人工逐一翻查，极大地消耗了人力和时间成本。
合思档案整体解决策略
合思档案作为一款智能化财务系统，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，优化了管理流程，成功突破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。这一创新模式有效降低了单位的运行成本及资源消耗，实现了数字化和绿色化的协同转型，为企业提供了更加高效、环保的财务管理解决方案。
合思档案核心模块揭秘
合思档案的功能蓝图犹如一座精密的大厦，为企业的电子会计档案管理提供了全方位的支持。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析。通过智能采集利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），确保档案信息的准确、高效采集。
档案制档环节实现了智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。通过先进的技术手段，保证档案的完整性和准确性，为企业的财务管理提供可靠的依据。
档案管理具备精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求。通过严格的权限管理和规范的档案目录设置，确保档案数据的安全和合规性。
档案利用可实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。企业可以根据自身需求，快速、准确地查找和利用档案信息，提高工作效率。
合思档案竞争优势凸显
与其他方案相比，合思档案作为智能化财务系统具有显著的竞争优势。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供有力支持。
合思档案成功案例展示
众多企业在使用合思档案这一智能化财务系统后，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司采用合思档案方案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
合思服务体系保障有力
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务保障。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，提升产品的性能和功能。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，确保能够及时响应客户的需求，为客户提供优质的服务。
合思档案成果与未来展望
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思的智能化财务系统——合思档案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
《电子会计档案实践案例集》的发布，有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。在未来，合思将继续秉持创新精神，不断优化和完善合思档案，为企业提供更加优质的智能化财务系统解决方案。
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