合思档案：企业财务档案管理的数字化利器

在当今数字化浪潮中，数电票的发展如汹涌波涛，正以不可阻挡之势改变着企业的财务管理格局。2025 年数电票全覆盖的目标已清晰可见，全国 36 个省市区也已实现数电票试点全覆盖。这一趋势虽带来了便利与效率，但也让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，旗下的合思档案正是这样一款领先的单套制电子会计档案管理平台。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，无论是节约纸张成本、整理成本，还是提升检索效率、保障管理合规性，合思档案都能大显身手。

企业财务档案管理痛点剖析

• 成本高企：管理重担压身
  企业高管在纸质档案管理上常常面临巨大的成本压力。纸质档案不仅储存占地，而且档案数据未汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员更是要处理大量档案数据，整理工作耗费大量时间，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。业务人员出差、招待后报销纸质票据流程繁琐，需留存再上交，耗费时间。企业存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。这些成本如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。

• 效率低下：流程繁琐掣肘
  传统的财务档案管理流程如同一条缓慢而复杂的生产线。财务人员在面对海量的档案数据时，就像在茫茫大海中寻找针一样困难。手动匹配、核对确认等工作不仅耗费大量时间，而且容易出错。业务人员在报销时，需要花费大量时间留存和上交纸质票据，这不仅降低了工作效率，也影响了员工的工作体验。在当今快节奏的商业环境中，这种低效的管理方式显然无法满足企业的发展需求。

• 合规风险：管理隐患重重
  随着国家对企业财务管理的要求越来越严格，电子会计凭证的合规管理成为企业必须面对的问题。如果企业没有有效的管理手段，电子会计凭证文件可能会面临丢失、损坏等风险，从而导致企业面临合规风险。此外，不可抗力因素如火灾、水灾等也可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大的损失。因此，如何保障财务档案的合规性和安全性，是企业亟待解决的问题。

合思档案：整体解决方案揭秘

• 广泛连接：数据采集无忧
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。它具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。无论是企业内部的财务系统，还是外部的业务系统，合思档案都能轻松连接，确保数据的准确采集和整合。

• 规则匹配：自动归档高效
  合思档案拥有强大的规则匹配能力，可最大程度减少人工介入，实现 100%自动归档，完成自动组装、归档。通过预置的规则引擎，合思档案能够自动识别和匹配各类档案数据，将零散的档案数据进行自动组装和归档，大大提高了档案管理的效率。同时，自动归档也减少了人工操作带来的错误和风险，保障了档案数据的准确性和完整性。

• 合规管理：政策要求契合
  合思档案是符合国家政策要求的档案系统，能进行电子会计档案合规性管理，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在国家对电子会计档案管理要求日益严格的背景下，合思档案能够帮助企业确保档案管理的合规性，避免因违规而带来的风险。同时，稳定的迭代能力也保证了合思档案能够及时适应政策和市场的变化，为企业提供持续的支持和保障。

合思档案核心模块详解

• 大数据解决方案：海量数据秒处理
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在当今数字化时代，企业面临着海量的数据挑战。合思档案的大数据解决方案能够帮助企业快速处理和分析这些数据，挖掘数据背后的价值。通过秒级查询功能，企业能够快速获取所需的档案数据，提高决策效率。

• 档案扩展解决方案：自定义管理随心
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。每个企业的档案管理需求都不尽相同，合思档案的档案扩展解决方案能够满足企业的个性化需求。企业可以根据自身的业务特点和管理需求，自定义档案类型和目录，实现全流程的扩展管理。

• 证据链完整性解决方案：财务合规有保障
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。在企业的财务管理中，证据链的完整性至关重要。合思档案的证据链完整性解决方案能够帮助企业确保档案数据的业务关联和完整性，为财务合规提供有力保障。

• 数电票解决方案：全流程自动化
  数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，支持 9 类电子凭证相关操作，实现全流程闭环管理。随着数电票的普及，企业需要一套高效的解决方案来管理数电票。合思档案的数电票解决方案能够帮助企业实现数电票的全流程自动化管理，提高工作效率，降低管理成本。

合思档案竞争优势凸显

• 便捷调阅：打破空间限制
  合思档案能实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。传统的档案调阅需要在档案室中查找纸质档案，不仅耗时耗力，而且容易受到物理空间的限制。合思档案的便捷调阅功能能够让企业员工随时随地在线调阅档案，打破了物理空间的限制，提高了工作效率。

• 双模式检测：数据安全可靠
  具有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测还能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。在档案管理中，数据的安全和可靠性是至关重要的。合思档案的双模式检测方案能够确保归档数据的真实性、完整性、安全性和可用性，为企业提供可靠的数据保障。

• 合规认证：资质实力保障
  拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，合规性有保障。这些认证和资质是合思档案实力的象征，也为企业选择合思档案提供了有力的保障。企业可以放心使用合思档案，不用担心合规性问题。

• 可扩展配置：满足个性需求
  可提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。每个企业的档案管理需求都不同，合思档案的可扩展配置功能能够满足企业的个性化需求。企业可以根据自身的管理需求，自定义归档目录和接口配置，实现档案管理的个性化定制。

合思档案成功案例展示

• 案例一：单据量庞大企业的数字化转型
  某企业年单据量 2.6 亿，使用合思档案前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力；使用后实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、信息化，业务 + 财务数据穿透联查，企业成本降低。合思档案帮助该企业实现了从传统档案管理向数字化档案管理的转型，提高了工作效率，降低了管理成本。

• 案例二：重型装备制造商的合规管理
  某世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题，采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。合思档案帮助该企业解决了档案管理中的合规问题，提高了工作效率，降低了成本，同时也实现了低碳环保的目标。

• 案例三：企业的成本节约与效率提升
  某企业采用合思档案解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点，实现统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。合思档案帮助该企业实现了档案管理的全面优化，提高了工作效率，降低了成本，为企业的发展提供了有力支持。

• 案例四：教育集团的流程简化与效率提高
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一，使用合思档案后以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案帮助该教育集团实现了会计管理流程的简化和效率的提高，为教育集团的发展提供了有力保障。

合思服务体系介绍

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。服务范围涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。企业可以通过多种方式联系合思，包括地点（北京、上海、杭州等多地）、电话 400 – 105 – 6505、网站 www.hosecloud.com，还有微信公众号二维码和微信小程序二维码。合思的服务体系能够为企业提供全方位、一站式的财务数智化服务，帮助企业解决财务管理中的各种问题。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。

如果您也想体验合思档案带来的高效、便捷、合规的财务档案管理服务，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化之旅。